Comment tenir sa comptabilité sans Expert-comptable ?

Gérer sa comptabilité avec et sans expert comptable

Vous ne le saviez peut-être pas encore, mais il est tout à fait possible de faire sa comptabilité sans Expert-comptable. Cela ne signifie en aucun cas que les obligations légales ont changé : ce sont les possibilités offertes par les logiciels de comptabilité en ligne qui changent la donne. Explications sur les nouveaux enjeux de la comptabilité.

SOMMAIRE :

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Rappel des obligations comptables

Obligations comptables générales

Toute entreprise (SARL, SAS, SASU, EURL, etc.) a l’obligation de tenir une comptabilité en bonne et due forme. Les autoentrepreneurs en revanche ont le bénéfice d’une comptabilité allégée. La Direction de l’Information Légale et Administrative précise que les points ci-dessous sont obligatoires :

  • Le renseignement chronologique des entrées et sorties de chaque compte
  • Tenir une facturation pour toutes les opérations de ventes
  • Dans le cas des commerçants, ceux-ci doivent procéder à un inventaire annuel
  • Réaliser les comptes annuels en fin d’exercice (généralement au 31 décembre)
  • Disposer d’un compte bancaire
  • Conserver tous les documents comptables sur une durée minimale de 10 ans
  • Déposer les comptes annuels chaque année auprès du greffe du tribunal de commerce.

Le FEC : Fichier d’Ecriture Comptable

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises (sauf les autoentrepreneurs) doivent disposer d’un fichier électronique normalisé nommé FEC (fichier d’écriture comptable). Ce fichier ne peut pas être créé par autre chose qu’un logiciel de comptabilité (le vôtre ou celui de votre expert-comptable). Cela signifie qu’il n’est plus possible de faire sa comptabilité sur Excel. À bon entendeur...

Sanctions en cas de mauvaise tenue des comptes

La sanction est lourde pour les mauvais gestionnaires ou les fraudeurs : le chef d’entreprise est soumis à une amende de 500 000 euros ainsi que 5 ans d’emprisonnement.

Logiciels de pré-comptabilité et logiciels de comptabilité

Rien n’interdit à une entreprise de faire sa comptabilité de A à Z sans l’aide d’un Expert-comptable. Si beaucoup de commerçants s’intéressent à ce sujet c’est que le gain financier avoisine 2 000 euros par an (coût du logiciel déduit). Cela veut en revanche dire qu’il faut s’équiper d’un logiciel de comptabilité permettant de réaliser ce travail. Il est important de préciser que l’Expert-comptable apporte plus qu’une tenue rigoureuse de la comptabilité : c’est un conseiller. Pour bien choisir, sachez qu’il existe deux types de logiciels de comptabilité :

1. Les logiciels de « pré-comptabilité »

Ces outils en ligne (comme Sage One ou QuickBooks) sont excellents pour gérer sa facturation, importer ses comptes bancaires, générer les écritures comptables, suivre les dépenses et automatiser la déclaration de TVA. Ces logiciels font gagner du temps au quotidien pour un tarif avoisinant les 10-15 €/mois. Ils ne permettent en revanche pas d’éditer un bilan comptable, le rapport d’assemblée ou les annexes au compte de résultat. Ces pièces comptables et juridiques doivent donc toujours être réalisées par un Expert-Comptable.

2. Les logiciels de comptabilité « complets »

A contrario, les logiciels de comptabilité dits « complets » comme Zefyr, par exemple, vous permettent de gérer les étapes qui viennent après les écritures comptables : création du bilan, du compte de résultat, clôture de l’exercice, transmission de la liasse fiscale, et création des pièces juridiques souvent facturées chères par les Experts-comptables. Les opérations de fin d’années sont en général facturées autour de 1 000 euros. Si vous souhaitez vous passer de votre comptable, vous devrez donc choisir ce type de logiciel. 

Le rôle stratégique de l’expert-comptable

Vous économiserez immédiatement plusieurs milliers d’euros dès lors que vous opterez pour une gestion interne de votre comptabilité. En revanche, il est fortement conseillé de garder une proximité avec votre Expert-comptable pour les aspects de conseil.

