Tout sur le tableau de bord pour piloter efficacement votre entreprise !

par Nathalie Pouillard, le 05/01/2021
Tout sur le tableau de bord pour piloter efficacement votre entreprise !

Aujourd’hui, nous vous proposons de lâcher l’accélérateur cinq minutes et de regarder le tableau de bord d’entreprise, pour mieux redémarrer après.

En tant que chef·fe d’entreprise ou chef·fe de service, vous devez déjouer les aléas du court terme et mettre en œuvre une vision plus large.

C’est ce que fait tout entrepreneur qui se lance. Et c’est ce que tous les responsables devraient continuer à faire, régulièrement.

Car c’est cette vision long terme qui porte votre activité, vous aide à fixer des objectifs, et vous permet d’apprécier vos réussites aussi bien que vos points d’amélioration.

Mais qu’est-ce qu’un bon tableau de bord ? Quels indicateurs choisir pour obtenir une analyse claire et fiable de votre activité ?

Qu’est-ce qu’un tableau de bord pour une entreprise ?

Vous avez votre vision des objectifs à atteindre, mais comment la traduire au contexte présent ? Et comment la garder clairement à l’esprit jour après jour ?

Un tableau de bord, ou dashboard, est un outil de gestion pour :

  • le pilotage de l’activité de l’entreprise,
  • la visualisation des résultats,
  • l’aide à la décision pour mener des actions correctives.

En effet, au même titre qu’un pilote de ligne, vous avez besoin d’un certain nombre de données pour prendre vos décisions : vitesse de déplacement, altitude, niveau de carburant… Toutes ces informations, qu’on appelle des indicateurs, vous sont transmises au moyen de cadrans visuels, formant le tableau de bord.

tableau-de-bord-exemple

Freepik

Vous pouvez créer un tableau de bord :

  • par département, suivant des indicateurs très précis, par exemple :
  • par finalité, dont les trois principaux exemples sont :
    • le tableau de bord de contrôle de gestion, pour le contrôle budgétaire,
    • le tableau de bord stratégique, ou prospectif,
    • le tableau de bord opérationnel comme le tableau de bord projet ;
       
  • un tableau de bord global récapitulant les informations essentielles pour les plus petites structures.

Comment créer votre tableau de bord d’entreprise ?

Tableau de bord et indicateurs : lesquels suivre ?

Les indicateurs (ou KPI) à suivre dépendent de votre secteur d’activité (prestation de service, commerce, fabrication, etc.), de vos objectifs et de la finalité du tableau de bord (pilotage global, ou orienté RH, ventes, finances, etc.).

Voici quelques exemples d’indicateurs :

  • le chiffre d’affaires,
  • le panier moyen sur votre site e-commerce,
  • les encours (fournisseurs et clients),
  • les dépenses RH (comme les notes de frais),
  • le montant des devis en attente,
  • les litiges en cours de traitement en SAV,
  • le nombre de visiteurs uniques sur votre site internet, etc.

Ils peuvent être classifiés selon plusieurs critères :

  • les indicateurs de performance, qui calculent et comparent des données chiffrées ;
  • les indicateurs de pilotage, qui déterminent l’état d’avancement, la progression des actions (en cours, réalisé, retard, etc.).

Dans tous les cas, ils doivent être clairs, non manipulables, prédictifs et pouvoir évoluer avec votre stratégie.

Nos conseils pour choisir vos indicateurs :

  • Posez-vous les bonnes questions : quels sont vos objectifs (par exemple l’augmentation de la satisfaction client) et quels indicateurs peuvent vous aider à analyser vos performances en la matière (nombre de réclamations, taux de réachat, évolution du score NPS, etc.).
     
  • Pour une vision globale, combinez les indicateurs financiers (chiffre d’affaires, trésorerie, dépenses), aux indicateurs commerciaux (nombre de clients, taux de transformation) ainsi qu’aux indicateurs de satisfaction client.
     
  • Limitez le nombre de KPI (Key Performance indicators) à 10 maximum pour une analyse et un suivi facilités, grâce à une présentation du tableau de bord aérée et exploitable.
     
