Quels sont les besoins d’une entreprise en matière de facturation ?

Besoins facturation

La facturation est un sujet critique pour la très grande majorité des entreprises. Aujourd’hui, la facturation se fait plus que jamais par le biais de l’électronique. Les documents de facturation se font rapidement et sans encombre, même si quelques fois des limites surviennent.

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La facturation

Au dela du document papier, la facturation est une procédure complète entre un vendeur et un acheteur lorsque ceux-ci concluent d'un accord commercial (achat de produit ou service). La facturation est un écrit à valeur légale indispensable entre le vendeur et l’acquéreur. Toutes les dispositions relatives à cette dernière se font à la charge des deux parties prenantes. La facture doit porter les mentions suivantes : les noms des parties concernées à savoir le vendeur et l’acheteur, la date de l’opération, les informations détaillées par lesquelles se sont effectués les échanges (chèque, espèces, contrat,…), le montant chiffré de la TVA et les frais supplémentaires. Ce format est l’exemple typique d’une simple facture de base. La tracabilité de l’activité commerciale de l’entreprise se fait donc à travers la facturation: document obligatoire que toute entreprise se doit d’avoir sous peine d’accusation d’activités illicites. Les devis, en revanche, permettent avant tout de garder une relation de proximité avec le client.
Les logiciels (logiciel de comptabilité gratuit, logiciel de facturation, logiciel de devis,…) permettent de mieux appréhender la facturation sous toutes ses formes. Améliorer le processus de facturation est en amont des objectifs de la société : une facturation idéale permet d'éviter beaucoup d'erreurs, de renforcer la relation client et améliorer les bénéfices.

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La facturation sous toutes ses formes

Il existe plusieurs types de facturation : 

  • La facture proforma : c’est une facture provisoire qui permet à l’acheteur / acquéreur d’obtenir une autorisation par rapport à un bien (particulièrement pour les importations) et de savoir précisément ce qui lui sera facturé. Elle agit comme le crédit avec des conditions générales de vente.
  • La facture acquittée : facture attestant du paiement de la somme due par l’assuré, lorsque le chèque ou l’argent a été remis au prestataire.
  • La facture dématérialisée : elle consiste à faire passer des documents du support physique (en version papier) au support numérique ou électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisées tout en gardant leur valeur fiscale.
  • La facture auto entrepreneur TVA : l’auto entrepreneur ne facture pas de TVA. Il ne récupère pas non plus celle qu’il a dépensé à l'achat.
  • L’e-facture : facturation rapide qui a détrônée facilement la facturation manuelle jugée trop lente, c’est une version électronique de la facture, sécurisée et qui respecte la vie privée de ses utilisateurs.
  • La facturation rapide : logiciel permettant d’effectuer de la façon la plus simple qui soit des devis ou des factures. La facturation est explicitement exigée par la loi. Il est dit qu’une facture doit être établie à chaque vente, numérotée et éditée en deux exemplaires (un pour l’acheteur et un pour l’acquéreur). Les factures sont des modèles de preuves quant aux activités effectuées par une entreprise.

La facturation client traditionnelle au format papier se compose de nombreuses étapes et demande beaucoup de temps, puisque tout le processus s’effectue manuellement. Cela entraîne un coût de production élevé, ainsi qu’un manque de visibilité et de contrôle du processus. Le moment est arrivé où la facturation manuelle empêche l’amélioration du traitement des documents client en entreprise et l’accélération du cycle d’encaissement des paiements. Préférons les factures électroniques et sachons les utiliser à bon escient. La connaissance des bases de la constitution d’une facture permet à une société de faire une gestion commerciale stable, et de ne pas se glisser dans les rouages d’une grande perte financière. En matière de facturation, une société a juste besoin de savoir comment se déroule le processus de facturation et comment le gérer. Ensuite les logiciels font le reste.