Usage du logiciel de facturation : difficile ou pas ?

Facturation

La facturation est une procédure dont aucune entreprise ne peut se passer. Souvent, faire des factures manuellement prend trop de temps. À cet égard, la « e-facture » contribue beaucoup à l’amélioration de la productivité en entreprise au même titre qu'elle réduit les erreurs et les délais.

Au même titre que le logiciel de comptabilité, le logiciel de devis et le logiciel de facturation simplifient la gestion comptable et financière de l'entreprise. En l'occurence ces logiciels permettent de réaliser des modèles de « e-facture » construits autour de la charte graphique de l'entreprise, des produits du catalogue, et des informations du client. Un logiciel de facturation peut être personnalisé par son utilisateur. Néanmoins, il doit à minima couvrir certaines fonctionnalités.
C'est avant tout un outil de gestion des devis et des factures. À ce titre, il contribue à la planification et à l’envoi des factures périodiques, à la réalisation de factures proforma, etc. Le logiciel de facturation peut faire une facture dûment signée et authentifiée électroniquement par le client.
Ensuite, la facturation informatisée est un dispositif plus efficace dans la gestion des paiements qu'un suivi classique sous Excel. En effet, son rôle consiste à gérer les rappels pour retards de paiements, ou encore à les lier à des factures. Il permet d’accélérer les modalités de paiement et de résolutions de facture. Puis, dans le cadre plus étendu de la gestion commerciale, il améliore la gestion des clients et des fournisseurs.
Enfin, à l’intérieur d’un logiciel de facturation doit figurer une bibliothèque d'articles, ainsi que des rapports et statistiques permettant de suivre la situation financière du client. Très efficace en duo avec un logiciel de comptabilité, le logiciel de facturation est un élément indispensable de la gestion commerciale. Le logiciel de facturation est idéal également pour régler les factures directement en ligne.
Voici les différents types de factures possibles qu'une entreprise peut établir avec un logiciel :

  • Facture proforma,
  • Facture auto entrepreneur avec montant total TTC,
  • Factures hors taxe avec mise en évidence de la TVA,
  • Factures périodiques
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Comment utiliser le logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation peut s'utiliser sur différents terminaux fixes et mobiles, à savoir : l’ordinateur, les tablettes, les smartphones, les MAC, etc. Les usages liés à l'utilisation d'un logiciel de facturation vont donc différer en fonction du contexte.
Dans un usage classique, le logiciel de facturation constitue un outil pratique dans le suivi des activités. À cet égard, il dispose d'un tableau de bord où figurent les documents de vente, les devis à relancer, les échéanciers, etc.
Par ailleurs, il permet de gérer les fournitures, les ouvrages, la main d’œuvre, ainsi que les comptes divers pour alimenter ses données comptables. La fiche d'éléments permet de gérer en même temps les bénéfices, les marges, les co-contributions et même les unités de production. Le logiciel de facturation dispose aussi d’un espace pour décrire la prestation et pour renseigner le nom du fournisseur.
Enfin, l’ajout de devis peut se faire entièrement dans la bibliothèque du logiciel en question. Pour ce faire, il faut noter les prestations (ouvrages, fournitures, main d’œuvre, choix de la TVA, etc.). Le logiciel sert de relais avec le logiciel de comptabilité. En effet, l'interopérabilité du logiciel permet de transférer les données des factures et règlements dans l’outil de comptabilité. L’usage d’un logiciel de facturation est utile pour toute entreprise. Son utilisation est très peu compliquée et flexible grâce à son accessiblibité depuis différents types de matériels.

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