Tout sur le tableau de bord pour piloter efficacement votre entreprise !

Comment créer un tableau de bord pour piloter son entreprise ?

Aujourd’hui, nous vous proposons de lâcher l’accélérateur cinq minutes et de regarder le tableau de bord, pour mieux redémarrer après.

En tant que chef·fe d’entreprise ou chef·fe de service, vous devez déjouer les aléeas du court terme et mettre en œuvre une vision plus large.

C’est ce que fait tout entrepreneur qui se lance. Et c’est ce que tous les responsables devraient continuer à faire, régulièrement.

Car c’est cette vision long terme qui porte votre activité, vous aide à fixer des objectifs, et vous permet d’apprécier vos réussites aussi bien que vos points d’amélioration.

Mais qu’est-ce qu’un bon tableau de bord ? Quels indicateurs choisir pour obtenir une analyse claire et fiable de votre activité ?

Jetons un coup d’œil au rétroviseur, puis sur les panneaux de direction droit devant, et c’est parti pour les bonnes décisions, au bon moment !

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Qu’est-ce qu’un tableau de bord pour une entreprise ?

Comment se présente un tableau de bord ?

Vous avez votre vision des objectifs à atteindre, mais comment la traduire au contexte présent ? Et comment la garder clairement à l’esprit jour après jour ?

Un tableau de bord, ou dashboard, est un outil de gestion pour :

  • le pilotage de l’activité de l’entreprise,
  • la visualisation des résultats,
  • l’aide à la décision pour mener des actions correctives.

En effet, au même titre qu’un pilote de ligne, vous avez besoin d’un certain nombre de données pour prendre vos décisions : vitesse de déplacement, altitude, niveau de carburant… Toutes ces informations, qu’on appelle des indicateurs, vous sont transmises au moyen de cadrans visuels, formant le tableau de bord.

tableau-de-bord-exemple
modèle de tableau de bord © Freepik

Tableau de bord : indicateurs

Voici quelques exemples d’indicateurs, ces données à suivre en fonction de vos objectifs :

  • le chiffre d’affaires,
  • le panier moyen sur votre site e-commerce,
  • les encours (fournisseurs et clients),
  • les dépenses RH (comme les notes de frais),
  • le montant des devis en attente,
  • les litiges en cours de traitement en SAV,
  • le nombre de visiteurs uniques sur votre site internet, etc.

Pourquoi faire un tableau de bord ? Objectifs

Le tableau de bord sert à :

  • définir et suivre la stratégie d’un service ou de l’entreprise,
  • évaluer la performance d’une activité ou la santé de l’entreprise en temps réel,
  • réaliser un diagnostic précis et chiffré de la situation à un instant T,
  • fournir une aide à la décision en cas de détection de risques ou de dérives,
  • donner une ligne directrice à vos équipes concernées,
  • communiquer et informer en interne, en limitant les réunions,
  • rendre des comptes à la direction,
  • analyser et comprendre l’évolution des résultats, les écarts entre plusieurs périodes similaires, ou entre le prévisionnel et le réel,
  • anticiper les prochains objectifs, se projeter dans l’avenir.

Les différents types de tableaux de bord

Vous pouvez créer un tableau de bord :

  • par département, suivant des indicateurs très précis, par exemple :
  • par finalité, dont les trois principaux exemples sont :
    • le tableau de bord de contrôle de gestion, pour le contrôle budgétaire,
    • le tableau de bord stratégique, ou prospectif,
    • le tableau de bord opérationnel comme le tableau de bord projet ;
       
  • un tableau de bord global récapitulant les informations essentielles pour les plus petites structures.

exemple-tableau-de-bord-marketing
exemple de tableau de bord marketing © Digital Passengers

Comment créer votre tableau de bord ?

Les étapes pour créer un tableau de bord

  1. Définition des objectifs, prioritaires, clairs et mesurables, et des destinataires du tableau de bord : quelles sont les données qui répondent à leur problématique métier ?
     
  2. Listing des différents jalons, des étapes éventuelles, pour la réalisation de ces objectifs et la révision potentielle des indicateurs à suivre ;
     
  3. Choix des indicateurs permettant de mesurer de l’atteinte de ces objectifs ;
     
  4. Désignation des collaborateurs en charge de remplir le tableau de bord ;
     
  5. Création du tableau de bord, avec Excel ou grâce à un logiciel professionnel, avec choix de la présentation (graphiques, cadrans, etc.).tableau de bord management

    exemple tableau de bord management © Axonaut

  6. Test de l’utilisation du tableau de bord et la rectification suite à la constatation de données manquantes ou inutiles ;
     
  7. Validation et la communication autour du processus de remplissage, de suivi, de partage du tableau de bord.

Tableau de bord et indicateurs : lesquels suivre ?

