CRM Excel vs CRM logiciel : lequel fera (le plus) décoller vos ventes ?

CRM sur Excel gratuit ou CRM logiciel ?

Si vous vous posez la question, sans doute avez-vous déjà connaissance des innombrables bienfaits pour votre business d’une stratégie, et par extension d’un système CRM. En effet, les chiffres parlent d’eux-mêmes : selon Salesforce, l’utilisation d’un CRM augmenterait de 29 % les ventes.

Mais si une telle donnée fait rêver tout bon entrepreneur, il va sans dire que cette performance ne peut résulter que de l’utilisation d’une solution efficace et adaptée à vos ambitions.

Plusieurs interrogations surgissent alors, en particulier si vous utilisez déjà quotidiennement Excel.

Un suivi client avec Excel gratuit est-il suffisant ? Et comment élaborer la gestion de la prospection à l’aide du fameux tableur ?

Ou bien un logiciel CRM s’avère-t-il plus approprié ? Si oui, lequel choisir ?

Optez pour le bon choix et faites décoller vos ventes en trouvant l’outil CRM qu’il vous faut grâce à la lecture de cet article.

Le CRM, ou Customer Relationship Management, se définit comme l’ensemble des techniques voué au déploiement d’une stratégie de relation avec ses clients ou clients potentiels.

Un outil CRM se caractérise, subséquemment, comme l’instrument informatique permettant la mise en place de cette stratégie, en rationalisant les processus.

Pour ce faire le système CRM doit être en mesure, a minima, d’enregistrer toutes les données relatives à la gestion de la prospection et de la clientèle, tout comme d’offrir une visibilité sur toutes les interactions avec clients et prospects. Grâce à cette vue à 360°, décelez davantage les opportunités d’affaires.

👉  C’est notamment en mettant en place une démarche d’automatisation qu’un tel outil peut s’avérer intéressant.

Notez toutefois qu’il existe deux types principaux d’outils CRM :

• le tableur, Excel principalement,
• le logiciel CRM.

Lequel choisir ?

Afin d’y voir plus clair, examinons plus en détail comment utiliser le premier.

Créer son propre CRM est-il possible ?

Excel, particulièrement si vous débutez votre activité, constitue un allié de taille pour construire votre outil. Résumé de ses qualités :

• le logiciel est connu de tous et présent dans la majorité des structures,
• il se révèle facile d’utilisation, et de nombreux tutoriels existent au besoin,
• il permet de regrouper et consigner les informations de manière personnalisée et cohérente,
• il permet d'avoir un outil CRM gratuit.

Toutefois, comment vous y prendre pour transformer votre tableur en CRM ?

Si c’est à vous de déterminer quelles informations vous souhaitez y faire figurer, nous dégageons quelques pistes dans les paragraphes suivants.

☝️ Précisons que ce que nous allons décrire est aussi valable avec l’utilisation de Google Sheet. En effet, si l’outil de la Google Suite ne s’avère pas aussi complet qu’Excel, il a le mérite d’être gratuit et de permettre de travailler en collaboration simultanément.

Il existe autant de formes de CRM que d’entreprises.

C’est pourquoi vous devez déterminer en amont quels sont les objectifs de votre CRM Excel et quelles données vous souhaitez y consigner.

Exemple : si vous ambitionnez de mener des actions de fidélisation, il peut être utile de renseigner les dates de naissance de vos clients afin de leur proposer une réduction au moment de leur anniversaire.

Notez que vous avez aussi la possibilité de télécharger notre modèle CRM Excel gratuit. Il vous suffira alors de le compléter avec vos propres informations, ou bien de vous en inspirer pour construire votre tableau au format Excel.

Construisez votre ou vos tableaux en fonction des éléments identifiés précédemment.

Le type d’information à consigner détermine l’objet des colonnes de votre tableau principal : 1 colonne = 1 type d’information.

Par conséquent, prévoyez des colonnes qui ont trait à l’identité de vos contacts : civilité, coordonnées, etc.

Par ailleurs, n’oubliez pas toutes les données afférentes aux actions entreprises. C’est pourquoi votre tableau doit mentionner vos activités, vos opportunités business ainsi que le statut de vos prospects et/ou clients : premier contact, première relance, deuxième relance, montant des achats, abandon, etc. Là aussi tout dépend de vos objectifs.

En bref, n’omettez aucune information utile à la gestion de la relation client.

Exemple de template CRM Excel :

Une fois vos champs définis et votre tableau construit, il est temps de le remplir.

Mais avec Excel, il n’y a pas beaucoup de choix : vous procédez “à la main”. Ceci se révèle d’ailleurs un des principaux inconvénients du tableur, mais nous y reviendrons plus en détail.

