Fini les réunions d’équipe longues et désorganisées : suivez les 6 étapes clés pour les animer efficacement

La réunion d’équipe est indispensable pour prendre des décisions, créer des synergies entre les différents membres de l’équipe et assumer la gestion quotidienne de toute organisation.

Cependant, lorsqu’elles sont mal gérés, elles peuvent être le résultat d’une perte de temps considérable : mauvaise préparation, discussion qui va dans tous les sens, aucune trace écrite… Les erreurs souvent commises par les managers lors de réunions de travail peuvent être nombreuses.

C’est pour cela qu’on vous présente le guide ultime pour organiser et animer vos réunions d’équipes efficacement ! Au programme : des étapes claires et concrètes, des conseils pour optimiser la gestion de ses réunions et des outils spécialisés !

La réunion d’équipe est avant tout un outil de travail indispensable au bon fonctionnement d’une organisation. La réunion, de manière plus globale, est un espace de parole collaboratif qui permet à la fois :

• au manager de mettre en évidence les actions à mener, de diffuser l’information utile et de prendre les bonnes décisions,
• aux participants de traiter collectivement d’un sujet et de participer activement à l’activité de l’organisation.

💡 Il est question de “réunion” lorsque l’organisateur ou le manager fait intervenir plus de deux participants, c’est-à-dire que le nombre de participants est égal ou supérieur à 3 personnes. Lorsque que l’on est que deux, il est d’usage d’utiliser le terme d’entretien.

Les réunions d’équipes représentent l'outil de gestion le plus puissant dont vous disposez en tant que dirigeant. Elles permettent une prise de décision et une collaboration optimale tout en rassemblant l’expertise et l'expérience de l’ensemble des participants.

En effet, malgré les nombreuses évolutions de nos méthodes de travail, les réunions d’équipes sont des rencontres professionnelles que l’on ne peut pas supprimer et encore moins sous-estimer. Même en période de confinement, les réunions hybrides ont vu le jour pour permettre aux équipes de continuer à collaborer à distance.

👉 Ainsi, les réunions d’équipes présentent plusieurs objectifs:

• Elles permettent d'accélérer la mise sur le marché ;
• Elles facilitent la prise de décision ;
• Elles renforcent la culture organisationnelle et le leadership ;
• Elles accroissent l'innovation et l'agilité ;
• Elles renforcent l'engagement et le travail d'équipe.

Il existe 3 grandes familles de réunions: la réunion informelle, semi-formelle ou formelle. Elles englobent touts différents types de réunions avec chacune des objectifs différents. À noter cependant, que la réunion formelle est le type de réunion d’équipe en entreprise le plus courant et le plus utilisé, surtout au sein de structure très hiérarchisé.

• Réunions de prise de décision

  Elles sont indispensables pour faire avancer les projets et assurer une bonne collaboration entre les différentes parties prenantes.

• Réunions de résolution de problèmes
  Comme son nom l’indique, les réunions de résolution de problèmes permettent aux dirigeants et managers de rassembler plusieurs participants pour trouver des solutions ou des compromis à des défis ou des problématiques difficiles.

• Réunions de planification

  Les réunions de planification ont pour objectif d’établir une feuille de route pour organiser et planifier les différentes tâches ou ressources d’un projet. C’est un type de réunion particulièrement plébiscité par les chefs de projet.

• Réunions de réflexion et d'amélioration

  Également appelé “réunions rétrospectives”, ce type de réunion peut être organisé au niveau d’une équipe, d’une division ou de l'ensemble des membres d’une entreprise. L’objectif ici est que chaque participant donne son opinion et réfléchit sur des axes d’amélioration.

• Réunions hybrides

  Les réunions hybrides peuvent aborder de n’importe quel sujet. Leur particularité réside dans leur structure, elles se déroulent via un outil de visioconférence, c'est-à-dire physiquement et virtuellement pour que l’ensemble des participants (même ceux en télétravail) puissent y participer.

Une réunion d’équipe réussie passe avant tout par une bonne préparation. Pour ce faire, pensez à structurer votre animation afin de correctement et surtout longuement capter l’attention de vos collaborateurs.

Bien entendu, il est plus qu’indispensable de définir les objectifs de votre réunion et de les partager à l’ensemble des participants pour connaître les différents axes à évoquer.

👉 Posez-vous les questions suivantes :

• Dans quel but réunissez-vous vos collègues ?
• Que voulez-vous obtenir à l’issue de la réunion ?
• Attendez-vous un résultat immédiatement après la fin de la réunion ou sur le long terme ?
• La réunion est-elle le début de plusieurs autres réunions quotidiennes (Daily scrum par exemple) ?

