12 étapes pour organiser son festival et entrer dans la légende

Préparer son premier festoche… c’est pas si fastoche.

Que vous ambitionniez de créer un petit évènement associatif où le futur Vieilles Charrues, l’anticipation reste de mise pour organiser un festival sans faux pas (au niveau sécurité, administratif, etc.) mais aussi alléchant et mémorable pour les visiteurs.

Alors, comment devenir un organisateur de festival aguerri ? Parce que votre bonne volonté et votre amour de la musique/cinéma/danse/art ne suffisent pas, découvrez la bonne démarche à suivre en 12 étapes clés.

La première question à vous poser : quelle histoire je souhaite raconter ?

En effet, il existe différents types de festivals :

• festival de musique,
• festival de cinéma,
• festival de danse,
• festival d’art vivant, etc.

Et pour chacun d’entre eux, des thématiques plus précises peuvent se dessiner. Si on reprend l’exemple de la musique, les évènements créés sont généralement très orientés : musique classique, urbaine, électro, etc.

Vous devez donc déterminer en amont le thème de votre event, en fonction de vos affinités et de vos compétences. Ainsi, vous :

• posez le cadre de votre univers,
• déterminez la cible de votre festival,
• identifiez les autres associations/organismes liés à ces sujets et susceptibles de vous accompagner dans ce projet,
• analysez la concurrence (existe-t-il d’autres festivals sur cette thématique dans votre zone géographique ?) afin de mieux comprendre dans quelle mesure votre évènement est réalisable et comment vous démarquer.

Une fois ce cadre posé, il sera plus facile d’attribuer un nom qui rocks à votre festoche !

💡 Notre conseil : apportez de la profondeur à votre évènement en y associant une mission ou un objectif précis, comme la sensibilisation à l’éco-responsabilité ou encore la découverte d’une culture.

Même un petit évènement requiert énormément de travail. Vous n’allez pas tout porter sur vos seules épaules !

On vous conseille de créer l’organigramme de votre festival. En d’autres termes, constituez une équipe de choc au sein de votre association pour vous répartir les tâches. Pour ce faire, attribuez des rôles clés à chacun, rôles associés à des missions précises à honorer dans un laps de temps donné.

Par exemple :

• un directeur/chef de projet,
• un responsable administratif et financier,
• un responsable logistique,
• un responsable commercial et communication, etc.

💡 Notre conseil : si vous êtes une petite structure, pourquoi ne pas œuvrer de concert avec une autre association ? Le recours à des bénévoles est également possible lors de cette phase préparatoire.

Quel budget pour mon festival ?

Posez-vous cette question suffisamment tôt, car beaucoup d’arbitrages dépendront de ce paramètre.

Anticipez donc toutes les dépenses à venir :

• location du lieu,
• rémunération des artistes,
• logistique,
• promotion, etc.

💡 Notre conseil : n’hésitez pas à demander des devis aux différents prestataires pour obtenir une vision au plus proche de la réalité.

En parallèle, calculez aussi l’argent qui entrera dans la caisse, principalement :

• les billets d’entrée pour le festival,
• la location de stands.

En prenant en compte tous ces éléments, vous établissez un budget prévisionnel qui vous donnera une idée de ce que vous pouvez faire (et surtout ne pas faire) pour atteindre la rentabilité… même dans le cadre d’un évènement à but non lucratif.

Par ailleurs, sachez qu’il est possible de gonfler votre trésorerie en variant les sources de financement :

• sponsoring
• mécénat,
• institutions,
• subventions publiques.

☝️ Pour convaincre au maximum ces acteurs de participer, rédigez un dossier de présentation en béton : description des responsables et du projet, explication des objectifs, détail de la campagne de promotion prévue, estimation du public, etc.).

Autre gros sujet : quel lieu pour organiser un festival ?

Là aussi, l’ambiance ainsi que le type d’installation souhaités (grande scène de concert par exemple,) seront déterminants :

• sur un terrain à l’air libre (champ, plage, parc, etc.) ?
• dans un complexe fermé ?
• dans un monument historique ?
• dans la rue ?

Le nombre de festivaliers envisagé (il existe des réglementations en la matière !) et votre budget, bien entendu, entrent aussi dans l’équation.

À noter : certains emplacements nécessitent des démarches administratives particulières, comme pour une manifestation se déroulant sur la voie publique.

Évidemment, pour dénicher le spot parfait, mieux vaut connaître les dates de votre évènement afin de vérifier si cet emplacement sera disponible.

Là aussi, plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

• La saison. Pour un évènement en plein air par exemple, on comprendra aisément que l’hiver est à proscrire.
• La durée. Quelles sont vos ambitions en matière de durée ? Une journée ? Une soirée ? Une semaine ?
• La concurrence. En pleine saison estivale, les festivals battent leur plein. Pour une programmation en été, on vous suggère de vérifier quelles sont les autres manifestations prévues sur la période, histoire qu’elles ne vous fassent pas trop d’ombre.

