La GED, garante de la stabilité des entreprises en télétravail

Importé du modèle américain, il n’y a rien d’original aujourd’hui à pratiquer le télétravail. Il est même souvent plébiscité par les employés au titre de la flexibilité ainsi que pour pallier les différents impondérables nécessitant de favoriser la mobilité. Il est donc vite devenu courant dans nos habitudes professionnelles.

Face à cette pratique, les sociétés doivent s’adapter et proposer à leurs employés des outils plus fluides, dématérialisés sans jamais cesser de renforcer les mesures de sécurité et de confidentialité.

La GED s’invite alors dans les entreprises. Elle regroupe les qualités nécessaires pour un travail à distance facilité tout en gardant le lien indispensable au travail d’équipe. Cet outil répond à la demande croissante de changement quand une étude dénombrait en moyenne un tiers des salariés travaillant quotidiennement en télétravail en 2019 (source : Ifop).

En raison de cette nouvelle organisation du travail, les entreprises ont donc dû faire face à de nouveaux défis. Nos experts ont mis en lumière 3 difficultés récurrentes auxquelles la GED peut apporter une solution lors de la mise en place du télétravail :

Un chiffre qui s’explique souvent par le fait que les employés amenés à travailler à distance sont également ceux qui travaillaient initialement en open space.

Le premier enjeu d’un logiciel de GED est la dématérialisation des documents et des flux d’échanges. Cette solution a pour but de centraliser les documents numérisés, les indexer et les classer. Elle permet de faire le lien entre l’entreprise et l’employé télétravailleur en conservant l’interface et le mode de collaboration déjà utilisé sur le lieu de travail. 

C’est avant tout une plateforme de travail collaborative aidant les différents salariés à travailler de façon instantanée et simultanée sur un ou plusieurs documents mis à leur disposition. L’intégration avec des outils comme la suite bureautique Microsoft crée un environnement de travail complet et nomade. Envoyer des documents directement dans la solution à partir de Microsoft Outlook, Word ou Excel garantit un gain de temps considérable tout en aidant l’employé à conserver une routine et impacte positivement le sentiment d’appartenance à l’entreprise. 

Lors de la mise en place du télétravail, conserver les processus existant au sein d’une entreprise est un enjeu stratégique au niveau de sa stabilité organisationnelle. Le module de « workflow » permet la circulation des informations, entre les salariés, qu’ils soient en mobilité ou sur le site de l’entreprise. Toutes les étapes sont entièrement paramétrables et peuvent être adaptées à tous les environnements de travail, grâce à une interface graphique ergonomique. De cette façon, l’entreprise peut, par exemple, automatiser complètement la validation des factures, des bons de commande, etc. en impliquant des collaborateurs décisionnaires hors site.

Aujourd’hui pour plus de réactivité et de productivité, le défi primordial pour la culture de la mobilité vers laquelle toutes les entreprises tendent est certainement l’accès aux documents sans contraintes. La solution de GED s’inscrit dans ces pratiques inclusives en soutenant le travail à distance qui favorise l’égalité professionnelle. D’un point de vue plus large, elle combat les stéréotypes et l’isolement d’une catégorie d’employés. 

L’accès limité aux documents est très souvent un problème de taille, qu’il soit dû à un stockage local ou à un format physique. Apprendre à être mobile tout en restant proche de son entreprise, de ses clients et de ses collègues devient un des nouveaux défis pour la plupart des organisations. Grâce à la GED et à son application mobile, un salarié comme un chef d’entreprise peut piloter et suivre l’avancement de ses dossiers à travers un tableau de bord personnalisable. 

Chaque personne travaillant sur un logiciel de GED a la possibilité, en un rien de temps et en toute mobilité, de retrouver en quelques clics tous les documents nécessaires à la poursuite de sa mission. Elle a également la certitude de disposer de la bonne version du document, au bon moment. 

Grâce à la GED, on voit se développer une communication transversale et une gestion du travail qui tend de plus en plus vers le collectif. Les entreprises constatent alors un gain de performance, d’efficacité, de productivité. En effet, un document dématérialisé circule plus vite qu’un document physique et permet donc une transmission de l’information plus fluide. 

Un système de GED permet également une continuité dans les traitements des documents entrants quotidiens. En effet, les courriers, factures fournisseurs, et autres peuvent être intégrés automatiquement dans des flux de traitements standardisés. Quoi de plus simple pour les utilisateurs que d’initier les traitements en prenant une photo des documents avec leur smartphone ou en scannant un document ? 

L’accès distant aux documents en situation de télétravail est un des enjeux dans le maintien des politiques de sécurité sur vos documents.   

En effet, une certification ISO ou une conformité au RGPD ne peut être remise en cause par le télétravail. Les entreprises devraient donc tenir compte de ce point, en plus des challenges fonctionnels vus précédemment. 

Grâce à un système d’authentification avancé, une GED professionnelle permet de garantir l’identité des utilisateurs qui accèdent aux documents, et ce sans aucune modification du système pour s’adapter au télétravail. Un contrôle d’accès total est maintenu et la procédure d’authentification reste la même, que les collaborateurs soient au bureau, en déplacement professionnel, ou en télétravail. 

Un système de GED professionnel s’intégrera le plus souvent avec votre Active Directory pour faciliter la gestion des comptes utilisateurs tout en permettant un contrôle plus précis sur les politiques de sécurité concernant les accès aux données.  

La conformité aux normes ISO et/ou RGPD doit être maintenue, même quand les collaborateurs sont en mobilité. L’accès à la base documentaire grâce à un système GED permet une traçabilité totale sur les modifications apportées aux documents. L’utilisation de ce système permet donc non seulement une centralisation des documents, mais également une homogénéisation des procédures de traitement. 

 L’ouverture du système documentaire aux utilisateurs extérieurs à l’organisation (fournisseurs ou clients le plus souvent) représente le dernier défi que nous évoquerons aujourd’hui. Dans cette hypothèse, il est indispensable de restreindre les potentielles erreurs de manipulations qui pourraient déboucher sur une modification/suppression accidentelle de documents. Les systèmes GED professionnels permettent de mettre en place des garde-fous pour permettre un accès aux utilisateurs externes tout en limitant les modifications accidentelles. L’outil le plus fréquemment utilisé pour répondre à ce type de connexion est la mise en place d’accès en lecture seule, via un portail séparé. 

Plus qu’un outil de centralisation et d’homogénéisation, la GED se trouve désormais impliquée non seulement en tant que garante des bonnes pratiques en gestion de documents dans les entreprises, mais également dans la restructuration des relations employés - lieux de travail. 

Le travailleur est désormais nomade, se doit d’accéder à l’information en temps réel et d’être toujours plus réactif. Il doit disposer des outils pour supporter cette nouvelle manière de travailler sans remettre en cause les règles et politiques de sécurité concernant la conservation et l’accès aux documents.

Plus qu’une réponse aux mises en conformité ISO ou RGPD, la mise en place d’une GED est aujourd’hui une décision stratégique des entreprises qui doivent concilier télétravail et confidentialité de leurs documents.