Ai-je vraiment besoin d'une caisse enregistreuse pour mon commerce ?

Si vous avez le projet de vous installer en tant que commerçant, vous vous posez certainement la question de l’utilité ou de l’obligation de vous équiper d’une caisse enregistreuse.

Que peut vous apporter un tel outil dans le développement de votre chiffre d’affaires ? Quelle valeur ajoutée pour votre commerce ? La loi impose-t-elle d’utiliser une caisse enregistreuse ? Et si oui, pouvez-vous choisir n’importe quel système ?
Avant de vous lancer, voici un éclairage sur la situation en 2019.

Aussi surprenant que cela puisse paraître, aucun texte de loi ne vous oblige, en tant que commerçant, à vous équiper d’un système de caisse enregistreuse. 

Si vous préférez fonctionner « à l’ancienne », avec un simple carnet à souches, un facturier ou même un tableur Excel, personne ne peut vous en empêcher, enfin… pour l’instant.

Vos seules obligations :

• être systématiquement en mesure de fournir à votre client une facture gardant trace de la transaction si elle dépasse le montant de 25 € TTC ;
• en deçà de 25 € TTC, vous n’avez à fournir une note qu’à la demande du client.

Dans les deux cas, la facture doit être éditée en deux exemplaires, l’un pour le client et l’autre que vous garderez à titre de justificatif comptable.

Une petite révolution est apparue en 2018 : la loi impose désormais de nouvelles obligations réglementaires aux commerçants soumis à la TVA et qui sont équipés d’une caisse enregistreuse.

Pour pallier les problèmes de fraude fiscale, le 1er janvier 2018, l’État français a voté un article de loi qui oblige les entreprises assujetties à la TVA à utiliser une caisse enregistreuse (ou un logiciel de caisse enregistreuse) certifiée NF525, c’est-à-dire conforme aux nouvelles exigences en vigueur. 

Sont visés tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des règlements de leurs clients, quel que soit le mode de règlement (espèces, chèque, CB, virement, prélèvement…). 

Êtes-vous concerné ?

Pourquoi une telle norme et quelle incidence ?

La création de cette nouvelle norme répond à la double volonté de l’État de réduire les fraudes à la TVA et le blanchiment d’argent.

En cas de contrôle du Fisc, chaque transaction et opération de caisse sera facilement tracée pour permettre une véritable transparence. 

La norme NF525 répond en effet aux conditions « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ».

Le système certifié : 

• garde alors en mémoire la moindre transaction sans modification possible une fois l’encaissement réalisé afin d’être exportable en document comptable ;
• est capable de signaler les tentatives d’effacement de transactions, ou encore les doubles comptabilités virtuelles. 

Notre conseil : si vous souhaitez vous équiper d’une caisse enregistreuse, vous devrez désormais choisir un modèle certifié NF525, comme le logiciel Genius par exemple, ou vous faire délivrer une attestation par votre fournisseur.

Si vous ne respectez pas cette obligation, les sanctions peuvent être lourdes !

Si vous n’avez que très peu de flux de clientèle, un simple facturier peut faire l’affaire, mais dans le cas d’un pic d’affluence, imaginez-vous un instant rédiger le détail de toutes les commandes TTC et HT, vous retrouver à faire de multiples opérations en cas de paiement séparé, gérer les stocks, éditer la comptabilité… Laborieux, non ?

L’intérêt d’une caisse enregistreuse ne devient-il donc pas évident pour éviter une énorme perte de temps et grever la qualité de votre service client ?

Avoir un système d’encaissement facile à manipuler permet de gérer un nombre important d’opérations : l’impression des tickets et l’encaissement se font en un clin d’œil. De quoi ravir les clients qui jusque-là devaient attendre longtemps avant d’être servis. 

Se doter d’une caisse enregistreuse permet notamment de : 

• calculer la TVA beaucoup plus simplement,
• gérer les différents règlements plus aisément,
• accélérer les encaissements,
• éditer automatiquement des tickets de caisse détaillés et conformes à la réglementation,
• enregistrer des transactions, des calculs, des produits automatisés,
• exporter des informations automatiquement.

Sous sa forme connectée (mobile ou pas, sur tablette ou sur ordinateur), la caisse enregistreuse devient aujourd’hui un outil de gestion complet de votre entreprise.