Vous avez constitué vos équipes et déterminé la date de votre festival ? Il est temps de construire un rétroplanning, c’est-à-dire un planning « à l’envers » établi à partir de la date butoir.

De la sorte, vous obtenez de la visibilité sur toutes les tâches qu’il vous reste à accomplir, pour vous assurer que vous et vos complices restiez dans les temps. De plus, vous gérez mieux les missions qui requièrent de l’anticipation, comme les demandes d’autorisation auprès des mairies.

Qui allez-vous faire intervenir à votre beau festival ?

Pour choisir et contacter les artistes, partez tout simplement de votre thématique et sélectionnez tous les profils qui correspondent à votre univers.

Bien sûr, en fonction de l’ampleur de la manifestation et de votre budget, vous ferez appel soit à des professionnels de renom, soit à des artistes plus confidentiels et locaux. D’ailleurs, ces derniers peuvent être sollicités par le biais d’un appel à projets.

💡 Notre conseil : contactez un maximum d’intervenants, car vous n’obtiendrez pas des réponses positives à chaque coup de fil. Prévoyez également une liste de secours en cas d’annulation. Enfin, si vous faites appel à des artistes rémunérés, établissez avec eux un contrat d’engagement.

Un festival, ça n’est pas que des artistes !

Nombre d’autres prestataires permettront à votre évènement d’exister, ou alors de lui apporter une dimension plus grande :

• les professionnels techniques (son, lumière, etc.),
• les restaurateurs,
• les responsables de débits de boissons,
• les responsables de stands (vente de produits, animateurs d’ateliers, speakers, etc.),
• la sécurité, etc.

Une des pratiques les plus courantes consiste à recourir à des bénévoles. Ces derniers peuvent être assignés à de nombreux postes comme l’accueil des festivaliers et des artistes, le catering, l’entretien et la propreté des lieux, la décoration, etc.

💡 Notre conseil : pour recruter plus facilement vos bénévoles, faites appel à des prestataires spécialisés. Recrewteer, par exemple, est une solution vous permettant de dénicher plus facilement les bons profils puis de les assigner à des postes précis. Ensuite, la plateforme facilite la communication avec eux tout au long de la phase d’organisation et lors de l’évènement, et optimise la gestion de manière générale (planning, repas, hébergement, etc.).

La bête noire des organisateurs de festival : l’administratif.

Mais cette étape revêt une importance capitale, car vous devez absolument procéder dans les règles de l’art… si vous ne voulez pas voir votre beau projet tomber à l’eau.

Pour commencer, votre structure doit bénéficier d’un statut juridique pour effectuer les différentes démarches administratives.

En règle générale, le statut privilégié par les organisateurs de festival reste celui de l’association, plutôt simple à mettre en place et cohérent avec ce type de projet.

Une demande d’autorisation est requise si vous prévoyez :

• d’organiser votre évènement dans un espace public,
• d’accueillir au moins 1 500 personnes.

Elle s’effectue auprès de la mairie ou alors de la préfecture de police dans certaines villes (Paris, Marseille et Lyon). Lors de la démarche, précisez entre autres :

• l’identité de l’organisateur,
• la date et les horaires de l’évènement,
• le lieu où il se déroulera,
• le type de sonorisation utilisé.

En revanche, si votre festival se tient dans un lieu privé et habilité à recevoir du public, une simple déclaration suffit.

D’autres types d’autorisations sont souvent nécessaires.

• Pour les débits de boissons : vous envisagez de vendre des boissons ? Il vous faut vous procurer auprès de la mairie une licence de débit de boissons, a minima 15 jours avant le festival. Et pour les alcools forts de catégories 4 et 5, vous devez acquérir une licence IV. Enfin, prévoyez de respecter les règles d’hygiène, car des contrôles peuvent survenir pendant l’évènement.
  
  
• Pour la diffusion ou l’interprétation d’œuvres musicales : dans ce cas, effectuez une déclaration auprès de la Sacem pour obtenir son autorisation. Si vous générez des bénéfices, attendez-vous à reverser des droits d’auteur.

En tant que responsable d’un festival, vous devez souscrire à une assurance festival couvrant au moins la responsabilité civile.

Toutefois, on vous recommande d’y ajouter des garanties supplémentaires :

• pour la protection du matériel, souvent très coûteux,
• pour couvrir les imprévus, en cas d’annulation du festival par exemple.

Pour que votre festival se solde par un succès, une attention de tous les instants doit être apportée à la sécurité.

De nombreux paramètres sont à prendre en considération, comme la protection des festivaliers, mais aussi celle du staff.

Veillez donc à la présence de tous les équipements nécessaires (extincteurs par exemple) ainsi qu’à leur conformité. Pour ce faire, rapprochez-vous du département d’incendie ou de secours, ou de la commission départementale de sécurité.

