Le réseau social d’entreprise, un espace collaboratif performant

Le réseau social d’entreprise, un espace collaboratif avant tout
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Collaborer et communiquer pour décloisonner l'entreprise
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Qu’est-ce qu’un espace collaboratif pour l’entreprise, précisément ? Qu’est-ce qu’un réseau social d'entreprise ? Quels sont les bénéfices ? Les termes plateforme collaborative et digital workplace sont devenus de tels buzzwords que certains décideurs pragmatiques voient le réseau social d’entreprise comme un gadget. Certains clichés ont encore la vie dure : bavarder avec ses collègues, échanger pour échanger, rassurer l’égo, etc. On perçoit facilement devant la face visible de l’iceberg, à savoir : les aspects conversationnels et le flux ininterrompu d’informations.

Si la convivialité des outils est bien souvent mise en avant, c’est que des raisons plus profondes motivent l’adoption d’une plateforme par tous les membres de votre organisation. C’est grâce à l’organisation collaborative qu’une entreprise devient plus agile, plus rapide, et plus productive. Il apparaît donc indispensable de définir la vocation des outils de travail collaboratif, d’en préciser les contours, et d’envisager la collaboration comme une nouvelle façon de travailler plus performante. Eclairages.

Définition d’un espace de travail collaboratif

Un espace collaboratif, ou plus précisément un espace de travail collaboratif se matérialise par un espace virtuel en ligne :

  • Les outils de communication sont centralisés au sein d’une même plateforme afin de faciliter la communication.
  • Les équipes de l’entreprise travaillent ensemble en ligne et, in fine, la collaboration s’étend à tous les acteurs concernés par l’activité de l’organisation, comme les équipes multi-sites, les clients, ou les partenaires.
  • Cet écosystème numérique a pour but de favoriser le travail de groupe à travers le partage de l’information, des compétences, des documents, la messagerie, etc.

Une entreprise fait d’abord le choix d’adopter une telle plateforme pour changer et améliorer le fonctionnement interne de son organisation : la compétitivité et les usages collaboratifs l’amènent à entamer une transformation numérique en profondeur, la transformation vers l’entreprise digitale.

On parle de réseau social d’entreprise en oubliant parfois qu’un tel système d’information ne doit pas être installé, ni utilisé par effet de mode, mais plutôt dans l’optique de structurer une culture du travail collectif, afin que toute l’entreprise en tire avantages et profit sur le long terme. C’est ainsi que le terme transformation digitale prend tout son sens.

Le travail en équipe comme avantage concurrentiel

Certaines entreprises, qui fonctionnent encore de manière horizontale, expriment de grandes difficultés à identifier et à mobiliser la ou les bonnes personnes compétentes pour répondre à une question spécifique. Quant à intervenir au bon moment… l’expert, enfin identifié, arrive souvent trop tard, ou n’apporte qu’une partie de la réponse attendue par le client. Le concurrent ne se gêne pas pour faire preuve de plus de réactivité.

Plusieurs raisons expliquent cette habitude datée et contre-productive :

  • La question posée nécessite parfois la consultation de plusieurs experts complémentaires, notamment dans les changements initiés par un responsable de l’innovation et du digital, où tous les points de vus sont indispensables pour le bon déroulement d’un projet.
  • L’organisation du travail, en silos métiers cloisonnés, isole les équipes qui devraient être logiquement complémentaires, donc en contact permanent.
  • De fait, la communication n’est pas fluide dans l’entreprise. Un collaborateur se pose peut-être une question depuis des mois, alors qu’un autre de ses collègues connaît la réponse sur le bout des doigts.
  • Les informations ne sont pas centralisées, ni partagées avec transparence, ce qui donnerait pourtant un sacré coup de fouet à l’intelligence collective, émulatrice de productivité.

Intelligence collective ? Tel est le secret d’un groupe de travail efficace pour l’entreprise. Accéder rapidement et facilement à l’information, la partager et échanger avec les autres (comme le savoir), devient indispensable : à défaut, le collaborateur ne perçoit que partiellement le contexte d’un sujet et ne peut envisager seul de faire face à une problématique complexe, du fait qu’il est isolé, avec pour seuls moyens et réponses ses compétences propres.

Que faut-il attendre d’un réseau social d’entreprise ?

La collaboration est la raison d’être d'un réseau social d’entreprise : sa mutation le conduit à évoluer en véritable Digital Workplace qui rend les organisations compétitives. Profitons-en d’ailleurs pour traduire dans la langue de Molière le terme Digital Workplace, et apporter la définition la plus parlante possible.

Une Digital Workplace englobe toutes les composantes d’une entreprise digitale pour les faire cohabiter :

  • l’organisation attractive pour les collaborateurs,
  • les collaborateurs agiles,
  • les outils interopérables et la technologie “user centric” (orientée utilisateur),
  • la culture et la gouvernance du travail collaboratif.

Une Digital Workplace n’a rien du coin machine à café. User centric et adoptée intuitivement par les utilisateurs, elle représente l’outil indispensable à la productivité quotidienne, qui capitalise l’intelligence collective. Objectif : rester alerte et garder l’avantage concurrentiel.

La finalité d’un tel réseau social d’entreprise est l’adaptation de nouvelles méthodes de travail, plus agiles et plus productives. A travers le levier de transformation digitale qu’il représente, l’outil crée de la valeur et sert le développement de l’entreprise dans son ensemble.

