Frais professionnels 2017 : ce qu'il faut savoir

Quelles dépenses rentrent dans la catégorie des frais professionnels ? Comment bien utiliser les notes de frais et les calculer ? Et quelle gestion adopter dans l’entreprise pour éviter tout impact négatif en terme de productivité sur votre activité ? Voici les réponses qui vous aiguillent sur la voie de la quiétude.
 

Suggestion de logiciels pour vous

Expensya

Expensya
Gestion des notes de frais
30 jours d'Essai Gratuit
Voir ce logiciel

Itool Comptabilité

Itool Comptabilité
Comptabilité et facturation simple, mobile et sécurisée
30 jours gratuits
Voir ce logiciel

Yourcegid Finance Y2

Yourcegid Finance Y2
Améliorez votre performance et maîtrisez les risques
Être contacté par un conseiller
Voir ce logiciel

Frais professionnels des salariés : définition

Qu’appelle-t-on note de frais ?

Les frais professionnels, aussi appelés frais réels, sont des frais engagés par un salarié dans l’exercice de sa mission. Ce sont des dépenses liées aux besoins de l’activité professionnelle. Elles sont variées, mais comptent deux types de dépenses récurrentes qui sont les frais de repas et les frais de déplacement professionnel.

À ne pas confondre avec l’avantage en nature

Il ne faut pas confondre le remboursement des frais professionnels avec l’avantage en nature qui est lui considéré comme une rémunération – et donc obligatoirement comptée dans le salaire, contrairement aux remboursements des frais réels.

Comment prendre en charge les frais réels ?

En tant qu’employeur, vous avez le choix entre trois solutions pour rembourser les frais professionnels à vos salariés :

  • Le remboursement au réel : le salarié vous fournit tous les justificatifs de frais, c’est-à-dire les factures de ses dépenses et c’est à vous de le rembourser sur sa prochaine paye.
  • L’indemnisation au forfait : l’employeur peut opter pour un remboursement sous forme de forfait. Une enveloppe budgétaire est alors accordée au travailleur sans qu’aucun justificatif ne soit demandé, son utilisation se fait dans l’esprit d’une vraie autonomie accordée au salarié – elle est surtout utilisée dans le cas de frais réguliers. Elle compte les indemnités kilométriques, les dépenses de nourriture, et celles de logement lorsque le salarié paye le loyer d’un logement provisoire pour son travail, à condition qu’il ne soit pas déclaré comme foyer fiscal. L’indemnisation doit être adaptée aux montants des frais, et les dépenses prévues à l’avance par l’entreprise.
  • La prise en charge en amont : le salarié peut disposer d’une carte de crédit de la société – ou d’une carte carburant ou d’un boîtier péage par exemple – pour ne pas avoir à avancer toutes les dépenses qu’il effectue. Ces dépenses n’ont pas à être remboursées puisque c’est l’entreprise qui paye directement.

Déclaration d’impôt : une déduction est-elle possible pour les frais professionnels ?

Déduction des cotisations sociales : le remboursement n’est pas imposable

En général, le remboursement des frais est exonéré de charges sociales à partir du moment où les dépenses satisfont les conditions imposées par la convention collective et le contrat de travail. Ce qui signifie que même si le remboursement des frais professionnels s’ajoute au salaire, il n’en est pas un et il n'entraîne ni cotisations sociales, ni CSG-CRDS (contribution sociale généralisée et contribution au remboursement de la dette sociale). Normal puisqu’il ne s’agit pas d’une rémunération, mais d’un remboursement ! Les remboursements des frais professionnels ne sont donc pas soumis à l'impôt sur le revenu. Ils sont déductibles même s’ils s’ajoutent au salaire net. C’est la raison pour laquelle ils peuvent être inscrits dans la déclaration de revenus.

Le dispositif forfaitaire est soumis à des contraintes fixées par l’URSSAF

Le cas du forfait est différent dans la mesure où il constitue un versement régulier. Rappelons qu’il ne peut porter que sur des dépenses de nourriture, de logement et de mobilité. Chacune de ces typologies est soumise à une limite d’exonération fixée par l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'Allocations familiales). Ce qui signifie qu’en cas de dépassement, c’est-à-dire si les dépenses du salarié sont plus élevées que la dépense prévue par le forfait, la fraction excédante doit être réintégrée dans l'assiette des cotisations.