Le remplissage de votre tableau reste un travail constant : l’efficacité de votre CRM Excel tient à la mise à jour régulière de vos données, et de l’ajout de colonnes dès que vous identifiez une information utile à exploiter pour enclencher des opportunités business supplémentaires.

Enfin, exploitez judicieusement vos données.

Grâce, par exemple, aux fonctionnalités de tri d’Excel, distinguez en un coup d’œil les renseignements utiles à votre stratégie de relation client. Âge, localisation, sexe, canal d’acquisition, comportements d’achat… sont autant d’éléments de segmentation à considérer pour éviter de diluer vos actions commerciales et d’en réduire l’impact.

L’objectif ? Toujours attribuer le bon message à la bonne cible.

En se sentant mis au cœur de vos actions, et en éprouvant vos efforts de personnalisation, le client se montrera plus réceptif à vos offres. Là réside tout l’intérêt d’une stratégie, et donc d’un outil CRM.

Précisons que la procédure décrite ci-dessus s’applique à la gestion client, mais également à l’élaboration d’un tableau de suivi de prospects. En effet, vous pouvez parfaitement renseigner vos contacts sur un fichier de prospection Excel, puis suivre leur évolution jusqu'à la transformation en clients grâce à vos historiques.

Ça y est, vous avez acquis les bases de la gestion CRM à l’aide d’Excel.

Mais si l’utilisation du tableur s’avère opportune dans le cadre d’une activité en démarrage, dès lors que le nombre de clients augmente et que les opportunités se multiplient, des limites apparaissent.

Voyons lesquelles.

Voici un des plus gros freins à l’utilisation d’Excel : il ne permet pas de travailler simultanément sur un même document.

Et même si vous partagez vos fichiers avec vos collaborateurs, chacun d’entre eux doit attendre son tour pour travailler dessus, ou penser à fusionner les données s’ils ont été complétés séparément.

Notez néanmoins que Google Sheet offre des possibilités de collaboration en temps réel. Malheureusement, ses fonctionnalités sont moins développées qu’Excel.

Nous l’avons vu, utiliser un fichier Excel pour consigner vos données, c’est prendre le temps d’entrer un nombre important de renseignements “à la main”. L’outil manque d’automatisation des processus CRM.

D’autre part, le tableur est figé, et les mises à jour ne s’exécutent pas en temps réel. En d’autres termes, dès que des informations ou le statut de votre client changent, vous devez penser à faire une manipulation dans votre tableau.

Toutes ces tâches opérationnelles nécessitent beaucoup de temps, temps que vous pourriez par ailleurs consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.

De la saisie manuelle des données, et du manque d’automatisation, découle également un risque d’erreurs plus élevé. Par exemple, un nombre important de manipulations peut conduire à un changement inopiné de formule Excel.

Excel est moins évolutif qu’un logiciel CRM, et si votre entreprise grossit l'utilisation du tableur peut vous faire manquer des occasions d’accroître votre chiffre d’affaires.

Parmi les fonctionnalités supplémentaires généralement comprises dans un logiciel CRM, citons :

• les rapports analytiques et le tableau de bord commercial afin de mesurer vos performances en temps réel,
• la possibilité d’associer des pièces jointes, comme des factures, à un compte client,
• des fonctionnalités de marketing automation pour envoyer des emails automatiques aux clients en fonction de leur profil et de leur comportement d’achat, etc.

Dernier point : la sauvegarde de vos travaux Excel s’effectue en local. En conséquence, en cas de sinistre ou autre incident, le risque de perdre toutes vos données augmente.

Un logiciel CRM, en revanche, présente un stockage plus sécurisé dans le cloud ou sur des serveurs dédiés. On est donc en droit de se demander si un logiciel de gestion dédié ne serait pas une meilleure idée pour pour sécuriser nos données. 

En résumé Excel se révèle, dans les premiers temps de votre activité, un allié de taille pour commencer à vous familiariser avec la logique CRM. Le tableur est facilement accessible et il existe, de surcroît, nombre de tutoriels en ligne ou formations pour vous aider à l’apprivoiser si vous débutez.

Toutefois, dès croissance importante de votre entreprise, il s’avère judicieux d’envisager l’option logiciel CRM. Et ce pour de nombreuses raisons.

Soulignons les avantages d’un logiciel CRM :

• Le logiciel CRM est collaboratif. L’ensemble de votre équipe est en mesure d’accéder simultanément au même fichier client. De plus, disponible en mode SaaS, il offre l’opportunité de travailler en situation de mobilité.
• Le logiciel CRM est évolutif. Il s’adapte, évolue en fonction de la croissance de votre activité. TPE, PME, grands comptes, il existe une solution CRM pour chaque type d’entreprise.
• Le logiciel CRM fait gagner du temps. Un nombre important de tâches s’automatise, vous vous consacrez ainsi à des activités plus importantes.
• Le logiciel CRM se montre, en règle générale, simple, intuitif et ergonomique.
• Le logiciel CRM comprend des fonctionnalités supplémentaires, profitables à la structuration de vos activités et à l’exploitation d’opportunités business supplémentaires :
  • tableaux de bord,
  • reporting,
  • gestion des opportunités,
  • gestion documentaire,
  • gestion de projet,
  • marketing automation, etc.

