Qu'est-ce qu'un devis ? Modèle à télécharger !

Qu'est-ce qu'un devis ? Modèle à télécharger !

Le devis permet à l’acheteur de connaître les prix. On demande souvent un devis à plusieurs prestataires pour se faire une idée. Pratiquer la comptabilité avec rigueur, c'est se poser les bonnes questions : quelles sont en les modalités ? Quand devient-il engageant ? Et comment l’intégrer à votre dispositif comptable ?

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L’utilité d’un devis

Un devis, c’est quoi ?

Le devis est une proposition de vente, de biens ou de services. C’est un document écrit qui doit :

  • contenir des mentions obligatoires,
  • avoir un cadre d’application,
  • avoir une procédure de modification,
  • être réglementé par la loi.

Pourquoi faire un devis ?

Le devis est une étape importante dans le cadre de la transaction. Il sert à :

  • établir le prix,
  • détailler la vente ou les prestations de services,
  • clarifier la proposition et les promesses attenantes des deux côtés.

La valeur juridique du devis

Le devis, avant signature, constitue un engagement unilatéral de la part du fournisseur. Une fois signé des deux parties, il prend valeur de contrat. Les articles 1779 et 1787 du Code civil statuent sur la nature des engagements respectifs. En cas de litige, il sert de référence. Et si le prestataire veut proposer un élément non prévu au devis, il doit mettre en place un avenant au devis.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Le devis est obligatoire dans le secteur du bâtiment pour toute intervention supérieure à 150 €. Dans tous les secteurs, il reste une pratique courante (aussi bien dans une petite entreprise que pour un autoentrepreneur). Seules certaines transactions BtoC (Business to Consumer) telles que la vente en ligne peuvent s’en passer. En BtoB (Business to Business), et pour tout ce qui relève d’appels d’offres publics, la consultation se fait généralement par le biais d’un devis.

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Comment faire un devis ?

Quelles sont ses modalités pour créer un devis ?

Un devis est généralement gratuit. Si le vôtre ne l’est pas, il faut le préciser et en indiquer le prix en amont (c’est une obligation). Un devis peut se transmettre en main propre, par voie postale ou par mail. Pour l’accepter, le client doit formuler un accord par écrit : il peut signer le devis, ou l’indiquer par retour de mail. Le devis devenant un document contractuel une fois accepté, il convient de l’élaborer en double exemplaire : un pour chaque partie.

L’inscrire dans le temps

Combien de temps est-il valable ? Si vous n’indiquez pas de durée de validité, le Code civil prévoit un laps de temps selon les pratiques du secteur. Pour éviter toute ambigüité, étant donné que le devis vous engage en tant que fournisseur, il est recommandé de le dater et de limiter sa portée dans le temps, avec une mention du type « offre valable un mois ».

Que doit comporter un devis ?

Le devis se présente sous la forme d’un tableau listant le détail des biens ou services proposés (cela peut très bien être un fichier excel). En termes de mentions, un certain nombre d’éléments sont à faire figurer :

  • nom et coordonnées de l’acheteur,
  • nom et coordonnées du vendeur,
  • adresse du siège social du vendeur, s’il est à l’étranger : dénomination, forme juridique et immatriculation,
  • raison sociale, statut juridique et activité du vendeur,
  • le numéro SIRET (Système Informatique pour le Répertoire des Entreprises sur le Territoire) et la mention RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou RM (Registre des Métiers) suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où le vendeur est immatriculé,
  • pour les sociétés, le montant du capital social,
  • le terme devis,
  • si le vendeur est en liquidation, le préciser avec le nom du liquidateur,
  • si le vendeur est locataire-gérant ou gérant-mandataire, le préciser,
  • la date,
  • la durée de validité de l’offre,
  • le lieu d’exécution de l’intervention pour ce qui relève d’une prestation de service,
  • le détail des éléments de la vente : dénomination, quantité, frais de déplacement ou dépenses de matériel s’il y a lieu,
  • le prix de chaque élément, le taux horaire s’il y a lieu,
  • le montant total, H.T. (Hors Taxes) et T.T.C. (Toutes Taxes Comprises) en précisant le ou les différents taux de T.V.A. (Taxe sur la Valeur Ajoutée), ou la mention appropriée du C.G.I (Code Général des Impôts) en cas de non assujettissement pour le statut auto entrepreneur notamment,
  • l’indication du caractère payant ou gratuit du devis,
  • l’indication « signature à faire précéder de la mention lu et accepté » et un emplacement prévu pour indiquer la date de signature.
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Le gain de temps avec un logiciel devis

S’il est possible d’utiliser une trame de facture Excel vierge pour créer vos devis, dès lors que votre activité atteint un certain volume, le temps passé à spécifier manuellement chaque devis devient vite important. Ce qui est intéressant pour une auto entreprise peut vite devenir chronophage quand l’activité se met à grossir. En utilisant un logiciel de facturation gratuit ou non, vous gagnez du temps sur l’ensemble des étapes : les mentions légales sont préinscrites, vous sélectionnez le client et ses coordonnées se reportent automatiquement sur le devis, les taux de TVA s’implémentent sans erreur.

Les avantages d’un logiciel de comptabilité SaaS

Sur des outils comme Quickbooks, Sage comptabilité, Itool ou encore Evoliz, vos devis, une fois validés, se transforment directement en factures. Le rapprochement bancaire vient ensuite faciliter l’affectation de chaque dépense. Le tout de façon sécurisée et mobile, tout étant à jour des dernières évolutions légales grâce au mode SaaS (Software as a Service). Un atout opérationnel d’autant plus stratégique qu’à partir de 2018, l’utilisation d’un logiciel de gestion certifié sera obligatoire.

Dans le cadre de votre activité, quelle que soit la nature de la vente, le devis vous engage et possède une valeur contractuelle. Aussi vous devez être vigilant quant à ses mentions obligatoires et ses modalités de mise en œuvre.

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