L’Expert-comptable vous permet effectivement de réaliser de belles optimisations fiscales. C’est pour cette raison essentiellement que celui-ci gardera un rôle important pour les entreprises soumises à l’IS. Le comptable vous permet également de ventiler vos comptes de manière à réduire votre revenu imposable. Les logiciels de comptabilité arriveront un jour à ce stade, mais actuellement ce n’est pas encore le cas.

Logiciels de comptabilité Open Source : attention à l’illégalité

Dans sa loi de finances de 2016, le gouvernement a voté une mesure pour mettre un terme à la fraude à la TVA. Cette mesure a rendu obligatoire, à partir du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel certifié par le gouvernement. Les logiciels de comptabilité certifiés ne permettront pas de réaliser des opérations de soustraction d’espèces d’une caisse ou d’annuler une écriture comptable par exemple. Les éditeurs de ces logiciels seront tenus responsables de l’intégrité des données.
Depuis 2018, les logiciels de comptabilité doivent donc :

  • Archiver les données pendant 6 ans minimum ;
  • Conserver les erreurs de saisie ;
  • Figer les écritures comptables (impossibilité d’annuler un mouvement même si cela est parfois légal et pratique).

Quelles sont les conséquences dans le cas des logiciels Open Source gratuits et payants ? Les logiciels de comptabilité Open Source sont par définition modifiables. Même s’ils respectent les bonnes pratiques rien ne garantit au gouvernement que vous n’allez pas en modifier le code pour frauder. Dans ce cas, le responsable ne sera pas l’éditeur du logiciel de comptabilité, mais celui qui met à disposition le logiciel auprès de l’utilisateur. Le responsable sera donc l’hébergeur du logiciel (externe) ou vous-même si vous hébergez le logiciel sur vos propres serveurs.
En cas de contrôle, le risque d’amende pour non-conformité est de 7 500 € avec une obligation de régularisation dans les 60 jours. Attention donc aux économies un peu trop rapides.

Synchronisation bancaire ou import des relevés de comptes ?

Chez appvizer, nous adorons tout ce qui vous fait gagner du temps. A priori, on serait donc fan de la synchronisation bancaire. C’est un peu plus complexe cette fois-ci. La plupart des logiciels de comptabilité vous permettent d’importer vos comptes au format OFX. C’est magique : en quelques clics, votre comptabilité se met à jour sans écrire une seule entrée dans le célèbre compte 512.
D’autres logiciels vous proposent la « synchronisation bancaire ». Encore plus magique, vous n’avez même pas à télécharger votre relevé pour l’importer. Il suffit de donner un accès la première fois au logiciel de comptabilité. Cependant, à ce jour, les banques françaises se dédouanent de toute responsabilité en cas de mauvaise utilisation de vos accès par un tiers. Ce risque est extrêmement mineur, mais il est réel c’est pourquoi il est important de le prendre en compte.

Suis-je plus conforme avec un logiciel de comptabilité français ?

Il existe des centaines de logiciels de comptabilité. Avec la transition vers les logiciels en ligne ils sont aussi de plus en plus nombreux à venir de l’étranger et en particulier des États-Unis. Sur le principe, un logiciel américain est tout à fait en mesure de vous aider à gérer votre comptabilité. Cependant, dans les faits, il est vrai que les logiciels français couvrent mieux les spécificités nationales.

Conclusion

La tenue de sa comptabilité peut être gérée intégralement sans Expert-comptable à condition de disposer d’un logiciel de comptabilité complet. Les logiciels de « pré-comptabilité » ne couvrent pas l’intégralité des obligations légales en France. Depuis 2018, les entreprises doivent utiliser un logiciel certifié qui répond aux normes visant à supprimer les fraudes. Dans le cas d’un logiciel Open Source, c’est l’hébergeur qui est tenu responsable. Enfin, l’Expert-comptable conserve un rôle stratégique non substituable, notamment quand il s’agit d’optimisation fiscale.

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