Les secrets de l’ordre du jour, ou comment organiser des réunions efficaces

Quel que soit votre domaine d’activité, vous avez sans doute déjà assisté à des réunions ennuyeuses , brouillonnes, voire franchement stériles. Peut-être même avez-vous déjà regretté qu’une rencontre dont vous étiez chargé de l’organisation ne se soit pas avérée aussi efficace qu’escompté.

La mauvaise réputation des réunions, qualifiées de pertes de temps, n’est pas usurpée : leurs objectifs sont parfois flous, leur thème souvent peu respecté. Mais celles-ci n’en demeurent pas moins un pilier du travail collaboratif, et cette inefficacité n’est pas une fatalité .

Une réunion réussie est une rencontre bien préparée, et ce travail préparatoire ne peut être effectué que si l’ ordre du jour est clair et compris par tous. La lecture de cet article vous aidera à comprendre et à rédiger un ordre du jour complet et précis, étape par étape , pour faire de vos réunions un véritable outil de productivité pour votre entreprise. Retrouvez également un modèle d’ordre du jour prêt à l’emploi !

L’ordre du jour d’une réunion sert de base à la rencontre : il la structure et lui donne une orientation claire. Ce document contient notamment l’ objectif de la réunion ainsi que la liste de tous les sujets qui seront mis en discussion. Pensez aux phrases familières “mettre à l’ordre du jour”, ou encore “ce n’est pas à l’ordre du jour” : il s’agit effectivement de définir de quoi il sera question de discuter lors de la réunion.

🇬🇧  🇺🇸   Le mot “ordre du jour” se traduit en anglais par agenda . Du fait de son double-sens dans la langue de Molière, préférez l’emploi du terme francophone pour ne pas porter à confusion, sauf dans le cas où vous vous adressez à une audience majoritairement anglophone !

Vous l’aurez compris, l’ordre du jour est essentiel à la construction d’une réunion. Mais son objet ne se résume pas à donner un résumé grossier des attendus de la rencontre : son rédacteur doit s’efforcer d’en faire un outil commun de préparation et de cadrage .

Son objectif doit être lisible et concret , et la liste de points à aborder exhaustive et facilement compréhensible . En effet, la finalité de l’ordre du jour est d’être partagée à tous les participants de la réunion, et ce le plus tôt possible. L’efficacité de la réunion repose sur le fait que chacun sache exactement quels sujets préparer en amont avant de participer.

L’ordre du jour permet la bonne tenue de la réunion et apporte des bénéfices importants :

• il permet à tous les participants de savoir à tout moment où en est la réunion, grâce à l’organisation chronologique des points abordés ;
• il prévient les oublis et omissions, évite le hors-sujet et les longueurs en listant les sujets et le temps alloué pour en discuter ;
• il donne à vos collaborateurs les moyens de se préparer à la rencontre , c’est-à-dire de réfléchir à d’éventuelles questions, de préparer un rapport ou encore d’approfondir leurs connaissances dans l’un des domaines abordés ;
• à la manière d’une to-do list , l’ordre du jour peut permettre d’évaluer simplement le succès d’une réunion.

Un ordre du jour doit comporter des éléments précis pour être à même de remplir son rôle de colonne vertébrale de la séance. Voici, dans l’ordre, les informations à inclure dans votre ordre du jour.

Ces détails importants donnent des repères de base aux participants. Soyez sûrs de préciser :

• le titre de la réunion, en fonction de son objectif ;
• la date et l’heure de la rencontre ;
• sa durée, ou l’heure à laquelle il s’agira de clôturer la réunion ;
• le lieu où doit se dérouler l’événement.

Il est important de définir à l’avance la méthodologie choisie pour la séance. Il existe de nombreux types de réunion, qui supposent des contraintes organisationnelles spécifiques. Si la réunion se tient en ligne par exemple, pensez à insérer le lien vers le salon.

Le développement des modes d’organisation agiles a démultiplié les formes de réunion : stand-up meetings, cérémonies scrum… pour leur assurer une efficacité optimale, faites en sorte que l’assemblée sache à quoi s’attendre !

Selon le mode de réunion choisi, les rôles à pourvoir par les participants peuvent différer (scrum master, maître du temps, invité…). Cependant, quel que soit votre choix, assurez-vous de distribuer les rôles en amont : chacun doit savoir quelles seront ses missions et attributions au cours de la réunion pour démarrer sans perte de temps.

L’objectif de la réunion, c'est-à-dire la réponse à la question suivante : pourquoi s’être réunis aujourd’hui ?

Si vous éprouvez des difficultés à déterminer un objectif précis et concret, raisonnez en termes de résolution de problème : quel est le point bloquant que vous souhaitez surmonter ? Quel est le résultat que vous voulez atteindre ?

Pensez à donner un objectif à toutes vos réunions, y compris les réunions récurrentes, sans quoi celles-ci peuvent devenir au fil des semaines des rencontres routinières sans réel intérêt pour la société.

La liste des points à discuter lors de la réunion va constituer l’épine dorsale, l’axe de votre réunion. C’est pourquoi il est important de l’établir de manière stratégique. Puisque celle-ci va régir le déroulement de la séance, réfléchissez à l’ordre des priorités et organisez les sujets de manière cohérente. Il est important de se placer dans la globalité de la réunion et de se mettre dans la peau des participants.

Par exemple, il pourrait se révéler opportun d’aborder les sujets cruciaux en premier pour bénéficier de toute l’attention de l’assemblée, à moins que la réunion ne se déroule aux aurores (ou pire, un lundi matin !). À l’inverse, faites en sorte de placer les débats en fin de liste pour donner plus de place à l’interaction. Si l’occasion s’y prête, n’hésitez pas à inclure un point dédié aux questions ou suggestions diverses en fin de séance.

Veillez à assigner une durée à chaque thème : cela permettra de ne pas laisser un seul sujet s’accaparer l’essentiel du temps dédié à la réunion. La durée totale de la réunion est la somme des durées accordées à chaque sujet : gardez en tête qu’une réunion perd en efficacité si elle s’étale sur plus d’une heure.

Cette dernière étape est souvent négligée. Pourtant, c’est l’une des plus importantes ! Envoyer l’ordre du jour aux membres de l’équipe projet ou à vos collaborateurs par email peut être suffisant si vous êtes sûr de vous.

En revanche, si vous pensez qu’il est possible que vous ayez négligé certains points, ou que vous n’êtes pas certain des disponibilités de tous les participants, il peut être utile d’inclure plus de d’interaction dans l’établissement et le partage de l’ordre du jour.

Pour cela, rendez-vous sur notre page dédiée aux meilleurs logiciels de gestion de réunion.

☝️ Un dernier conseil : une fois la réunion terminée, il est important d'en reprendre les points importants pour ne pas perdre l'essentiel des avancées conclues au cours de la rencontre. Aussi, n'oubliez pas d'en rédiger le compte-rendu.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour établir un ordre du jour réellement utile et apporter de la valeur à vos réunions. Vous savez désormais comment remplir ce document ô combien essentiel dans la planification des réunions : soyez encore plus efficace avec notre modèle d’ordre du jour, prêt à servir de support à vos idées !

Pensez-vous toujours que les réunions sont vouées à nuire à la productivité de votre entreprise ? Nous espérons vous avoir convaincu qu’elles peuvent au contraire se révéler un formidable accélérateur d’idées, à condition d’y consacrer la préparation nécessaire.

Prêt à affûter vos compétences en matière de conduite de réunions ? Nos articles peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de toute rencontre professionnelle en vous guidant à chaque étape.