Comment tenir sa comptabilité auto-entrepreneur ? Méthode et logiciels

Comment tenir sa comptabilité auto-entrepreneur ? Méthode et logiciels

Comment tenir sa comptabilité auto-entrepreneur ? Le dossier complet

Quand on crée sa micro-entreprise, la comptabilité auto-entrepreneur est la règle.

Aussi qualifiée de comptabilité simplifiée ou allégée, elle requiert le respect d’un certain nombre d’obligations pour être effectuée en bonne et due forme. Mais rassurez-vous, ces obligations comptables sont relativement simples et peu nombreuses.

On vous dit tout sur comment faire votre comptabilité auto-entrepreneur, quelques conseils précieux pour la réussir, et une sélection de logiciels de comptabilité pour vous faciliter la vie.

C’est parti !

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Comment faire la comptabilité d’un auto-entrepreneur ?

Quelles sont les obligations de l’auto-entrepreneur ?

L’avantage quand on gère une micro-entreprise, c’est que les formalités en comptabilité sont simplifiées.

Contrairement aux autres sociétés il n’est pas nécessaire, par exemple, de produire une liasse fiscale avec un bilan comptable, ni de se baser sur une prestation comptable auto-entrepreneur fournie par un expert.

Néanmoins, il y a quelques obligations comptables à suivre :

  • tenir un livre de recettes, qui permet d’enregistrer toutes les recettes encaissées,
  • tenir un registre des achats (uniquement dans le cadre de l’exercice d’une activité d’achat-revente),
  • ouvrir un compte bancaire,
  • et établir des factures.

Comment tenir un livre des recettes ?

Le choix du support

Étant donné qu’il n’y a pas d’obligation à ce niveau-là, vous pouvez consigner vos recettes sur le support de votre choix :

  • papier, il existe des livres officiels modèles pré-imprimés que vous n’avez plus qu’à remplir. Cela peut convenir si vous avez peu d’enregistrements à faire, car cela peut vite devenir chronophage. Idéalement, appuyez-vous sur un tableau Excel comptabilité auto entrepreneur gratuit officiel, disponible sur le site du service public ;
  • fichier informatisé que vous pouvez imprimer, et qui a l’avantage d’être aussi simple à remplir qu’un modèle papier. Il offre l’avantage de pouvoir être accessible depuis n’importe où si la version est en ligne, et de pouvoir faire des calculs et analyses (à condition que vous maîtrisiez le logiciel) ;
  • logiciel de comptabilité, ces solutions dernière génération offrent de nombreux avantages et permettent d’automatiser une bonne partie de votre comptabilité. Nous verrons un peu plus loin dans l’article les avantages de ce support, ainsi qu’une sélection de logiciels gratuits ou payants, en fonction de vos besoins.

Exemple de livre des recettes pour auto-entrepreneur : 

Livre des recettes auto-entrepreneur.png

© ClicFacture

Les informations à remplir

Pour que l’enregistrement d’une recette soit fait dans les règles, il faut y faire figurer les informations suivantes :

  • la date d’encaissement de la vente ou de la prestation,
  • la référence des pièces justificatives (numéro de facture par exemple),
  • l’origine de la recette (nom du client ou de la société),
  • la nature de la vente ou de la prestation,
  • le montant de la vente ou de la prestation,
  • le mode de règlement (chèque, virement bancaire, espèces, etc.).

💡 Quelques règles à suivre :

  • respecter l’ordre chronologique,
  • une fois enregistrée, l’écriture ne doit pas être modifiée,
  • toutes les écritures doivent être justifiées par une facture.

Comment tenir un registre des achats ?

Si vous exercez une activité d’achat-revente ou de prestation d’hébergement, vous devez tenir un registre des achats.

Voici les informations à faire apparaître sur ce document :

  • la date de l’achat,
  • la référence des pièces justificatives (numéro de facture par exemple),
  • le nom du prestataire ou du fournisseur,
  • la nature de l’achat ou de la prestation,
  • le montant de l’achat ou de la prestation,
  • le mode de règlement (chèque, virement bancaire, espèces, etc.).

Conseils pour réussir la comptabilité auto-entrepreneur

Conseil n° 1 : faire preuve de rigueur et d’organisation

Même si la comptabilité de l’auto-entrepreneur s’avère allégée, elle n’en nécessite pas moins la plus grande rigueur !