Exemple de ce qu’un logiciel CRM peut vous permettre de faire :

Toutefois, pour bénéficier pleinement des atouts d’une solution CRM, il vous faut choisir le logiciel adapté à vos besoins. Et l’offre sur le marché est pléthorique !

Pas de panique, la sélection suivante devrait vous aider à y voir plus clair.

Nombreux sont les logiciels CRM rencontrés sur le marché. Citons, par exemple, Zoho CRM, Sugar CRM ou encore Microsoft Dynamics.

Nous avons sélectionné pour vous 8 solutions, et vous faisons part de leurs atouts.

anaba est l’outil idéal pour vous affranchir de vos fichiers Excel en toute simplicité : vous gérez vos contacts sans quitter votre boîte mail Outlook. Ici, pas de CRM complexe, mais une plateforme flexible couplée à une extension directement intégrée à votre messagerie, qui capte automatiquement tous les contacts à partir de vos emails. Vous développez ainsi votre business de façon automatisée et collaborative… et vous gagnez du temps simplement !

Voici les atouts d’anaba en quelques mots :

• la solution est française et s’adresse à toutes les PME dont les contacts sont la clé de leur business, en les rendant accessibles à tout un chacun dans l’entreprise ;
  
  
• l’outil récupère l’ensemble des contacts de vos emails : clients, prospects, fournisseurs, partenaires, etc., et les met à jour automatiquement pour augmenter la taille de votre base et générer de nouvelles opportunités ;
  
  
• l’outil se veut léger et flexible, présentant les fonctionnalités essentielles à la gestion des contacts, et offrant des intégrations avec des CRM et outils marketing (tels que Mailchimp ou Sarbacane ou Sendinblue) ;
  
  
• sa mise en place est d’une grande fluidité : gratuité du déploiement, de l’installation, et de la formation des équipes, en plus d’une excellente réactivité du support par email ou par tchat.
  
  

Tarif¹ : 199,00 € par mois - utilisateurs illimités.

Pour qui : pour les PME, dont les agences d’architectes, de communication, de marketing, d’événementiel, de promotion immobilière, etc.

Axonaut est un CRM français apprécié des TPE et PME pour gérer l’ensemble de leur activité avec beaucoup de fluidité, grâce à une interface agréable à prendre en main.

Axonaut en quelques mots :

• si chez d’autres CRM il est nécessaire de payer pour utiliser plusieurs modules, chez Axonaut vous avez directement toutes les fonctionnalités disponibles à un tarif abordable ;

• le service client est inclu, et l’équipe est particulièrement investie dans l'accompagnement de ses clients par chatbot ou par email ;

• il propose tous les modules utiles pour gérer les prospects et le cycle de vie client afin de développer ses ventes (répertoire, agenda synchronisé, relance automatique des prospects, gestion des opportunités, attribution des leads, création de devis et de factures, etc.) ;
  
  
• si les fonctionnalités sont puissantes et complexes, l’expérience d’utilisation est en revanche simple et intuitive, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile.

Tarif¹ : à partir de 34,99 €/mois + 10,05 € par utilisateur supplémentaire (engagement 2 ans)

Pour qui : pour les TPE et PME

Corymbus est un CRM qui s'adresse tout spécialement aux besoins des TPE et des indépendants, en proposant une solution complète à un prix avantageux.

Corymbus en quelques mots :

• il permet une transition fluide de votre fonctionnement sur Excel, au sein d’une interface simple et intuitive ;
• il intègre des outils de vente et de marketing, comme la gestion d’un pipeline commercial, la gestion de campagnes d’emailing ou la création de formulaires web ;
• il permet l’import et l’export sur Excel, et il s’interconnecte avec d’autres systèmes d’information pour bénéficier de fonctionnalités plus avancées (connexion à Google et à Microsoft 365, ajout de contacts en temps réel, envoi de campagnes, etc.) ;
• il est déployé nativement en langue française, hébergé en France, et conforme à tous les standards de sécurité.

Tarif¹ : à partir de 5,75 € par utilisateur et par mois.

Pour qui : TPE, freelances, consultants indépendants.

Si Efficy CRM vous permet d’obtenir une vision à 360° de vos clients et de votre business, il possède également un autre atout : la gestion de projet.