Programmer une réunion d’équipe sans heure de fin peut déjà être un élément décourageant pour les participants. Il est plus qu’indispensable de définir un cadre précis et clair pour que chaque collaborateur puisse s'organiser en fonction de son emploi du temps. Pour cela, définissez clairement :

• Une heure de début et de fin: cela vous permettra de gérer efficacement votre intervention et les temps de parole de chaque participant. Nous vous conseillons de ne pas dépasser une durée de réunion de 3 h, sinon vous risquez de perdre l’attention de votre équipe.
• Le lieu de déroulement de la réunion: il est indispensable de savoir si vous disposez de tous les éléments nécessaires pour animer correctement votre réunion d’équipe. Le local doit être clairement défini, bien préparé en cas de réunion hybride (outil de visioconférence optimal, écran…).
• Le ton de la réunion d’équipe: en fonction du type de réunion choisie et surtout de ses objectifs, il vous faudra définir un ton (très formel donc prise de parole prédéfinie, ou au contraire plus libre), il va être déterminant pour l’animation de la réunion par la suite.

Autre point essentiel à faire avant le début de la réunion: réunir l’ensemble des informations et documents nécessaires au bon déroulement de la réunion d’équipe. Cela peut concerner :

• Des rapports d’activité,
• Des feuilles de routes,
• Des documents vierges à remplir pendant la réunion,
• Des mindmaps,
• Le compte rendu de la réunion précédente pour voir ce qu’il faudrait potentiellement améliorer, etc.

Les organisateurs ont trop souvent tendance à inviter tous les membres d’une équipe ou d’un département, alors qu’il est préférable de se questionner au préalable si leur présence est réellement nécessaire.

👉 Plus une réunion a de participants, plus l’échange entre les différents participants devient difficile. Il est indispensable d'y inclure uniquement les bonnes personnes qui peuvent apporter une réelle contribution à la discussion.

💡 Une fois votre sélection effectuée, il vous faudra envoyer l’invitation à chaque participant au moins 2 jours avant le début de la réunion afin que chacun puisse s’organiser en fonction de son planning. Vous avez deux façons de procéder pour envoyer vos invitations et ordre du jour :

• Envoyer un courriel d’invitation par mail
  Envoyez l’invitation par email avec l’ordre du jour soit directement dans le contenu du courriel, soit en pièce jointe. De cette manière, les participants savent exactement quel est le but de la réunion et peuvent s’y préparer d’avance.

• Envoyer via le calendrier 
  Envoyez l’invitation directement via votre calendrier en insérant l’ordre du jour dans la description de l’événement. Le participant n’aura plus qu’à accepter l’invitation et la réunion s'affiche automatiquement sur son agenda. Encore mieux: s’il fait partie de votre entreprise, vous pourrez voir son planning et adapter la réunion en fonction. 

Maintenant que vous avez sélectionné tous les participants, il vous faut déterminer quelle technique d’animation allez vous pratiquer pour dynamiser votre intervention et capter l'attention de votre auditoire aussi longtemps que possible. Vous avez le choix entre différents types d’animations :

• Le PowerPoint

  Qui n’a jamais présenté un PP pour illustrer ses propos en réunion ? Cette solution classique, mais très efficace, vous permet de dynamiser votre discours. N'hésitez pas à utiliser des effets de transitions pour rendre votre présentation encore plus captivante !

• Le brainstorming
  Le brainstorming est un excellent moyen pour inviter tous les participants à participer. Énoncez vos idées et utilisez les idées collectives pour avancer vers un objectif commun. Pour ce faire, construisez des petits groupes, présentez une idée et laissez les participants réfléchir avant de récolter les avis de chacun.

• Le jeu
  Le jeu est sûrement l’un des meilleurs moyens pour dynamiser une réunion. Certes, ce type d’animation n’est pas adaptée à toutes les catégories de réunions, mais il peut être très efficace pour donner du punch à votre réunion d’équipe. Les jeux de rôles sont très plébiscités par les dirigeants (se mettre dans la peau du client ou de tout autres intervenants par exemple).

• Le Pecha Kucha
  Ce terme, qui signifie bavardage en japonais, est un type d’animation qui permet de présenter une idée, un projet, ou un produit en moins de 7 minutes. Efficace et facile à mettre en place, cette méthode impose d’aller à l’essentiel et de retenir l’attention de l’auditoire.

