8 clés pour faire circuler l’information dans l’entreprise

8 clés pour faire circuler l’information dans l’entreprise

La circulation de l’information est un enjeu majeur au sein des entreprises et ce, peu importe leur taille. Une information manquante, erronée ou incomplète peut rapidement avoir des incidences sur vos projets. Il va sans dire qu’un manque de communication en interne est également néfaste pour les relations entre managers et collaborateurs. La confiance et l’implication de ces derniers au sein de l’entreprise peuvent en pâtir.

Pour que la communication ne reste pas superficielle et n’entache pas vos activités, retrouvez dans cet article 8 clés pour faire circuler l’information efficacement au sein de votre entreprise. Découvrez comment booster votre communication interne en utilisant un réseau social d’entreprise (RSE).

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N° 1 : Différenciez les types d'information dans l'entreprise

Classifiez les différentes informations qui circulent dans votre entreprise selon, par exemple :

  • sa sensibilité
  • son degré d’urgence
  • sa confidentialité
  • sa cible : concerne-t-elle toute l’entreprise ? Un service en particulier ? Uniquement la direction ?
  • sa diffusion : en interne ou en externe ?

Cette classification permet de diffuser la bonne information auprès de la bonne audience. Les informations confidentielles ne fuitent pas, et, à l’inverse, les collaborateurs ont accès à l’ensemble des données dont ils ont besoin au quotidien.

N° 2 : Adaptez votre communication à la taille de votre entreprise

Les informations diffusées aux 10 collaborateurs d’une startup ne seront pas les mêmes que celles partagées auprès des 150 salariés d’une PME. Sachez également adapter les moyens de communication employés. Variez les supports et les fréquences d’envoi afin de multiplier les chances que l’information atteigne vos cibles (newsletters, comptes-rendus d’activités, organisation d’événements réguliers, etc.).

N° 3 : Mettez la circulation de l’information au service du management

D’un point de vue des ressources humaines, l’information est cruciale aussi. Pour ne citer que quelques cas, c’est le cas dans les situations suivantes :

  • l’intégration de nouveaux collaborateurs suite à un recrutement. L’intégration sera plus facile et rapide si la nouvelle recrue a connaissance de tous les process et de la culture d’entreprise aisément.
     
  • l’évaluation professionnelle d’un collaborateur. Les comptes-rendus d’évaluation doivent être accessibles aux collaborateurs, managers et RH.
     
  • relations manager-collaborateur : les équipes sont plus soudées si elles communiquent correctement - et en ont les moyens !

N° 4 : Boostez votre communication interne

La communication en interne est une préoccupation majeure pour les entreprises, aussi bien pour les responsables RH que les responsables communication. Les journaux internes, les newsletters, l’intranet ou les emails sont autant d’outils de communication utilisés depuis de nombreuses années dans les entreprises. Aujourd’hui, le réseau social d’entreprise les remplace progressivement. il permet, au-delà de la diffusion de l’information à la bonne personne en temps réel, de créer un espace de discussion.

N° 5 : Favorisez les échanges entre collaborateurs 

Les outils collaboratifs ne sont pas qu’une source de productivité pour vos projets. Ils permettent à chacun de contribuer et de s’exprimer. Tout le monde n’est pas enclin à prendre la parole pour partager une idée, en réunion par exemple. Une plateforme collaborative permet à celles et ceux généralement plutôt en retrait de faire part de leurs idées et opinions. Les échanges favorisés, l’information circule mieux et les liens sont renforcés au sein des équipes.

N° 6 : Libérez la créativité de vos collaborateurs

Conséquence immédiate du point précédent, la créativité et l’émulation sont encouragées lorsque l’information circule correctement entre les collaborateurs. Une idée partagée, même si elle n’est pas retenue, en fera germer une autre. Cela enrichira votre travail au quotidien, et rendra l'environnement de travail de vos équipes d’autant plus agréable.

N°7 : Sachez traiter l’information

Vous vous retrouvez avec tout un tas d’idées stockées sur une plateforme et ne savez pas quoi en faire ? Vos collaborateurs échangent trop d’emails et les informations se perdent ? Apprenez à traiter l’information. Les outils permettant de communiquer et de collaborer sont d’une aide précieuse. Ils vous offrent plusieurs solutions pour organiser vos informations et ne pas les perdre. Segmentez l’information :

  • par projet,
  • par service,
  • par poste,
  • par centres d’intérêt professionnels (partage d’actualités, invitation à des salons ou conférences, etc.),
  • pour organiser la vie en dehors de l’entreprise (organiser un événement, une activité team building, etc.),
  • etc.

En procédant ainsi, les collaborateurs savent dans quel espace aller chercher l’information dont ils ont besoin, de manière précise.

N° 8 : Choisissez un logiciel dédié pour faire circuler l’information dans votre entreprise

Réseau social d’entreprise, solution de partage de fichiers, suite bureautique, gestionnaire de tâches, outils de gestion de projet… Le marché du logiciel SaaS regorge de solutions ; lequel choisir ? Un outil se démarque : la suite logicielle Lively.

Cet outil simple, intuitif et facile à prendre en main s’intègre parfaitement dans la communication interne globale de l’entreprise. Cette solution « à la carte » est bien plus que cela : Lively a été pensé pour fluidifier la communication en interne, simplifier la création de contenus et transmettre les bonnes informations au bon moment à la bonne personne. 

  • Créez vos contenus en un clic, mettez-les en avant et partagez-les pour booster votre communication corporate.
     
  • Côté utilisateur, l’interface est simple et donne envie d’interagir en découvrant les contenus existants et en en proposant de nouveaux pour enrichir la plateforme.
     
  • L’application mobile vous permet d’emporter vos contenus partout avec vous et de rebondir aisément grâce à un système de notifications.
     
  • Naviguez entre les différents espaces organisés en onglets, créez des communautés publiques ou privées, partagez vos documents de références dans un espace dédié. 

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Côté interopérabilité, vous pouvez connecter Lively avec Google Drive, Sharepoint, Dropbox, Office 365, etc. pour partager votre expertise et gérer les connaissances au sein des équipes (knowledge management).

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Fluidifiez la circulation de l’information avec un intranet nouvelle génération

Le RSE détient toutes les clés pour que l’information circule correctement au sein de votre entreprise. Il vous permet de mobiliser les bonnes ressources pour répondre à un problème. Vous avez désormais la possibilité de solliciter l’expertise des bonnes personnes facilement, sans perdre de temps en cherchant qui détient la solution à votre problème.

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