En effet, vous devez être en mesure :

  • de suivre au plus près votre trésorerie afin de piloter de manière pertinente votre activité,
  • de fournir tous les justificatifs et les informations nécessaires en cas de contrôle fiscal.

Par conséquent, n’attendez pas que les documents s’entassent sur votre bureau, au risque de vous y perdre et de ne pas pouvoir effectuer un traitement correct (contraintes chronologiques de votre livre de comptes par exemple).

Nous vous recommandons de tenir votre comptabilité de manière régulière, en consacrant un temps hebdomadaire exclusivement dédié au traitement de ces tâches.

Conseil n° 2 : apporter un soin particulier aux documents et aux justificatifs

Il est primordial de conserver avec soin l’ensemble de vos documents et justificatifs :

  • Chaque pièce dispose d’une durée de conservation légale. Ne dérogez pas à cette obligation, car vous devez être en mesure de les présenter en cas de contrôle.
  • Vos preuves d’achat peuvent se révéler utiles pour récupérer votre TVA si vous dépassez un jour le seuil de franchise de base évoqué précédemment.

C’est pourquoi nous vous recommandons de faire attention à la manière dont vous rangez et conservez vos documents papier, ainsi qu’à l’endroit où vous les stockez.

💡 La numérisation des documents reste la meilleure solution pour assurer leur bonne conservation. Ainsi, vous avez accès à une copie numérique en cas de perte. De plus, grâce au stockage possible sur le cloud, vous disposez d’une sécurité supplémentaire si vous subissez un sinistre dans vos locaux ou si vous perdez votre matériel de stockage (disque dur externe par exemple).

Conseil n° 3 : utiliser un logiciel de comptabilité

Les avantages d’un logiciel de comptabilité :

  • l’automatisation d’un bon nombre de processus. Résultat : vous gagnez du temps et libérez de la bande passante pour vous consacrer à votre cœur de métier ;
  • une meilleure visibilité sur l’état de comptabilité de votre activité, et donc sur votre trésorerie. Vous anticipez ainsi mieux vos actions ;
  • la garantie d’une comptabilité fiable au regard des exigences légales, et non modifiable.

☝️ Attention, au cas où vous seriez assujetti à la TVA, il est obligatoire d’opter pour un logiciel répondant aux critères de conformité relatifs à la Loi Anti-Fraude.

Quels logiciels pour la comptabilité des auto-entrepreneurs ?

Exemple de logiciel gratuit : comptabilité auto-entrepreneur

⚒️ myAE.fr : c’est le logiciel gratuit de comptabilité auto-entrepreneur. Si cette solution ne dispose pas d’un design très moderne, elle permet néanmoins d’assurer l’ensemble du processus de facturation et de devis de manière gratuite. Il est parfait pour débuter.

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Les meilleurs logiciels comptabilité auto-entrepreneur

⚒️ Clémentine : disponible à partir de 69 €/mois, Compta Clémentine soutient vos activités de facturation (établissez autant de devis et de factures que vous le souhaitez), mais aussi la création de bons de commande et d’avoirs.

Mais le gros point fort de Clémentine, c’est aussi un accompagnement illimité d’experts pour aider les auto-entrepreneurs dans leurs premiers pas avec la comptabilité de leur activité.

⚒️ Evoliz : Evoliz s’adapte parfaitement aux besoins et aux bourses des micro-entrepreneurs (12 €/mois). Intuitif, il permet entre autres la facturation, la tenue du journal, mais aussi la gestion des notes de frais et de la trésorerie.

Par ailleurs, sa certification NF 203 garantit sa conformité à la Loi Anti-Fraude.

⚒️ Quickbooks : à 10 €/mois, Quickbooks se présente comme le logiciel de facturation pour les auto-entrepreneurs et les entreprises de moins de 10 salariés de manière générale. Grâce à Quickbooks, créez des devis et des factures en quelques clics seulement, à l’image de votre entreprise.

Organisez également le suivi et la relance de vos impayés plus facilement.

Fort·e de ces conseils, et grâce à notre sélection de logiciels, il ne vous reste plus qu’à maintenir votre comptabilité avec rigueur, pour construire ou développer votre projet professionnel en toute sécurité grâce à de solides bases.

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