IPaidThat Notes de frais : Automatisez la saisie de vos notes de frais avec iPaidThat

iPaidThat est un Saas (logiciel de services) qui permet de simplifier et d'automatiser la gestion comptable de votre entreprise. Conçu pour les dirigeants d'entreprises et les experts-comptables, iPaidThat récupère automatiquement les factures reçues, analyse la santé financière d'une entreprise, contrôle les impayés et transmet les informations recueillies à votre comptable. 

Grâce à de nombreuses fonctionnalités, iPaidThat propose une solution complète, permettant de gagner un temps précieux dans la gestion d’entreprise. Les dépenses engendrées par les déplacements professionnels sont prises en compte de façon simplifiée et les processus de gestion facilitée. Ses  algorithmes utilisent l’intelligence artificielle pour répondre aux besoins de manière automatisée, complète et intuitive.

Une solution de gestion des notes de frais avec l’application mobile iPaidThat

En complément de la solution, iPaidThat propose une application mobile.

Chaque utilisateur de la plateforme télécharge l'application (grâce à un lien personnel sécurisé) directement sur son téléphone mobile. Après une installation intuitive et rapide, vous pouvez ajouter vos tickets, reçus papier et notes de frais en toute simplicité. Cette dématérialisation permet à tous les employés de mettre constamment à jour la comptabilité de leurs dépenses, tout en suivant les barèmes applicables. Les dépassements des frais sont également détectés.

iPaidThat fait appel à la reconnaissance optique de caractères (OCR), afin de saisir et classer les informations recueillies sur la facture papier grâce à une simple photo : la date, le montant hors taxes, la TVA, le numéro de la facture, etc.

Le calcul des TVA et la configuration des utilisateurs 

Lorsque l’une des factures papier comprend différents montants de TVA, iPaidThat est capable de le détecter et propose une somme des TVA à payer, que vous pouvez ensuite valider ou modifier. Cette vérification de la TVA permet de gérer en temps réel les frais professionnels et frais de déplacement. Cette solution de gestion fournit des reportings automatiques qui permettent de mieux visualiser les écritures comptables et informer sur les éventuelles créances et dettes de votre entreprise. 

L'utilisateur principal d'iPaidThat peut configurer l'accès du scanner notes de frais à chacun de ses employés. Il peut ainsi ajouter un nouvel utilisateur, modifier ses accès ou le supprimer. Cela permet à chaque employé de contribuer à la gestion des notes de frais de l'entreprise. 

La solution est équipée d'une fonction analytique avec un tableau de bord qui permet de visualiser les indicateurs clés dans la gestion des notes de frais. L’application mobile permet de réaliser le calcul automatique des indemnités kilométriques. Il est possible d'entrer les informations relatives à tous les déplacements, frais kilométriques: nombre de kilomètres effectués, modèle du véhicule, puissance fiscale, etc. Après avoir configuré ces différentes informations, iPaidThat calcule automatiquement le montant des frais liés aux déplacements, en fonction de la distance parcourue. 

Une solution qui catégorise les dépenses des entreprises 

Créez des missions. L'application mobile iPaidThat vous permet de créer des missions afin de catégoriser vos dépenses (un déplacement professionnel, la participation à un évènement, l'achat de matériel pour un projet, etc.). Vos collaborateurs pourront  enregistrer chaque dépense dans la bonne mission, ce qui permettra au dirigeant d'entreprise de visualiser et valider le remboursement des dépenses avec une meilleure visibilité.

Grâce à IpaidThat il est possible de rembourser les dépenses. Lorsqu'un ticket est scanné, l'employé à la possibilité d'indiquer s'il a lui-même payé la dépense ou s'il a utilisé une carte d'entreprise par exemple. Chaque dépense étant directement redirigée sur le Dashboard iPaidThat de l'entreprise, le dirigeant d'entreprise peut ensuite accéder aux dépenses par employé, les valider et enclencher le remboursement.

Dès l'ajout d'un nouveau justificatif papier, l'application iPaidThat invite l'utilisateur à indiquer la catégorie comptable attribuée à la dépense. La dépense sera automatiquement comptabilisée selon la catégorie et visible directement depuis le tableau de bord iPaidThat.

IpaidThat Note de frais permet de réaliser la saisie et la comptabilité des notes de frais et fait gagner du temps sur la gestion de votre entreprise !

Éditeur : IPT Technologie

Avantages de IPaidThat Notes de frais

  • Reconnaissance optique de caractères
  • Calcul des indemnités kilométriques
  • Synchronisation automatique avec l'interface
  • Certifications : GDPR

Démonstration et interface de IPaidThat Notes de frais

Ajoutez des notes de frais grâce au scanner mobile Menu collecte sur iPaidThat. Application mobile iPaidthat. iPaidThat collecte vos factures depuis tous les canaux

Références clients de IPaidThat Notes de frais

Client iPaidThat - BAP Client iPaidThat - Doctolib Client iPaidThat - Spendesk

Prix et fonctionnalités de IPaidThat Notes de frais

Offres & Tarifs

Light
Standard
Entreprise
9 € /mois /utilisateur
34 € /mois /utilisateur
Prix sur demande

Fonctionnalités

Achats
Catégorisation des dépenses Connectée au plan comptable, chaque dépense pourra être catégorisée dans un compte au nom personnalisé !
Gestion des factures fournisseur
Gestion des fournisseurs
Suivi des achats Suivi des etats et reglement : planifie, engage, reglé ...
Comptabilité
Accès sécurisé pour son Expert Comptable
Comptabilité analytique Contrôle de gestion
Comptabilité générale
Déclaration de la TVA
Export comptable
Gestion du pointage des relevés bancaires
Lettrage
Plan comptable personnalisable
Saisie des écritures comptables
Suivi de la trésorerie
Synchronisation bancaire Gestion des règlements et communication bancaire
Tableau de bord comptable
Facturation
Approbation / validation des factures
Bon de commande
Bon de livraison
Conversion de devis en facture
Dématérialisation des factures
Envoi des factures par email
Factures personnalisées
Gestion automatique de la TVA
Gestion de plusieurs devises Devises multiples (euro, dollar, livre, etc.)
Gestion des avoirs
Gestion des numéros de factures
Gestion des échecs de paiement
Multi-TVA Gestion de taux de TVA multiples
Rappel des retards de paiement
Suivi des paiements / règlements
Notes de frais
Analyse des dépenses
Avances de frais
Budget Management
Contrôles sur justificatifs
Déclaration de frais kilométrique Déclaration fiable en Excel, PDF ou CSV pour votre expert-comptable
Estimation des frais kilométriques Estimation des frais kilométriques sur la base des déplacements prévus dans votre agenda pour le calcul des IK
Frais de déplacement
Gestion des invités et contrôles associés
Gestion des justificatifs de paiement
Gestion des véhicules
Génération des écritures comptables
Indemnités kilométriques
Process de validation des notes de frais workflow de validation par étapes et notifications
Saisie des dépenses/frais
Suivi du remboursement

Services

Sécurité et confidentialité
Gestion des alarmes
Sauvegarde quotidienne sauvegarde journalière des données
Secure Sockets Layer (SSL)
Standard d'encodage avancé (AES)
Transmission d'alarme par email

Données hébergées dans les pays suivants : France