Mieux piloter votre entreprise grâce aux tableaux de bord

Piloter l’activité en entreprise revient à regrouper des données éparses pour apprécier une situation globale. Les dashboards, outils de business intelligence, sont utiles au dirigeant comme aux différents pôles, pour une intelligence collective plus performante.

SOMMAIRE

Si les grandes entreprises affectent systématiquement des ressources – services entiers ou postes spécifiques – à l’analyse de leur performance, les TPE et PME, elles, la négligent trop souvent. L’étude de leurs résultats est pourtant indispensable pour guider leur stratégie. Mais par manque de temps, de moyens ou de profils qualifiés, le pilotage se fait à vue.

​L’outil le plus consensuel est bien sûr Excel. Dès lors que les données grossissent, il devient difficile à gérer. Vous devez vérifier que les liens entre les feuilles se mettent bien à jour : c’est un outil statique à la tenue vite laborieuse.

​Les premiers outils adoptés sont généralement des logiciels métiers, grâce auxquels chaque service suit son activité. Le pilotage se cloisonne dès lors par silos : les pôles font leur propre tableau de bord. Et le dirigeant, pour obtenir une vue d’ensemble, doit tous les rapprocher.

Si les logiciels métier ont du bon, ils manquent de transversalité. Les services appartiennent à la même structure et sont interdépendants. Les données se recoupent et se croisent, et l’intérêt de les analyser dans un outil commun est palpable.

Les progiciels de business intelligence récoltent vos données et en restituent l’analyse.

​Il existe des logiciels extérieurs qu’il suffit de connecter pour obtenir une vision transversale. C’est le cas de Vizzboard. Il se plugge à tout type de connecteurs tels que JSON, Elasticsearch ou encore Excel, Dropbox, Google Drive ou le format CSV. Il s’alimente en direct des données et permet à chaque département de conserver son outil métier et ses habitudes. Les dashboards sont une datavisualisation à la fois ergonomique et esthétique. Si bien qu’ils permettent de présenter clairement les résultats de l’analyse, à l’occasion de réunions ou d’assemblées générales par exemple, sans nul besoin d’être statisticien pour les comprendre.

Pour les entreprises désireuses d’homogénéiser leurs outils en déployant un ERP (Enterprise Ressource Planning) au sein de leur structure, la fonctionnalité tableau de bord est un critère de choix. Dans un logiciel comme IOvision, chacun des pôles renseigne sa partie. Les passerelles et connexions se font au sein de l’outil : certaines données sont partagées, des zones d’analyse se chevauchent. Et la direction a, à tout moment, un aperçu global et instantané de la situation.

​Si l’aspect visuel du pilotage est important, sa base analytique reste essentielle. C’est sur la base de KPI (Key Performance Indicator) que se construisent les analyses. On peut considérer n’importe quel KPI ou le rapprocher d’un autre, certes, mais lesquels seront pertinents ? On aimerait parfois être guidé. C’est ce qui se passe au moment du déploiement d’un ERP. L’éditeur met à votre disposition un référent chargé de l’implantation. Expert en la matière, cet interlocuteur peut identifier les KPI pertinents dans le cas de votre activité.

Baser votre analyse sur des outils dynamiques est plus qualitatif. Les états comptables sont trop statiques. Ils ne restituent une analyse qu’a posteriori. Le temps d’être alerté, et le mauvais pli est déjà pris. De plus, les données comptables aident difficilement à identifier l’origine des dysfonctionnements. Enfin, leur analyse à un moment T n’inclut pas les flux et les notions physiques telles que rupture de stock, problème de qualité, délais de paiement… En recoupant les données comptables avec les autres données de l’entreprise, un tableau de bord donne une vision plus complète et permet d’établir des prévisions : on parle de tableaux de bord prospectifs ou prédictifs.

​La volonté d’unifier l’outil de gestion diminue les risques d’incompréhension entre les services. La solution décloisonne les silos, rassemble les informations et rétablit une cohérence globale. Les données partagées sont plus fiables, et un dialogue est initié de manière transversale.

On parle de dialogue interne de gestion. Chaque département élabore son reporting, mais peut avoir accès aux reportings des autres. Cela aide à prendre conscience des conséquences des actions de chacun. Cette compréhension approfondie des effets favorise la délégation de gestion et la mise en œuvre d’une nouvelle gouvernance. Les pôles sont plus impliqués et participent activement au respect des objectifs globaux de la structure.
 
 
Il vous faut être réactif dans le pilotage. Vous ne pouvez pas attendre de constater les dysfonctionnements pour les traiter. En vous donnant une analyse en temps réel de l’entreprise, les tableaux de bord vous permettent de réagir au plus tôt et d’anticiper. Leur dimension de business intelligence vous aide à mettre en relief les tendances, chiffres seuils et caps significatifs de l’évolution de votre entreprise. Une richesse d’analyse décisive pour vous aider à prendre les bonnes décisions.