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Dans ce contexte, Facebook Workplace, calquée sur la version grand public du fameux réseau social, apparaît-elle comme une plateforme qui flatte surtout l’égo ? Si les spécialistes de la communication et du marketing sont plus enclins à faire la différence entre un outil de réseautage personnel et un véritable outil collaboratif orienté productivité tel que talkSpirit, d’autres décideurs ont besoin d’être guidés dans leurs choix.

Pourquoi vos collaborateurs ont-ils besoin d’un outil de collaboration centré sur la fluidité de la communication ? Que va-t-il apporter à votre équipe et à l’entreprise ? Le questionnement est nécessaire : avant d’adopter un espace collaboratif, votre entreprise doit définir ce que cet espace va apporter à ses employés, et comment la communication va être accélérée et fluidifiée.

Rien de mieux pour remporter tous les suffrages au moment du déploiement en interne…

La communication, atout majeur d’une plateforme collaborative

Les nouvelles méthodes de travail en équipe, agiles, portées par les plateformes collaboratives, permettent de relever les nouveaux enjeux de l’entreprise digitalisée avec intelligence :

  • Pour devenir agiles, tous les collaborateurs ont besoin d’un espace commun, d’où la notion d’espace collaboratif. Le réseau social d’entreprise sert à cela, c’est à dire offrir à vos équipes un accès commun à l’information et la possibilité d’intervenir en temps réel sur cet espace dédié et partagé, dans une logique de collaboration efficiente.
  • Préoccupation omniprésente chez les responsables RH, le travail en équipe voit son efficacité améliorée quand les processus métiers sont plus transversaux. Quand on décloisonne les métiers, les interactions entre les équipes s’accélèrent. Elles sont plus réactives, plus productives.
  • Un véritable outil collaboratif, tel que talkSpirit par exemple, centralise et restitue notamment toutes les informations qui rythment l’activité de l’entreprise au quotidien.
  • Chacun ayant le même niveau d’information, la communication devient donc plus fluide entre tous.
  • Plus de réactivité entraîne une hausse de la productivité, c’est une vérité cartésienne.
  • Du sentiment de productivité collective naît la motivation. La boucle est bouclée.

Et tout cela, en allégeant vos boîtes emails, bien entendu.

Comment choisir son outil collaboratif ?

Si vous savez des doutes sur l’espace collaboratif à adopter, construisez la liste de vos exigences en puisant l’inspiration :

  • l’ergonomie doit rendre l’interface intuitive pour faciliter l’usage (convivialité, rappelez-vous),
  • la plateforme, doit pouvoir centraliser tous vos outils pour les connecter entre eux (les connecteurs vous permettent d’utiliser des applications tierces comme Google Drive, Dropbox, et même votre outil CRM, conserver la fonction agenda partagé, etc.),
  • l’outil collaboratif est ainsi un espace de travail qui facilite l’échange de fichier, où chacun peut accéder à des documents partagés, avec par exemple des échanges matérialisés par des liens hypertexte,
  • l’accès est contrôlé par un administrateur et sécurisé (certains préfèrent l’hébergement en France versus les USA en raison du Patriot Act, on les comprend),
  • toutes les informations sont regroupées et accessibles par tous au sein du même espace,
  • chacun personnalise son fil d’actualités, en s’abonnant préalablement aux groupes métiers qui le concernent,
  • chaque membre de vos équipes doit pouvoir réagir dans le fil de discussion, ce qui facilite les échanges en temps réel,
  • l’esprit communautaire doit reposer sur les métiers, non sur les personnalités, et casser les cloisons,
  • une messagerie instantanée et un chat doivent permettre d’échanger à tout moment, notamment en mobilité,
  • une version de l’espace collaboratif en application mobile est donc inévitable pour les équipes à distance,
  • la visioconférence présente un avantage indéniable pour échanger et communiquer en temps réel,
  • l’initiateur à l’outil doit se positionner en gestionnaire afin d’inciter les spécialistes à intervenir d’eux-mêmes, spontanément, plutôt que de perdre du temps à les identifier et à solliciter leurs interventions,
  • à terme, l’outil collaboratif doit clarifier les processus de décision et de priorisation,
  • faciliter la veille au sein du même espace, comme par exemple disposer des mentions sur les réseaux sociaux, …

Si votre entreprise est composée à plus de 20 collaborateurs, notamment si elle dispose d’équipes travaillant à distance, réparties sur plusieurs sites éloignés géographiquement, elle ne peut pas se reposer sur un simple outil de gestion de projet. Il est nécessaire d’aller au-delà pour être performant et d’intégrer tous vos outils numériques existants à une plateforme collaborative (grâce aux connecteurs).

Vous souhaitez accéder à une solution "user centric", qui facilite le traitement de l’information dans un environnement complexe ? talkSpirit apparaît alors comme un choix de référence : vos équipes disposent d’un espace collaboratif qui leur permet de traduire leurs échanges en actions. Car c’est bien là que se trouve la pédale d’accélération digitale de votre business : un véritable outil collaboratif permet des feedbacks plus rapides, donc de prioriser les actions à mener, en identifiant les acteurs et les tâches. La valeur d’anticipation est réelle.

Le manager féru de productivité comprend vite où est son intérêt : le mode de travail transversal et participatif motive et responsabilise les collaborateurs. A toutes fins utiles, rappelons qu’il permet à l’entreprise de conserver son avantage concurrentiel sur le long terme.

Finalement, on peut considérer qu’une entreprise collaborative réussi sa transformation digitale quand toute son organisation devient une véritable plateforme sociale d’intelligence collective. Pour trouver l’offre de service qui appuie votre démarche, nous vous donnons naturellement rendez-vous dans le Cloud.

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