Faire un tableau de bord Excel : mode d’emploi et contraintes

Méconnus, les objectifs des tableaux de bord visent pourtant à répondre à nombre de vos préoccupations : vous êtes sous l’eau, débordé par la gestion de projet, la relation client, en retard sur l’administratif… Vous n’avez plus une minute à vous et parez au plus pressé. Si encore ce rush n’était que temporaire… Or cela fait des mois que la gestion par l’urgence est devenue votre mode de fonctionnement. L’activité bat son plein, certes. Pour autant, êtes-vous bien sûr d’être rentable ? De suivre la bonne trajectoire pour atteindre vos objectifs ? Pour mesurer cela, un seul moyen : concevoir un tableau de bord.
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Chef de projet à la tête d’une petite structure, ou en lancement de projet entrepreneurial, on commence souvent avec Excel. Outil classique, il permet de structurer ses idées tout en profitant de fonctionnalités à la fois détaillées et suffisamment puissantes pour un début.

Vous avez défini votre business model. Vous avez quelques chiffres en tête pour le prévisionnel. Il est temps de construire un tableau de bord de gestion. Il vous servira à calculer vos avancées au fil de l’eau, pour vous réajuster au besoin.

Pour optimiser vos performances au vu de vos objectifs, le tableau de bord Excel doit comporter certaines métriques, à la fois :

• quantitatifs pour par exemple atteindre le seuil de quarante clients à horizon trois mois,
• qualitatifs pour par exemple atteindre un taux de satisfaction clients de 70 % d’ici trois mois.

La première des choses à faire est d’identifier les KPI (Key Performance Indicators) pertinents pour votre activité. Ils découlent directement de votre business plan, en traduisant à court, moyen et long terme les objectifs plus généraux que vous y avez inscrits.

Une fois ce travail d’identification mené, il vous faut répartir les indicateurs trouvés en tableaux pour mieux les exploiter : par exemple un tableau de bord commercial, financier, ressources humaines... Différents segments s’imposeront d’eux-mêmes : à commencer par le CA (Chiffre d’Affaires) dans le temps, le nombre de clients, le volume de charges par rapport au résultat, la trésorerie, etc. Vous élaborez vos grilles et graphiques correspondants : en colonne ou en ordonnée une donnée, en ligne ou en abscisse.

Une fois ces trames dressées, il vous faut donner un sens visuel à vos chiffres. Vous créez par exemple une règle opérationnelle dans Excel, à l’aide de la formule =IF (SI en français), pour qu’en deçà de tel seuil critique, la case devienne rouge. Vous obtenez ainsi, en un coup d’œil, une mise en avant des points critiques à considérer.

Si Excel donne un large éventail de fonctionnalités, son utilisation pour le décisionnel reste limitée. Outil généraliste par essence, il n’est pas fait pour le pilotage en lui-même. Aussi, il vous faudra un grand nombre de manipulations pour paramétrer ce que vous souhaitez et obtenir une synthèse.

Quand bien même vous ferez tout vous-même, il arrivera un stade où vous serez bloqué par l’outil. Dès que le volume de données est trop conséquent, les calculs alourdissent le fichier, augmentant le risque de « plantage » du programme.

Une même donnée est à rapprocher de différentes variables : le CA réalisé par mois, par client, par produit, le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) selon le CA… Vous dressez des passerelles pour renvoyer les données entre elles, afin d’éviter de les renseigner chaque fois. D’un onglet à l’autre, ces renvois criblent le fichier, le rendant moins maniable. Pour modifier la mise en page d’un onglet référent, vous devrez mettre à jour toutes les formules associées manuellement. Cela deviendra très vite complexe et vous perdrez en efficacité.

Créer un tableau Excel et l’utiliser comme outil de pilotage est une démarche possible, mais cela ne peut durer qu’un temps. L’outil, statique par essence, suscite rapidement des manipulations laborieuses et limite les possibilités de vues et d’analyse des données. Or le pilotage d’une PME est par définition global. Il implique une vision transversale pour maîtriser l’ensemble et communiquer dessus.

Vos tableaux de bord Excel, pour constituer une aide à la décision, doivent être de véritables tableaux croisés dynamiques. Synchronisés avec le compte bancaire de votre entreprise, avec votre logiciel de facturation et de comptabilité, avec l’ensemble des outils de gestion les concernant, ils vous restituent une information en temps réel, précieuse pour une réactivité optimale.

Même si votre activité a ses spécificités, certains tableaux restent des incontournables. Des trames existent, et font office de référence. Pourquoi chercher à réinventer la poudre ? Votre valeur ajoutée est ailleurs, au niveau de votre cœur de métier. Et le pilotage, bien que stratégique, reste une tâche support de la gestion d’entreprise qui ne doit pas vous faire perdre d’énergie inutilement.

Parce qu’un jour votre activité grossira, parce que rapidement vos données seront volumineuses, et que ce jour-là vous devrez basculer vers un outil de pilotage digne de ce nom, autant en choisir un d’emblée. Ce sera du temps de gagné pour la suite, et l’assurance d’appuyer vos décisions dès le départ sur une analyse pertinente.

Différents éditeurs de BI (Business Intelligence) sont adaptés aux entrepreneurs et petites structures. Myreport par exemple, est automatisé et se plug sur vos données pour en tirer des reportings détaillés. Microsoft BI, avec Power BI, est aussi un logiciel d’analyse de données. Pour les novices, Vizzboard avec sa formule Quickstart, représente également une bonne alternative.

Fournir de bons tableaux de bord Excel à votre entreprise est indispensable, cela évite de piloter à vue. Les logiciels BI avec leur vue d’ensemble plus dynamique qu’Excel, permettent de prendre les bonnes décisions au bon moment. Optez d’ores et déjà pour une approche adaptée à votre entreprise et à son évolution vous faire perdre d’énergie inutilement.