• Le tour de table

  Last but not least, le tour de table. C’est peut-être une des méthodes d’animation les plus courantes. Comme son nom l’indique, vous donnez la parole à chacun à tour de rôle, attention cependant à ce que la réunion ne soit pas trop monotone.

L’ouverture d’une réunion est essentielle. Au-delà du fait qu’il faut débuter à l’heure, vous devez capter l’attention de votre auditoire dès le début en entrant directement dans le vif du sujet. Vous avez plusieurs manières de faire :

• Présenter l’ordre du jour. Cela définit la vision de la réunion, les participants sauront tout de suite pourquoi ils sont là.
• Souligner l’excellent travail de l’équipe, ou mentionner le succès individuel de l’un des collaborateurs. Cela commence la réunion sur des notes positives et motive les troupes.
• Donner directement le cadre de la réunion et ses objectifs. Cela permet d’aligner tout le monde vers un objectif commun et de souligner le fait que leur participation est essentielle.
• Revenir sur la dernière réunion pour remettre tout le monde à jour. Cela permet d’éviter de revenir sur les mêmes choses et reprendre où l’équipe a laissé la dernière fois.

La conclusion de la réunion d’équipe est essentielle puisque c’est elle qui va synthétiser :

• les sujets abordés,
• les pistes de réflexion,
• les actions à mener,
• et la répartition des tâches.

👉 Cela vous permettra d’élaborer un plan d’action avec des engagements fixés et de transmettre un compte rendu récapitulatif aux personnes concernées.

Afin de pouvoir faire un compte rendu optimal, il vous faut tout d’abord prendre des notes tout au long de votre réunion. Car même si votre réunion a été productive (prise de décision, assignation de tâches…) personne ne va s’en souvenir s’il n’y a pas de trace écrite de ce qui a été résolu.

👉 Pour ce faire, choisissez un participant chargé de prendre des notes et de résumer le tout, dans un compte rendu par la suite. Assurez-vous, cependant, que ce soit une personne différente de l’animateur, car il est impossible de faire les 2 en simultané.

De cette manière, l’équipe pourra relire à la prochaine réunion, le compte rendu de la réunion précédente et reprendre là où elle a laissé. Cela évite une perte de temps inutile et permet un suivi plus efficace.

Ainsi, vous devrez faire figurer dans votre compte rendu les informations suivantes :

• le nom des participants et des absents,
• le rappel du sujet de la réunion,
• les points abordés,
• et les solutions et objectifs retenus.

Il est très important de régulièrement valoriser la performance de votre équipe, mais également leurs réussites et les efforts réalisés face aux différentes difficultés rencontrées.

👉 Cela va considérablement contribuer à :

• faciliter l’atteinte des objectifs fixés,
• encourager la motivation collective.

S’équiper d’un logiciel de gestion de réunion facilite considérablement l’organisation, l’animation et le suivi de vos réunions grâce à l’automatisation de tâches répétitives (envoi d’invitations, partage de compte rendu…).

Ils assistent les différentes parties prenantes à la construction de l’ordre du jour et à l’analyse du déroulement des réunions, cela vous permet de vous concentrer pleinement sur l’animation de vos réunions d’équipes et de perfectionner vos interventions.

🛠 iBabs Board Portal, par exemple, est un portail de gestion de réunion en ligne ultra-complet et tout-en-un qui vous permet d'organiser, de gérer et d’animer toutes vos réunions d’équipes via des fonctionnalités d’automatisation sur-mesures et centralisées:

• saisie et enregistrement des actions, décisions et votes directement dans l’agenda et le compte rendu de la réunion,
• mise à disposition de l’agenda complet avec les ordres du jour et les documents de réunion,
• outil de visioconférence intégré doté des normes de sécurité et de cryptage les plus élevées (certifiées ISO 27001 et ISO 9001) et bien plus encore !

Une réunion peut être ennuyeuse par moment, surtout si elle est faite de manière régulière et qu’elle aborde tout le temps les mêmes sujets. Dans ces cas-là, il vous faut faire preuve d’innovation, sachez d’ailleurs que la créativité est un levier de cohésion et de performance important !

👉 Et les moyens ne manquent pas :

• Brainstorming,
• Activité de team building,
• Jeux de rôles, etc.

Vous avez à présent toutes les clés pour conduire une réunion d’équipe optimale, innovante et enrichissante. Savoir animer une réunion est quelque chose qui s'apprend, c’est pour cela que des logiciels adaptés existent pour vous y assister, pour encore plus d'efficacité !