  • Déterminez une période à observer, et comparez-la avec une période similaire (N-1 par exemple) si votre activité est soumise à une saisonnalité, pour avoir des résultats représentatifs.

7 étapes pour créer un tableau de bord

  1. Définition des objectifs, prioritaires, clairs et mesurables, et des destinataires du tableau de bord : quelles sont les données qui répondent à leur problématique métier ?
     
  2. Listing des différents jalons, des étapes éventuelles, pour la réalisation de ces objectifs ;
     
  3. Choix des indicateurs permettant de mesurer de l’atteinte de ces objectifs ;
     
  4. Désignation des collaborateurs en charge de remplir le tableau de bord ;

  5. Création du tableau de bord, avec Excel ou grâce à un logiciel professionnel, avec choix de la présentation (graphiques, cadrans, etc.).

  6. Test de l’utilisation du tableau de bord et corrections si des données sont manquantes ou inutiles ;

  7. Validation et communication autour du processus de remplissage, de suivi, de partage du tableau de bord.

Quel logiciel choisir pour créer et suivre votre tableau de bord ?

Pourquoi adopter un logiciel ? Les avantages sont nombreux :

  • la collecte et le traitement automatiques de vos données,
  • la personnalisation des rapports en fonction de vos critères,
  • le paramétrage d’alertes en cas de dépassement ou d’atteinte de seuils critiques,
  • la possibilité d’avoir une analyse croisée, en rapprochant vos données provenant de Google Analytics par exemple, avec celles de votre outil de gestion CRM,
  • la création de tableaux de bord très visuels par simple glisser-déposer,
  • le travail collaboratif grâce aux accès partagés permettant aux différents acteurs d’unifier et d’échanger leurs données autour des objectifs fixés.

Pour élaborer un tableau de bord efficace et personnalisé, vous pouvez :

  • vous reposer sur un logiciel de gestion, qu’il soit ERP, CRM ou RH, intégrant cette fonctionnalité ;
  • opter pour un logiciel analytique plus poussé, reposant sur la Business Intelligence, qui collecte vos informations clés en se connectant à vos outils.

Notre sélection :

  • Axonaut : l’outil ERP combine CRM et facturation pour une gestion d’entreprise complète et adaptée aux petites structures. Il propose un tableau de bord personnalisable et un large de choix d’indicateurs (projets en cours, rendez-vous, impayés, notes de frais, congés, etc.), pour les aider à contrôler, diriger et organiser leur activité quotidienne.
tableau de bord management

exemple tableau de bord management © Axonaut

  • Flutilliant : cet outil de reporting est utilisé par les moyennes et grandes structures dans une perspective d'exploitation de la smart data. Il permet notamment la collecte en temps réel des données clés, en se connectant à tous leurs outils de gestion. Il calcule ensuite tous les KPI grâce à son intelligence artificielle, et génère automatiquement des tableaux de bord facilitant les prises de décisions stratégiques. Sa force : il permet d’objectiver vos éléments subjectifs.
Tableau de bord d'entreprise : Flutilliant

exemple tableau de bord de reporting commercial © Flutilliant

  • iovision est un ERP qui réunit un ensemble de modules, recouvrant les tâches des différents services : facturation, gestion de projets, gestion des ressources humaines, CRM… L’analyse BI (business intelligence) se base sur ces informations. Si bien qu’à travers les différentes strates de l’organisation, ce sont les mêmes données qui circulent.

Un pilotage maîtrisé

Le pilotage d’une entreprise est une mission complexe. Trop souvent pris de court, les dirigeants omettent de surveiller les indicateurs de performance de leur activité.

Que ce soit en vue de préparer une réunion, ou de faire un point à intervalles réguliers, la datavisualisation permise par le tableau de bord est un outil de gestion et d’aide à la décision très efficace.

Adapté à votre entreprise, votre pilotage ne se fait plus à vu : il se plie à votre vision stratégique.

Article mis à jour, initialement publié en décembre 2016.