Comme nous venons de le voir, tout dépend de votre secteur d’activité (prestation de service, commerce, fabrication, etc.) et de la finalité du tableau de bord, pour un pilotage global, ou orienté RH, ventes, finances, etc.

Les indicateurs peuvent être classifiés selon plusieurs critères :

  • les indicateurs de performance, qui calculent et comparent des données chiffrées,
  • les indicateurs de pilotage, qui déterminent l’état d’avancement, la progression des actions (en cours, réalisé, retard, etc.).

Ils doivent être clairs, non manipulables, prédictifs et pouvoir évoluer avec votre stratégie.

Nos conseils pour choisir vos indicateurs :

  • Posez-vous les bonnes questions : quels sont vos objectifs (par exemple l’augmentation de la satisfaction client) et quels indicateurs peuvent vous aider à analyser vos performances en la matière (nombre de réclamations, taux de réachat, évolution du score NPS, etc.).
     
  • Pour une vision globale, combinez les indicateurs financiers (chiffre d’affaires, trésorerie, dépenses), aux indicateurs commerciaux (nombre de clients, taux de transformation) ainsi qu’aux indicateurs de satisfaction client.
     
  • Limitez le nombre de KPI (Key Performance indicators) à 10 maximum pour une analyse et un suivi facilités, grâce à une présentation du tableau de bord aérée et exploitable.
     
  • Déterminez une période à observer, et comparez-la avec une période similaire (N-1 par exemple) si votre activité est soumise à une saisonnalité, pour avoir des résultats représentatifs.

Quel logiciel choisir pour créer et suivre votre tableau de bord ?

Pour élaborer un tableau de bord efficace et personnalisé, vous pouvez :

  • vous reposer sur un logiciel de gestion, qu’il soit ERP, CRM ou RH, intégrant cette fonctionnalité,
  • opter pour un logiciel analytique plus poussé, reposant sur la Business Intelligence, qui collecte vos informations clés en se connectant à vos outils.

Pourquoi adopter un logiciel ? Les avantages sont nombreux :

  • la collecte et le traitement automatiques de vos données,
  • la personnalisation des rapports en fonction de vos critères,
  • le paramétrage d’alertes en cas de dépassement ou d’atteinte de seuils critiques,
  • la possibilité d’avoir une analyse croisée, en rapprochant vos données provenant de Google Analytics par exemple, avec celles de votre outil de gestion CRM,
  • la création de tableaux de bord très visuels par simple glisser-déposer,
  • le travail collaboratif grâce aux accès partagés permettant aux différents acteurs d’unifier et d’échanger leurs données autour des objectifs fixés.

Notre sélection :

  • Axonaut : l’outil ERP combine CRM et facturation pour une gestion d’entreprise complète et adaptée aux petites structures. Il propose un tableau de bord personnalisable et un large de choix d’indicateurs (projets en cours, rendez-vous, impayés, notes de frais, congés, etc.), pour les aider à contrôler, diriger et organiser leur activité quotidienne.
     
  • Bime Analytics, le logiciel de Business Intelligence se connecte à vos sources de données grâce à un large panel d’API (interface de programmation applicative), de vos bases MySQL, à Salesforce en passant par Facebook. Paramétrez vos requêtes, puis créez votre tableau de bord par simple drag&drop.
     
  • iovision est un ERP qui réunit un ensemble de modules, recouvrant les tâches des différents services : facturation, gestion de projets, gestion des ressources humaines, CRM… L’analyse BI (business intelligence) se base sur ces informations. Si bien qu’à travers les différentes strates de l’organisation, ce sont les mêmes données qui circulent.

Un pilotage maîtrisé

Le pilotage d’une entreprise est une mission complexe. Trop souvent pris de court, les dirigeants omettent de surveiller les indicateurs de performance de leur activité.

Que ce soit en vue de préparer une réunion, ou de faire un point à intervalles réguliers, la datavisualisation permise par le tableau de bord est un outil de gestion et d’aide à la décision très efficace.

Adapté à votre entreprise, votre pilotage ne se fait plus à vu : il se plie à votre vision stratégique.

Article mis à jour, initialement publié en décembre 2016.

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