Que penser des logiciels de facturation gratuits ?

Un logiciel de facturation simple va vous servir à facturer. S’il est plus élaboré, il peut vous appuyer dans le pilotage et la gestion de votre activité. Quelles sont les solutions de facturation existantes et laquelle choisir ?

SOMMAIRE

• À quoi sert un logiciel de facturation ?
  • Le pilotage
  • Le respect du cadre juridique
  • La fluidité dans la tenue de la comptabilité
• Que penser des logiciels gratuits de facturation ?
  • Limites sur les fonctionnalités
  • Limites sur les services associés
  • Faussement gratuits
  • Une question de business model
• Les logiciels de facturation payants

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À quoi sert un logiciel de facturation ?

Le pilotage

Un logiciel de facturation se présente comme une plateforme où l’on peut éditer et gérer factures, dépenses et devis. Le but : avoir une vision en temps réel des encaissements et décaissements passés, en cours et futurs (devis pour les prospects, bon de commande, bon de livraison, chiffre d'affaires...).

Le respect du cadre juridique

Les factures ont quelques règles d’obligations légales à respecter, émanant du code du commerce ou bien du secteur. Ces modalités peuvent évoluer, comme pour la restauration, où la TVA est passée de 7 à 10 % en 2014. Une solution logicielle de devis facture peut vous servir de garde-fou par rapport à cette veille : un moyen sûr d’émettre des factures valides et à jour des normes en vigueur.

La fluidité dans la tenue de la comptabilité

Le logiciel de facturation va bien plus loin qu’un logiciel Excel. En important vos flux bancaires, il les rapproche des factures correspondantes de manière à les passer en écritures comptables. Le process est semi-automatisé. Votre expert-comptable, votre centre de gestion agréé ou vous-même, entrepreneur, n’avez plus à saisir ou rapprocher manuellement les écritures. Une fois générées, elles s’inscrivent directement dans le bilan. La tenue comptable est fluide et se fait au fil de l’eau avec ou sans logiciel de comptabilité.
 

Que penser des logiciels gratuits de facturation ?

Certains logiciels de facturation gratuits sont en réalité payants avec une version gratuite. Cette version est généralement dégradée ou insatisfaisante.

Limites sur les fonctionnalités

Les fonctions de base

La version gratuite d’AlauxSoft, par exemple, ne propose pas de module pour le suivi des encaissements et décaissements, pourtant fonctionnalité de base. D’autres ne pourront pas se connecter à votre banque. Vous devrez alors importer manuellement vos flux bancaires au format CSV. D’autres encore, comme Go-Facture, ne vous permettront pas d’envoyer vos factures par mail depuis le logiciel à votre fichier client. Vous devrez exporter la facture et l’envoyer depuis votre boîte de messagerie en tant que pièce jointe.

Un maximum fixé

Certains logiciels limitent le nombre de factures sur leur version gratuite. Sur Go-Facture par exemple, c’est quatorze factures par mois. Cela peut-être suffisant comme logiciel facturation pour auto entrepreneur gratuit au lancement de l'activité mais le jour où vous les dépassez, vous êtes ainsi incités à passer en mode payant. Chez d’autres, c’est le nombre d’utilisateurs possible qui est limité. Avec NCH Software, c’est cinq maximum.

Limites sur les services associés

Le support

Mettons qu’un bug surgisse, que vous ayez besoin d'un modèle de facture ou que vous ayez besoin d’éclaircissements quant au passage d’une écriture : pouvoir contacter un support est primordial. Que ce soit par mail, tchat ou téléphone, la personne compétente pourra débloquer la situation. Or, les versions gratuites ne proposent évidemment pas de support.

L’accès en ligne

Certaines versions gratuites sont proposées en téléchargement. Elles sont à installer sur votre poste de travail en local. Contrairement à un logiciel de facturation en ligne, vous ne pourrez donc pas y accéder en mobilité depuis un autre appareil ni faire de factures en ligne. Et en cas d’évolution du cadre légal, ce sera à vous de penser à faire une mise à jour. Il faudra également penser à faire des sauvegardes régulières de votre comptabilité.

Faussement gratuits

Certains éditeurs jouent sur les mots. Ils se disent gratuits quand ce n’est que la période d’essai qui l’est réellement. C’est le cas par exemple de Faktum facture. Cela revient à miser sur l’espoir qu’une fois sur l’outil, vous ayez des réticences à en changer. Une fois que l’on a configuré la gestion des contacts de sa base clients et jumelé son compte bancaire, il est vrai que c’est dissuasif.

Une question de business model

Que les logiciels de facture gratuits laissent à désirer, c’est normal. Si on réfléchit à leur business model, la gratuité absolue impliquerait qu’elles fonctionnent avec des équipes 100 % bénévoles. Ce qui réduit forcément la qualité du service, mais également du produit : aussi bien en termes d’ergonomie, de fiabilité que de fonctionnalités. A moins d’être un organisme à but non lucratif, l’éditeur a un impératif de rentabilité. S’il propose un logiciel devis facture gratuit, on peut s’interroger sur le bénéfice qu’il en tire. A l’heure où la data est une denrée recherchée, certains se rémunèrent sans doute en revendant à des fins commerciales les informations que vous leur communiquez…

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Les logiciels de facturation payants

Parmi les logiciels payants :

• certains sont proposés sous licence, avec un contrat de maintenance pour les mises à jour ;
• d’autres par abonnement, en mode SaaS (Software as a Service).

En fonction de la taille de votre structure (auto entreprise, micro entreprise, petites et moyennes entreprises), différentes solutions existent. Parmi elles :

• Sage One : une offre Sage destinée aux très petites entreprises. Sa solution est complète et assortie d’une synthèse sous forme de tableaux de bord, pour avoir une vue en temps réel de votre gestion. Cet outil de gestion et d’aide à la décision vous aide à piloter votre activité, où que vous soyez depuis votre application mobile, comme votre ordinateur de bureau.
• EBP est un logiciel français très performant. Il s’interface sans problème et avec facilité à votre compte bancaire, puisqu’il est compatible avec plus de cinquante banques. Le suivi des comptes vous garantit une vision sur votre trésorerie en temps réel, pour limiter ainsi quelques surprises ! Vous pouvez tester le logiciel EBP gratuit avec la version d'essai.
• QuickBooks est une possibilité très performante également. La solution vous alerte en cas de paiement non reçu. Pour éviter de vous rendre compte tardivement qu’un client ne vous paye pas, vous programmez l’alerte mail de relance et en êtes informés au plus tôt. Tout comme un logiciel de gestion commerciale, toute l'activité courante est gérée par la solution pour vous faire gagner du temps et simplifier la gestion des documents commerciaux (devis, facturation).

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Se doter d’une solution de facturation dédiée est plus que recommandé. Bien que certaines se disent gratuites, elles cachent souvent d’autres inconvénients. Si vous devez choisir la vôtre, évaluez bien vos attentes en matière de fonctionnalités, de facilité de paramétrages et prenez-en une satisfaisante, voire évolutive et personnalisable, à long terme.