Comment mieux partager et collaborer en entreprise ?

Travailler où on veut, quand on veut... Est-ce vraiment possible lorsque l'on travaille à plusieurs dans une entreprise ? Peut-on vraiment considérer que l'on travaille "ensemble" lorsque chacun créé seul des tableurs, rapports ou présentations qui concernent toute une équipe ? Libérer la communication interne est alors primordiale dans votre entreprise. Nous allons vous expliquer ici les enjeux de la collaboration et des réseaux sociaux d'entreprise (RSE) et quelques moyens efficaces à mettre en place pour faciliter le travail en commun et le partage entre collaborateurs.

Des entreprises comme la votre font le choix de mettre en place un Réseau Social d'Entreprise, alias RSE. A ne pas confondre avec la Responsabilité Sociétale des Entreprises, et ça n'a rien à voir non plus avec Facebook ou Twitter tels que vous les connaissez... Le RSE est une plateforme collaborative offrant un système de communication pour les collaborateurs de votre entreprise en interne ainsi qu'à son écosystème externe (clients, fournisseurs, distributeurs, partenaires...).

Dans les PME et grandes entreprises, cet outil de collaboration par excellence est principalement utilisé par les services communication et ressources humaines, d'après L’Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique. Cela était également remarqué lorsqu'était mis en place l'intranet à l'époque. Pourtant aujourd'hui, il ne s'agit plus seulement de faire "descendre" l'information.

L'objectif actuel du Réseau Social d'Entreprise est plus central car il place les collaborateurs au coeur de votre entreprise. Les échanges sont alors aussi bien verticaux pour la transmission d'informations, qu'horizontaux pour faciliter les échanges entre les services. Aujourd'hui, on va chercher l'information où elle se trouve. Comme on irait sur un forum dans sa vie privée pour savoir comment bien poser son nouveau parquet, on adopte les mêmes nouvelles habitudes au travail avec le RSE.

Vous créez votre communauté avec des personnes internes ou extérieures. Par exemple, vous réunissez votre réseau de partenaires, de clients et de prospects, le tout connecté à votre logiciel de relation client (CRM). Vous pouvez tout aussi bien créer une communauté travaillant sur un projet commun. Vous liez alors tous les participants et l'information circule aisément.  

Tout devient plus simple avec ces nouveaux modes de communication dans votre entreprise. Et les éditeurs de ces solutions comme Jamespot, l'ont bien compris. Il n'est plus nécessaire de monopoliser un développeur du Service Informatique pour gérer l'intranet de votre entreprise. Tout est modulable en fonction de vos besoins. Il n'y a qu'à les activer selon le contexte.

Le Réseau Social d'Entreprise est tellement central aujourd'hui qu'il peut être lié à d'autres outils collaboratifs, comme la Gestion Documentaire (GED) et le Partage de fichiers. Il existe notamment Jalios avec sa plateforme SaaS qui prévoit de nombreuses fonctionnalités autour de leur RSE dans le but de renforcer l'efficacité organisationnelle. Tout est au même endroit pour pouvoir travailler ensemble.

Quand on parle d'un espace commun de partage, on pense à deux outils : la gestion documentaire et le partage de fichiers. Souvent confondus, ils ont pourtant chacun leurs particularités :

• la Gestion Documentaire : l'outil prend en charge le stockage, le partage et la restitution de documents électroniques. Vous gérez l'intégralité du cycle de vie d'un document : recherche, version, commentaire, discussion instantanée… Par exemple : Google Drive dans la suite Google WorkSpace, Ftopia ou Jalios

Fini l'envoi des mails pour informer votre collaborateur des modifications apportées sur un document. Petit changement dans les habitudes de travail qui génère un vrai confort et un gain de temps. La Gestion Documentaire est instantanée et assure la synchronisation automatique de tous les documents, et surtout des versions. Si votre collègue supprime par mégarde la présentation pour la réunion, il a facilement la possibilité de la récupérer. D'un autre côté, avec le partage de fichiers, vous avez toujours votre présentation sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. Donc il n'y a pas à crier au loup pour autant !

Généralement, les solutions en ligne regroupent ces deux outils : la gestion documentaire et le partage de fichiers. On le voit par exemple avec iExtranet ou Google WorkSpace avec Drive. Ces outils sont donc 100% collaboratif. L'échange est possible aussi bien avec des collaborateurs qu'avec des personnes extérieures à votre entreprise. D'autant plus que les sauvegardes très régulières garantissent la pérennité de vos fichiers. De quoi alors inciter tout le monde à partager et collaborer librement en toute sécurité.

Les applications collaboratives vous aident à vous organiser. Terminées les to-do listes dans un coin de bureau pour la gestion de votre projet ! L'objectif est de simplifier le travail en équipe pour que chacun avance dans la même direction et soit autonome sur les tâches à accomplir.

Vos données sont centralisées et partagées avec votre équipe, vos clients et partenaires. Que le projet soit interne ou externe, la gestion reste la même grâce à cette plateforme. Echangez autour de votre projet dans un environnement commun personnalisé, regroupez tous les documents et wikis ou encore pilotez votre plan d'action par le suivi des indicateurs.

L'utilisation de ces outils en mode gestion de projet va renforcer votre collaboration au quotidien. De nouvelles habitudes vont s'installer avec ces solutions :

• abonnez-vous à une suite bureautique online avec Google WorkSpace ou Microsoft Office 365
• instaurez une messagerie regroupant vos contacts et agendas avec Zimbra
• mettez en place une gestion centralisée avec une solution comme Slack
• prenez l'habitude des visio-conférences avec votre collègue en télétravail avec Google Meet, etc.

Ces nouveaux modes sont déjà pratique courante dans les start-up. D'ailleurs, avec l'arrivée progressive de la génération Y sur le marché de l'emploi, le travail collaboratif sera de plus en plus ancré dans l’ADN des entreprises. Sans compter, bien sûr, que toutes ces solutions en ligne qui permettent de mieux travailler ensemble sont toutes multi-support et donc accessibles en mobilité. Voici donc de nombreuses solutions pour pouvoir partager et travailler où l'on veut, et presque quand on veut...