Tableau de bord et pilotage de PME : mode d’emploi

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La gestion d’une PME (Petite et Moyenne Entreprise) a une multitude de facteurs à prendre en compte. Comment identifier les indicateurs de performance clés ? Comment en suivre l’évolution pour prendre les bonnes décisions ? Le tableau de bord est LA solution !

Un tableau de bord pour gérer votre PME

Les défauts du pilotage à vue

Un dirigeant a toujours la tête dans le guidon. A fortiori, s’il est à la tête d’une PME. Le risque est de basculer dans une gestion par l’urgence. Or en parant au plus pressé, vous êtes vite happé par le court terme. Vous êtes débordé et votre activité bat son plein. Pour autant, rien ne dit que c’est à votre avantage, et encore moins que la situation est pérenne à long terme.

L’importance de la vision long terme

Pour déjouer la tyrannie du court terme, il vous incombe de mettre en oeuvre une vision plus large. C’est ce que fait tout entrepreneur qui se lance. C’est ce que vous avez sans doute fait au début. C’est ce que tous les dirigeants devraient continuer à faire, régulièrement. Car c’est cette vision long terme qui portera votre activité, vous aidera à fixer des objectifs, et vous permettra d’apprécier vos réussites aussi bien que vos points d’amélioration.

Le tableau de bord de votre entreprise

Une fois votre vision définie, comment la traduire au contexte présent ? Et comment la garder clairement à l’esprit jour après jour ? Réponse : au moyen d’un tableau de bord. Au même titre qu’un pilote de ligne, vous avez besoin d’un certain nombre de données pour prendre vos décisions : vitesse de déplacement, altitude, niveau de carburant… Toutes ces informations vous sont transmises au moyen de cadrans visuels, formant le tableau de bord.

Comment créer le tableau de bord idéal ?

Un tableau de bord pour identifier ses indicateurs de performance

Contrairement au tableau de bord d’un avion, d’un navire ou d’une automobile, celui d’une PME ne suit pas un standard préétabli. Pas de technique de base, ni de recette miracle pour emmener votre entreprise vers ses objectifs. A vous de définir vos données critiques, vos niveaux seuils et plafonds. Ils dépendront de votre activité, des caractéristiques de votre entreprise, de sa culture et de ses objectifs y compris.

Un tableau de bord pour construire ses indicateurs de performance

Maintenant que vous avez défini ce qu’étaient vos indicateurs de performance (KPI), il vous faut collecter les données associées. Un logiciel de Business Intelligence (BI) tel que Bime Analytics vous facilite la tâche :

  1. La connexion à vos sources de données se fait grâce à un large panel d’API (Applications Programming Interface). L’outil de gestion d’une PME peut se connecter à plus de 50 sources de typologie différentes : de vos bases MySQL, à Salesforce en passant par Facebook. Une fois connectées, ces applications viendront alimenter l’outil d’analyse de façon automatique et continue.
  2. Ensuite les requêtes : la solution offre la possibilité de paramétrer ses champs, d’en personnaliser le contenu, afin que les données sourcées trouvent spontanément leur place au bon endroit.
  3. Enfin le tableau de bord : par simple drag&drop (glisser-déposer), vous êtes à même d’organiser l’information de façon visuelle. Cette data visualisation deviendra vite votre meilleur outil de gestion et d’aide à la décision.

Un tableau de bord pour obtenir une analyse croisée

Il peut être intéressant de rapprocher certaines des données collectées. Avec les fonctionnalités de tableurs dynamiques, il est possible de superposer vos données provenant de Google Analytics par exemple, avec celles de votre outil de gestion CRM (Customer Relationship Management). Ce type d’analyse vous aidera à obtenir une mesure de la performance.

Un tableau de bord pour se créer des garde-fous

Même si le but est de garder un œil en permanence sur ce tableau de bord, on n’est pas à l’abri, en périodes de rush, d’omettre de le checker. Et par la même occasion, on peut manquer une information cruciale qui y figurait. Pour l’éviter, certains logiciels BI (business intelligence) permettent de paramétrer des alertes en amont. Et en cas de dépassement ou d’atteinte de seuils critiques, vous êtes automatiquement prévenu par mail ou SMS.

BI, la Business Intelligence comme outil décisionnel

Un tableau de bord avec accès partagé

Le tableau de bord est utile au dirigeant pour piloter, et il est également un moyen de communication et de consolidation de l’information en interne. Aussi est-il utile de le partager aux responsables de services. Sur la base de données communes et unifiées, les différents acteurs sont mieux à même d’échanger et d’agir dans le but d’atteindre les objectifs fixés.

Une information consolidée

Un outil comme iovision réunit un ensemble de modules, recouvrant les tâches des différents services : facturation, gestion de projets, gestion des ressources humaines, CRM… L’analyse BI (business intelligence) se base sur ces informations. Si bien qu’à travers les différentes strates de l’organisation, ce sont les mêmes données qui circulent. De la sorte, les quiproquos et temps perdus en incompréhension sont évacués.

Une base de travail utile

Avec les logiciels BI (business intelligence), on peut exporter à partir des tableaux de bord des reporting complets ou partiels. En vue de préparer une réunion, ou de faire un point à intervalle régulier, la génération de ces rapports peut être automatisée. Quand l’activité s’emballe, ce type de points de repère propices à la prise de recul sera bénéfique à votre structure, quelle qu’elle soit.

Le pilotage d’une PME est une mission complexe. Trop souvent pris de court, les dirigeants omettent de surveiller les indicateurs de performance de leur activité. Dès lors que vous vous serez muni d’un tableau de bord adapté à votre entreprise, votre pilotage ne se fera plus à vu : il se pliera à votre vision stratégique.

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