Gérer les notes de frais plus simplement

Gérer les notes de frais plus simplement

Gérer les notes de frais peut vite devenir très compliqué. Les outils de travail ont pourtant évolué. Comment en tirer parti pour rendre cette gestion plus fluide ? Retrouvez tous nos conseils sur l'utilisation des notes de frais.

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Les dépenses concernées

Que recouvrent les frais professionnels ? Il s’agit de l’ensemble des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et susceptibles d’être appuyés par un justificatif. Sont donc concernées toutes les dépenses occasionnées par vous et vos collaborateurs dans le cadre des missions liées à l’activité de l’entreprise. Cela recouvre :

  • Les frais de restauration (repas).
  • Les frais d’hébergement. L’entreprise peut les prendre en charge si l’une des deux conditions suivantes est remplie :
    • le domicile du salarié se situe à plus de 50km
    • le domicile du salarié est difficilement accessible en transports en commun, impliquant un trajet de plus d’1h30

Les frais de déplacement : trains, avions, péages. Dans le cas où le salarié ou le chef d’entreprise utiliserait son véhicule personnel dans le cadre de ses fonctions, une indemnité kilométrique est appliquée.   

La gestion classique

Traditionnellement, la gestion des notes de frais requiert trois étapes :

1/ On doit, au quotidien, gérer tous ses justificatifs de remboursement. Ce qui, d’une part, est contraignant puisqu’il faut penser à les demander à chaque dépense réalisée et d’autre part, est laborieux puisqu’il faut les conserver. On se retrouve avec une multitude de papiers volants, pliés et en vrac dans son portefeuille.

2/ Un beau jour, on les recense tous pour enregistrer ses notes de frais de la période. Certains dressent alors un tableau et prennent du temps pour présenter leurs multiples tickets de caisse en une note organisée : en les triant par date par exemple, ou par projet.
D’autres livrent tout tel quel, en liasse. C’est souvent le cas des commerciaux ou chefs de secteur, dont les déplacements sont si nombreux que le travail de tri représenterait un réel effort.

3/ La secrétaire ou le service comptabilité, parfois le service RH, se chargent ensuite de les déchiffrer, en y passant plus ou moins de temps en fonction de l’état dans lequel on les leur a livrés. Ils les imputent enfin aux fiches de paie suivantes pour remboursement.

Une méthode qui laisse à désirer

Cette façon de faire présente des inconvénients évidents. Elle est :

  • Chronophage : le tri est à faire. Qu’il soit réalisé en amont ou en aval, il nécessite un temps incompressible.
  • Laborieuse : aussi bien pour le collaborateur, qui doit tout stocker avant l'envoi au service comptabilité, que pour la personne en charge de les enregistrer, qui doit en retrouver le contexte.
  • Limitée : les tickets de caisse sont un support fragile. L’encre disparaît à terme. Et ce bien plus vite s’ils sont mal conservés ou exposés au contact d’autres papiers. Il est recommandé de les scanner au plus vite pour en garder une trace numérique, la trace papier n’étant pas conçue pour durer. Cette limite de temps contraint à traiter ses notes de frais régulièrement, pour éviter le désagrément de perdre l’information sur le ticket.
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Mieux gérer vos frais professionnels

Se servir des possibilités actuelles

Aujourd’hui, on a tous un téléphone capable de prendre une photo. Et le réflexe s’est naturellement répandu de photographier le ticket de caisse plutôt que de chercher à le conserver sous format papier. Partant de cet usage, certains logiciels de gestion de notes de frais proposent d’aller plus loin. C’est le cas d’Expensya, logiciel SaaS (Software as a Service) utilisable en mobilité : depuis son téléphone ou sa tablette comme depuis son poste fixe. Lorsque le salarié prend en photo le ticket avec son mobile, Expensya en déduit immédiatement les data à relever : fournisseur, montant, TVA, date. La saisie proposée par l’application est parfaite dans 87 % des cas. Dans les rares cas d’erreur, le salarié peut tout de suite corriger. L’information est transmise au service concerné, qui n’a donc plus à la saisir. Les frais s’enregistrent ainsi de manière semi-automatique et au fil de l’eau.

Adopter un outil spécialisé

Le gain de temps et d’énergie est colossal, et ce quelle que soit la structure : pour une ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire), PME (Petite ou Moyenne Entreprise) ou TPE (Très Petite Entreprise), comme pour un indépendant, un freelance ou une startup. De plus, un logiciel comme Expensya s’adapte aux process internes de l’entreprise : si un circuit de validation est de rigueur dans votre structure, la note sera d’abord soumise au manager ou responsable d’équipe avant d’être enregistrée. En tant que module extérieur, Expensya vient se plugger à votre outil de comptabilité. Il s’interface facilement avec toutes les solutions existantes et vient apporter un vrai plus sur le point précis et primordial qu’est la gestion des frais professionnels.

Faire de l’optimisation fiscale et sociale

La tenue de vos frais professionnels est avantageuse. D’abord pour vos employés, pour qui le remboursement de ces frais ne sera pas soumis à l’impôt sur le revenu.

Mais également pour votre entreprise, dont le bénéfice imposable sera diminué du montant des frais enregistrés. Les frais déclarés seront également exonérés de cotisations sociales.

En tant qu’entreprise, vous avez le choix entre trois systèmes de calcul de frais professionnels :

  • Au réel : sont alors pris en compte tous les frais dûment justifiés par les salariés et le chef d’entreprise.
  • Au forfait : on applique alors le barème de l’URSSAF pour les frais professionnels. Les frais doivent également être justifiés. En cas de dépassement, l’excédent est soumis à cotisations sociales.
  • Sous forme de déduction supplémentaire pour frais professionnels, intéressante dans certains cas.

 
La gestion des notes de frais est une tâche administrative sans valeur ajoutée intrinsèque pour votre entreprise. Son intérêt fiscal et social est par contre réel. Il est donc primordial d’en optimiser la gestion opérationnelle tout en bénéficiant des avantages qu’elle entraîne.
 

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