Elle offre des fonctionnalités qui vous facilitent la vie :

• La gestion des commandes : envoi des bons de préparation directement en cuisine,
• la gestion des produits : possibilité d’enregistrer des tarifs spéciaux selon un horaire, une date…,
• la gestion des stocks : économie sur les inventaires, réapprovisionnement automatique…,
• la gestion des réservations, de plan de salle, des tables en restauration,
• pilotage global de votre activité via des statistiques journalières, hebdomadaires, mensuelles et annuelles sur l’activité globale de votre entreprise,
• une interface intuitive et personnalisable selon l’utilisateur (employé, manager…).

Vous pourrez naturellement ajouter des périphériques installés en réseau, comme une imprimante à tickets de caisse, un terminal de paiement, une balance ou un détecteur de faux billets.

Quel que soit le système d’encaissement que vous utilisez, il doit être fiable et efficace, mais aussi permettre de justifier d’une comptabilité irréprochable. Vous devez en effet être en mesure de justifier vos recettes auprès de l’administration fiscale.
Toutes ces exigences peuvent être source d’angoisse, sauf si vous optez pour la caisse enregistreuse moderne, de type logiciel de caisse certifié NF525.

Ce type de caisse vous procure un soulagement apprécié, car ses fonctionnalités permettent :

• La suppression d’erreurs de comptabilité,
• des informations comptables et fiscales irréprochables,
• la sécurisation et l’archivage de l’ensemble des données,
• l’édition de rapports de ventes automatiques,
• l’export automatique des comptes vers votre expert-comptable. 

Si votre caisse satisfait aux conditions de la norme NF525, vous n’aurez aucun souci à vous faire en cas de contrôle.

En revanche, si vous ne pouvez pas prouver la conformité de votre système de caisse, vous aurez 60 jours à partir de la date du procès-verbal pour vous mettre en règle, sous peine de vous exposer à une amende de 7 500 € par caisse.  

En outre, des pénalités d’impôt supplémentaires dues au titre des recettes que le logiciel frauduleux aura permis de dissimuler suite au contrôle pourront être ajoutées.

Avant la loi de 2018, plus de 17 milliards d’euros ne rentraient pas dans les caisses de l’État à cause de l’utilisation de caisses enregistreuses frauduleuses, appelées également caisses « permissives ».

Équipées d’un logiciel servant à effacer ou à modifier une partie des règlements de la comptabilité officielle, elles permettaient d’échapper au paiement des impôts et de la TVA.

Avec la certification obligatoire et les sanctions liées, elles tendent à disparaître. En effet, les caisses « non permissives » gardent en mémoire toute transaction sans altération possible par la suite, ce qui complique alors la tâche des fraudeurs.

Étant donné que l’on ne peut pas vérifier la conformité d’une caisse d’un simple coup d’œil, en cas de contrôle, vous devrez fournir des documents justifiant que vous êtes bien en règle. 

• Vous vous équipez d’une nouvelle caisse enregistreuse :

Une attestation « logiciel certifié » doit vous être fournie par l’éditeur, vous assurant de son engagement à respecter les exigences de la loi de 2018. C’est votre garantie auprès de l’administration fiscale. 

• Vous avez déjà une caisse enregistreuse : 

Demandez à votre fournisseur actuel si sa caisse enregistreuse (ou son logiciel de caisse) est bien certifiée NF525 (un macaron NF bleu et blanc apposé sur la caisse prouve cette garantie) et quand c’est possible, demandez sa mise à jour. 

Là encore, le fournisseur doit vous fournir la preuve écrite que le matériel est bien en règle afin de vous couvrir en cas de contrôle.

Si la certification est impossible, vous devrez acheter un nouveau logiciel ou un nouveau système de caisse certifié et homologué. 

Si la nouvelle réglementation peut faire peur, il y a tant à gagner à s’équiper d’un système de caisse enregistreuse informatisé qu’il serait dommage de s’en priver :

• Les interfaces sont devenues très ergonomiques et leur prise en main est bien plus intuitive qu’avant.
• Vous pouvez désormais vous équiper avec des solutions en ligne bien plus économiques.

Les éditeurs de logiciels de caisse enregistreuse ont redoublé d’efforts pour vous rendre la vie plus facile, alors qu’attendez-vous pour vous laisser tenter ?