💡 Notre conseil : faites-vous accompagner par des professionnels. Par exemple, un service de sécurité habilité saura mieux réagir en cas de danger ou de comportement inapproprié. Côté santé, on pense évidemment à la présence d’acteurs, comme la Croix-Rouge ou les pompiers, en mesure d’administrer les premiers secours le cas échéant.

Vous avez déjà déployé beaucoup d’énergie pour organiser votre festival. Il serait dommage que les visiteurs ne soient pas au rendez-vous !

Pour faire connaître votre projet, élaborez une stratégie de communication aux petits oignons.

Plusieurs canaux sont à votre disposition :

• Votre site internet : ajoutez une page dédiée à l’évènement sur le site de votre association par exemple. Il est aussi possible de créer un site spécifique pour la manifestation en question, sur lequel vous relayez toutes les informations pratiques et donnez envie aux festivaliers de venir : la programmation avec une présentation des artistes, un teaser vidéo, une billetterie en ligne, etc.
  
  
• Les réseaux sociaux : Facebook ou encore Twitter constituent de bons canaux de communication. D’ailleurs, Facebook propose directement une page évènement avec possibilité d’intégrer un lien vers la billetterie.
  
  
• L’affichage : l’affichage dans l’espace public ou sur les devantures de certains commerces ou établissements est aussi largement plébiscité. Et pour cause, si votre affiche est belle, elle attirera l’œil des passants. D’où l’intérêt d’opter pour une charte graphique soignée, cohérente avec votre univers et votre public cible.
  
  
• Les flyers : votre affiche peut aussi être déclinée sous forme de flyers, distribués directement dans la rue ou laissés à disposition du public dans des commerces et lieux stratégiques.
  
  
• La presse : pourquoi ne pas contacter la presse locale pour les convaincre de relayer l’évènement dans leurs publications ? Si cette action peut découler sur un simple encart publicitaire, vous pouvez aussi bénéficier d’une vraie mise en avant par le biais d’un article, d’une interview, etc.
  
  
• La radio : de la même manière que la presse, les radios locales se révèlent d’excellents médias, d’autant plus si votre festival est orienté musique.

Dans tous les cas, créez une communication alléchante, en :

• n’oubliant aucune information indispensable :
  • nom du festival et de l’association qui l’organise,
  • programmation,
  • informations pratiques telles que le lieu, les dates, le prix du billet, les dispositifs prévus sur place (restauration, camping, etc.),
  • partenaires,
  • lien vers la billetterie pour faciliter l’achat pour de l’online.
• engageant au maximum vos futurs festivaliers :
  • création de jeux concours pour gagner des places,
  • teasers,
  • questionnaires pour solliciter leurs avis, etc.

Avant de vendre des billets, questionnez-vous sur le prix.

Bien évidemment, il vous faut rentrer dans vos frais. Mais ne gonflez pas les tarifs pour autant : adaptez-les à la programmation ainsi qu’aux services proposés durant la manifestation (présence de têtes d’affiche, infrastructures prévues sur place, etc.). N’oubliez pas que les festivaliers sont habitués à ce type d’évènement, et savent donc lorsque le prix est justifié… ou pas.

Ensuite, pour vendre vos tickets d’entrée, deux possibilités complémentaires s’offrent à vous :

• la billetterie en ligne : grâce à l’online, vous évitez l’engorgement et les files d’attente à l’entrée du festival le jour J. De plus, vous suivez en amont les ventes en temps réel, pour mieux vous préparer. Enfin, pour rappel, le lien vers cette billetterie est partageable sur votre site ou sur vos réseaux sociaux. Une bonne manière de déjà générer des ventes lors de vos actions de communication !
• la billetterie sur place : s’il vous reste des entrées, organisez une billetterie sur place pour les retardataires.

Retrouvez de manière synthétique la checklist de tous les éléments à prendre en pour organiser un festival mémorable, à télécharger gratuitement au format PDF.

Côté festival, surtout en saison estivale, vous serez confronté à de la concurrence.

Veillez donc à préparer au mieux votre évènement pour attirer les visiteurs, marquer leurs esprits, et leur donner envie de revenir aux prochaines éditions.

Mais vous l’avez compris, il y a 1 000 choses auxquelles penser. Suivez donc scrupuleusement les différentes étapes énoncées ci-dessus pour être sûr de ne rien oublier :

• trouver votre thématique,
• constituer votre équipe,
• établir votre budget,
• choisir le lieu et la date,
• élaborer votre programmation,
• sélectionner tous vos intervenants,
• effectuer les demandes d’autorisations,
• gérer l’administratif,
• préparer la sécurité de l’évènement,
• communiquer sur votre festival,
• s’occuper de la billetterie.

Grâce à une organisation en béton, une bonne dose d’anticipation mais aussi à votre créativité, sûr que votre festival deviendra mémorable. Alors, prêt à créer, qui sait, le futur Vieilles Charrues ?