Efficy CRM en quelques mots :

• il gère un ensemble de métiers : commercial, gestion de projet, support et marketing ;
• il offre un fort niveau de collaboration grâce à des fonctionnalités de gestion de projet, de gestion documentaire et grâce à son agenda partagé ;
• il s’intègre à la suite Office de Microsoft et à la suite Open Office ;
• il permet l’emailing et le marketing automation, occasionnant de la sorte des ventes additionnelles.

Tarif¹ : à partir de 20 € par utilisateur et par mois (à partir de 2 utilisateurs).

Pour qui : pour tous types d’entreprises.

Eudonet CRM, évolutif et 100 % personnalisable, s’adresse à toutes les entreprises.

Eudonet en quelques mots :

• il s’adapte à tout type de secteurs de par son degré de personnalisation : entreprises, agences immobilières, réseaux de franchises, enseignement supérieur, associations, secteur public, etc. ;
• il se connecte à vos autres systèmes d’information, comme vos logiciels métiers ou votre ERP (Enterprise Resource Planning) ;
• il s’accompagne d’un service client œuvrant à la construction de la solution qui ressemble à votre entreprise et qui répond à vos besoins ;
• il convient très bien aux situations de mobilité grâce à l’application Eudotouch, disponible pour iOS et Android.

Tarif¹ : à partir de 40 € par utilisateur et par mois pour la version Accès Entreprise.

Pour qui : pour tous types d’entreprises.

Complet, Sellsy CRM vous accompagne dans le développement de votre chiffre d’affaires grâce à son orientation très commerciale.

Sellsy CRM en quelques mots :

• il offre de la visibilité sur votre chiffre d’affaires et sur vos opportunités business au moyen d’une vue pipeline ;
• il dispose de plusieurs connecteurs possibles : avec des VoIP (Voice over IP) pour gérer les appels en prospection, des solutions de marketing automation, de support, etc. ;
• il met à disposition des outils de tracking et de scoring dans le but d’analyser et de noter le comportement de potentiels acheteurs sur votre site ;
• il propose des rapports d’activités permettant d’évaluer les performances de vos équipes et de dégager des axes d’amélioration.

Tarif¹ : à partir de 25 € par utilisateur et par mois (deux utilisateurs minimum).

Pour qui : pour les PME.

Vtiger, logiciel CRM complet, possède la particularité d’être disponible en open source. Cela signifie qu’il propose un accès à son code source afin d’en exploiter le contenu.

Vtiger en quelques mots :

• il accompagne les fonctions de vente, de marketing et de support ;
• il est disponible à la fois gratuitement en open source (si vous l’utilisez sur vos propres serveurs), et à la fois sous souscription à un abonnement mensuel (pour bénéficier de l’hébergement et de la sécurisation des données, ainsi que de la maintenance) ;
• il met régulièrement à disposition de nouvelles fonctionnalités grâce à la communauté mondiale gravitant autour du logiciel ;
• il se personnalise et s’adapte en fonction des processus métier.

Tarif¹ : à partir de 30$ par utilisateur et par mois pour la version Standard.

Pour qui : pour tous types d’entreprises.

Webmecanik Pipeline est un logiciel CRM français et ultra simple à prendre en main, qui accompagne les entreprises de tous secteurs dans la gestion de leurs clients, prospects et ventes.

Pipeline en quelques mots :

• il vous donne une vision à 360° de votre activité commerciale grâce à des tableaux de bord personnalisables et mis à jour en temps réel qui relatent toutes vos étapes de ventes ;
• il se synchronise très facilement depuis Excel par une importation de fichier csv, pour une intégration parfaite et centralisée de toutes vos données clients et prospects ;
• il se connecte au logiciel de marketing automation Webmecanik Automation afin de décupler la puissance de vos campagnes
• il vous fait bénéficier d’un support en cas de question ou de problème rencontré.

Tarif¹ : gratuit

Pour qui : TPE, PME et ETI.

CRM Excel ou CRM logiciel… finalement, cela dépend essentiellement du degré de maturité de votre entreprise, ainsi que de vos ambitions.

Mais un fait reste sûr : dès lors que la clientèle grossit, on se sent vite à l’étroit avec Excel. De ce fait, de plus en plus de sociétés intègrent une solution CRM à leurs processus métier.

Il est vrai que l’utilisation d’un tel outil peut effrayer de prime abord : trop coûteux, trop complexe, équipes qui se montrent réticentes quant au changement de leurs habitudes, etc.

Pourtant, toutes ces réserves sont vite évincées car des logiciels CRM, il en existe pour tous les budgets (parfois même gratuits!), projets et types d’entreprises ou secteurs d’activité.

Il ne vous reste plus qu’à trouver le vôtre… et à faire décoller votre chiffre d’affaires !

¹ Prix relevés en février 2022.