4 solutions GED open source pour structurer votre entreprise (et leurs alternatives)

La GED, open source ou pas, signifie Gestion électronique des documents et fait partie de la grande famille de l’ECM, c’est-à-dire l’Enterprise Content management ou gestion des contenus d’entreprise.

Cette dernière désigne la méthodologie et les outils qui permettent d’optimiser l’organisation des contenus non structurés, afin d’être exploités au mieux par les différents collaborateurs d’une structure.

Indexation, classement, archivage, recherche documentaire... la GED a de nombreux avantages et devient incontournable pour un fonctionnement fluide, la productivité et la collaboration au sein d’une entreprise.

Quid de la GED open source ? Quel logiciel choisir, et quelles en sont les alternatives ? Réponses dans notre comparatif de GED open source.

Alfresco est l’une des solutions GED open source les plus connues, disponible sous deux versions : Community, licence libre et gratuite, et Entreprise, avec abonnement.

Elle propose :

• la numérisation de documents statiques pour une exploitation des informations pertinentes,
• l’organisation de vos documents et de leur versioning,
• une synchronisation des dossiers facilitant le travail offline,
• la connexion au LDAP (protocole d’accès aux annuaires) de l’entreprise,
• une analyse basée sur l’IA et l’apprentissage automatique pour l’extraction des données,
• des options de déploiement flexibles, dans le cloud, sur site ou hybride,
• l’intégration d’applications telles que Microsoft Office, Google Docs, Outlook et Salesforce.com.

Selon les témoignages clients, ses points faibles résident néanmoins dans sa complexité et son coût. Elle est donc plus adaptée aux grandes structures.

Dokmee propose également une solution GED open source. L'outil professionnel offre des fonctionnalités particulièrement poussées de sécurité, de confidentialité et d'intégration.

Dokmee vous permet de : 

• organiser et gérer vos fichiers,
• accéder à un bureau virtuel,
• automatiser vos processus et la saisie de vos données,
• partager vos fichiers et collaborer simultanément,
• purger et supprimer automatiquement vos fichiers,
• générer des rapports, 
• convertir les images en fichiers PDF, TIFF, JPEG,
• ajouter des calques (tampons, signatures électroniques, etc.),
• sécuriser et protéger vos informations confidentielles.

En plus des fonctionnalités avancées de gestion électronique de documents, Dokmee propose une solution de numérisation, de création de formulaires en ligne et de compteur de pages.

Cette solution de GED open source s’intègre complètement à votre site web, extranet ou intranet grâce à une technologie basée sur le CMS Joomla !.

© Pulsar Informatique

FlexiGED propose :

• un outil flexible et modulaire évoluant selon les besoins de l’entreprise,
• la gestion des documents mais aussi des processus métiers (formulaires en ligne),
• une grande capacité d’adaptation et de personnalisation selon les besoins (plan de classement personnalisé par collaborateur),
• un système de classement par arborescence mais aussi par tags,
• une sauvegarde automatique de chaque nouvelle version du fichier,
• un téléchargement par drag&drop de vos fichiers,
• des notifications par email dans un esprit de travail collaboratif,
• une gestion des droits par groupes d’utilisateurs,
• des tableaux de bord et le suivi des demandes.

KnowledgeTree est une autre référence en gestion de documents open source, très appréciée des services marketing et commerciaux.

Comme beaucoup de logiciels open source, il est disponible en version Enterprise (payante) et Community (gratuite), et permet aux utilisateurs de sécuriser, partager, suivre et gérer des documents.

Ses fonctionnalités (pour la version Enterprise) incluent :

• plusieurs modules permettant une bonne intégration dans l’environnement bureautique, notamment avec MS Office,
• la comparaison de documents,
• la signature électronique,
• la traduction de l’interface dans différentes langues, dont le français.
• la recherche dans le contenu du document,
• la gestion du flux de travail,
• la gestion des métadonnées,
• le référentiel de documents contrôlés par versions,
• l’intégration à Salesforce.

Par opposition avec les solutions propriétaires pour lesquelles on achète traditionnellement une licence et qui nécessitent ensuite l’achat de mises à jour, le logiciel libre ou open source a plusieurs avantages.

Un logiciel de GED open source est :

• Économique : vous noterez que nous n’avons pas dit gratuit.
  Cependant il a souvent un coût d’acquisition moindre et le prix des prestations annexes (service client, etc.) est souvent moins élevé de par l’ouverture du produit à la communauté, qui partage ses connaissances sur des forums par exemple.
   
• Ouvert, c’est-à-dire que le code est accessible et modifiable pour l’adapter aux besoins propres de votre entreprise et à ses autres outils.
   
• Évolutif : comme le dit l’éditeur Pulsar, l’évolution de l’outil ne dépend pas de sa rentabilité ou d’investissement marketing, mais de sa popularité auprès d’une communauté.
   
• Performant et sécurisé : les développeurs open source mettent en œuvre tout leur savoir-faire pour créer un produit efficace, qui respecte la sécurité et réponde à des besoins concrets.
  Les paramétrages de permissions permettent notamment de gérer les droits des utilisateurs, et ainsi de respecter la confidentialité des données.

• Les coûts cachés : il faut notamment prendre en compte le coût d’hébergement sur vos serveurs quand il est installé « on-premises », c’est-à-dire en local.
   
• Le besoin en connaissances en développement, qui demande un investissement en ressources humaines.
  Les logiciels open source s’adressent en particulier aux structures qui ont les ressources capables d’en assurer elles-mêmes la maintenance et le support en interne.
  En outre, l’ouverture du logiciel est relative d’un éditeur à l’autre et peut être limitée, dans le but de garder la maîtrise des clients et de vendre des prestations de support.
   
• Sa dépendance à la communauté : si le logiciel perd une partie de ses utilisateurs au profit d’une autre solution, il faudra en changer aussi ou alors reprendre la main sur la licence open source.
   
• Le manque d’intuitivité : l’esthétique de l’interface et l’ergonomie de ces outils ne sont pas souvent au cœur des préoccupations des développeurs, ce qui peut les rendre complexes à l’utilisation pour les moins initiés.

Les solutions GED, open source ou non, s’appuient soit sur un réseau local, soit sur le cloud computing, qui reste le plus approprié dans une logique de dématérialisation des documents.

C’est pourquoi les solutions GED en mode SaaS (Software as a Service) sont nombreuses et intéressantes grâce à l’accès continu à la documentation de l’entreprise dans le cloud, peu importe le lieu et le moment.

Parmi les autres avantages des solutions GED en mode SaaS sur le marché, on peut citer :

• leur ergonomie et la facilité de navigation et d’utilisation, même sans connaissances techniques poussées,
• la mise à jour permanente selon les dernières technologies et réglementations en vigueur.

À vrai dire, tout dépend de vos ressources humaines et des besoins de votre entreprise.

Mais que vous choisissiez un logiciel libre ou propriétaire, le mode SaaS est en toute logique particulièrement adapté à un usage dématérialisé de vos documents.

N’hésitez pas à les tester avant de faire votre choix !