Pourquoi changer la gestion de ma TPE si tout va bien ou presque ?

Pourquoi changer la gestion de ma TPE ? Tout va si bien… ou presque !

Quand on est une TPE (Très Petite Entreprise), on utilise souvent Excel pour tout : la comptabilité, les factures, la base de données clients, le CRM (Customer Relationship Management). C’est un système D qui a fait ses preuves, et tant que ça marche, pourquoi pas ? Pour aller plus loin, retrouvez tous nos avis sur les solutions de facturation.

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Excel, ça me va très bien. Quoique…

Excel est souvent la solution première, en attendant d'avoir le budget pour autre chose de plus rigoureux. Mais si elle présente bien des qualités, niveau gestion ce n’est quand même pas fait pour. Mini-désagréments, manipulations contre-intuitives, erreurs, doublons : on fait avec mais Excel fait baisser la productivité passé un certain point.

Le suivi commercial

Vous tenez à jour votre tableur, mais lui ne vous envoie pas une alerte pour vous éviter d’oublier ce qui est à faire. Or c’est une aide plus que bienvenue, sur de nombreuses tâches et spécifiquement pour le suivi commercial. Comment se rappeler du prospect qui vous a dit « Rappelez-moi dans deux mois », de celui à recontacter dans deux semaines, ou du troisième à horizon six mois ? Un casse-tête. Certes vous pouvez vous imposer un point hebdomadaire pour passer au peigne fin tout votre tableur. Mais c’est long, laborieux, et vous risquerez malgré tout d’en oublier, l’erreur est humaine. De plus, plus le volume augmente, plus il est long et difficile de tout passer en revue.

Le suivi de la facturation

De même que la vérification des paiements n’est pas automatique sur un tableur. Si vous ne vérifiez pas vous-même l'état de vos comptes en banque, vous ne saurez pas qui vous a payé et vous perdez la maîtrise de votre gestion. Si vous êtes face à un impayé, mieux vaut le savoir au plus tôt pour minimiser le risque de votre côté et les dommages collatéraux si la situation devait virer court.

Un grand risque d’erreurs

Si un tableur aide à organiser les données, il ne vérifie par contre pas les bases des calculs. Quand vous partez sur de mauvais montants, tant que la formule est « juste », le tableur affiche un résultat qui semble cohérent. Si par exemple vous envoyez un devis à votre client et qu'il vous le retourne signé, vous vous apercevrez trop tard de l’erreur : des taux de TVA différents mal appliqués, par exemple. Cela pose un problème comptable, or il est délicat de rectifier le tir à cette étape-là. Vous risquez d’irriter le client, voire de le perdre, et dans tous les cas votre crédibilité en pâtit.

Les alternatives à Excel sont trop compliquées… Vraiment ?

Aucune solution n’est adaptée ?

Vous croyez votre structure trop petite pour trouver chaussure à son pied ? Détrompez-vous. Un progiciel de facturation comme Sage One est fait pour les structures de moins de cinq salariés. Il offre toutes les fonctionnalités importantes, avec un paramétrage plus léger. La solution de facturation répond ainsi aux besoins des TPE tout en restant accessible. Et le jour où les besoins s’étendent, la transition se fait naturellement vers Sage Online : adressé aux PME (Petites et Moyennes Entreprises) et ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire).

La bascule est compliquée ?

Non, car là aussi l’éditeur a tout prévu : c’est dans son intérêt de vous faciliter la tâche. Il vous suffit d’importer votre base de données à partir de vos différents tableurs, directement dans la solution de gestion Sage One. La bascule est instantanée, et vous démarrez de suite sur le nouvel outil.

Au plus près de vos problématiques

Cette préoccupation de l’éditeur pour les TPE ne s’arrête pas là. À travers différents partenariats, tels que celui avec l’UAE : l’Union des Auto-Entrepreneurs, Sage One s’entoure d’acteurs dédiés à l’appui de la création d’entreprise.

Concrètement, quels sont les bénéfices de logiciels spécialisés ?

Mieux travailler ensemble

En passant d’Excel à un logiciel SaaS, les bénéfices sont multiples. Une solution en ligne, est non seulement accessible partout, mais aussi collaborative. Fini les problèmes de sauvegarde, ou les « Qui est sur le tableur ? » lancés à la cantonade d’un bureau à l’autre. Excel n’étant pas un outil collaboratif, une seule personne peut être en mode écriture et sauvegarder. Les autres ne seront qu’en lecture. Dans le Cloud, ces difficultés sont révolues.

Gérer en temps réel

Un progiciel SaaS se synchronise en continu : avec les flux de votre compte en banque jumelé, avec votre calendrier, avec votre to-do list… Il vous suffit de paramétrer des rappels pour que l’outil vous serve de pense-bête. Vous pouvez aussi lui demander d’automatiser certaines actions, comme l’envoi d’un mail type en cas de retard de paiement par exemple. Autant d’énergie gagnée, sur une tâche importante certes, mais sans valeur ajoutée intrinsèque.

Automatiser tout en personnalisant

Vous avez rédigé un devis qui a été accepté. Nul besoin de rédiger la facture, l’outil fait la bascule tout seul. Un temps de saisi économisé, et moins de marge d’erreurs. Et ce n’est pas parce que c’est automatique que c’est impersonnel. Justement : l’outil vous propose de modifier les modèles de factures et devis avec votre logo et vos couleurs. Les documents édités sont à la fois professionnels et personnalisés.

Vous fonctionnez depuis le début sur Excel, et tout va très bien. Pourquoi changer de solution de facturation ? A y regarder de plus près, les limites inhérentes aux tableurs impactent le quotidien de vos collaborateurs à de multiples niveaux. Quand on n’a que ça, on fait avec, et tout le monde l’accepte. Mais quand on sait qu’il existe mieux avec Sage One, et que les gains cumulés seraient évidents, on peut se poser la question !

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Les logiciels de facturation proposent souvent des modèles à personnaliser. Il est très important de le faire c'est pourquoi, en complément, nous vous proposons ce modèle plus élaborer à intégrer à votre outil :

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