Les modalités de l’abattement forfaitaire

Appliquer un abattement forfaitaire n’est pas tricher, ce n’est pas une réduction d’impôt mais bien une nécessité pour certaines professions et une manière pour le contribuable de justifier à l’État ses frais professionnels et de les déduire de ses cotisations. Ainsi, pour certaines professions, une DFS (déduction forfaitaire spécifique) est appliquée sur les cotisations. Elle va de 5 à 40 % pour les VRP (voyageurs, représentants et placiers) ; elle est de 30 % pour les journalistes ; de 25 % pour les artistes cinématographiques ; et de 10 % pour les ouvriers du bâtiment. Elle est liée à l’activité professionnelle de l’employé et plafonnée à 7,6 k€.

Le remboursement au réel est obligatoire pour certaines professions

Le remboursement au réel, lui, n’est limité par aucun plafond. Il est obligatoire dans certains cas de figure :

  • le télétravail ;
  • les usages des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ;
  • le déménagement suite à une mobilité professionnelle ;
  • le détachement à l’étranger, ou dans les DOM-TOM (départements et territoires d’outre-mer) ;
  • la mission temporaire.

De même que pour les dirigeants, seul le remboursement réel est possible pour les dépenses engagées à titre personnel. Sont concernés les statuts TNS (travailleur non salarié), les dirigeants de SA (société anonyme), de SAS (société par actions simplifiées) et de structures à responsabilité limitée.

Suggestion de logiciels pour vous

QuickBooks

QuickBooks
Logiciel de gestion pour petites entreprises n°1 mondial
Offre exclusive -50%
Voir ce logiciel

Payfacile

Payfacile
Solution de Paiement & Commerce en ligne Clé-en-Main
TESTER GRATUITEMENT
Voir ce logiciel

ProAbono

ProAbono
Gestion d'abonnements pour services en ligne
30 jours gratuits
Voir ce logiciel

Gérer les frais professionnels au quotidien

La notion de frais professionnels peut désigner en réalité toute sorte de dépenses, auxquelles appliquer différents calculs ou modalités légales. Les logiciels SaaS (Software as a Service) sont de bons outils pour une gestion opérationnelle efficace et en règle.

Lorsque les frais professionnels sont nombreux mais irréguliers

Lorsque vos salariés dépensent souvent, mais de façon irrégulière, la meilleure solution est de leur laisser des moyens de paiements de l’entreprise – une carte de crédit par exemple. Elle présente tous les avantages pour l’employeur :

  • Elle évite de donner des avances de trésorerie à ses salariés ; ils peuvent le faire eux-mêmes.
  • Plus besoin de conserver ses notes de frais, au risque de les perdre ou de les abîmer puisque ce sont les salariés qui s’en chargent et qui en sont responsables.

Garder la main sur les dépenses réelles

Pour l’entreprise, être à l’initiative des dépenses peut aussi permettre de les optimiser : en négociant les tarifs fournisseurs notamment. Ce qu’un salarié n’aurait pas obtenu, l’entreprise en tant qu’entité client peut le négocier. Deuxième aspect important : le temps gagné sur la tâche support de supervision des notes de frais.

Un outil pour la gestion des frais professionnels

Il reste fréquent que les dépenses engagées, par impératif de délai ou par commodité, soient prises en charge par les salariés. Comment en réduire les étapes de gestion ? Des logiciels comme Clic&Tag proposent une fonctionnalité de suivi des remboursements utile aux entreprises.

Un outil pour la tenue des notes de frais

La tenue des notes de frais prend du temps également du côté salariés. Chez les commerciaux, on parle de près d’un tiers du temps de travail. Un chiffre alarmant pour l’entreprise, sur une tâche sans valeur ajoutée en tant que telle. Pour l’éviter, une solution comme Expensya est idéale. Plus besoin de conserver, ni de scanner la liasse de tickets de caisse que vous conservez depuis des semaines. À chaque dépense, vous photographiez la note avec votre smartphone. Un système de reconnaissance visuelle en déduit le montant, la date et le fournisseur. Après validation, tout est sauvegardé de façon numérique. Direction poubelle pour la version papier. Et de retour au bureau, aucune paperasse à gérer : vous êtes libre de vous concentrer sur l’essentiel.

Fixez un barème pour les frais kilométriques

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail entraînent des frais de transport (TGV, TER, transports publics) ou des frais de carburant pour ceux qui prennent leur véhicule. Ces dépenses peuvent être saisies manuellement, mais cela est long et laborieux. Le logiciel Izika y remédie en vous permettant de synchroniser votre agenda au logiciel, qui comptabilise automatiquement tous vos déplacements et calcule vos kilomètres, y compris ceux effectués pour vos rendez-vous. Le nombre de kilomètres parcourus est déduit selon un barème kilométrique. En somme, faire le choix d’un outil vous fait gagner du temps et de la tranquillité d’esprit : vous n’avez plus à calculer chacun de vos déplacements.

Commenter cet article

Ajouter un commentaire