Frais professionnels 2019 du salarié : obligations, barèmes de remboursement

Comment calculer les frais professionnels et le remboursement à effectuer au salarié ? Employeur : gérez vos notes de frais en respectant vos obligations et les règles de l’URSSAF.

Nous vous livrons dans cet article une définition des frais professionnels, et détaillons les différentes indemnités que vous pouvez verser à vos salariés :

Suggestion de logiciels pour vous

N2F

N2F
Dématérialisation à valeur probante des notes de frais
Essayer gratuitement
Voir ce logiciel

IZIKA

IZIKA
Indemnités Kilométriques Automatiques
Essai gratuit
Voir ce logiciel

Expensya

Expensya
Le logiciel de gestion des notes de frais de demain !
30 jours d'Essai Gratuit
Voir ce logiciel

Définition des frais professionnels selon l’URSSAF

Les frais professionnels sont toutes les dépenses effectuées par un salarié dans un cadre professionnel, afin de mener à bien les missions qui lui sont confiées.

Son employeur doit lui rembourser ces sommes engagées sur présentation des justificatifs de dépenses. Les sommes remboursées ne sont pas soumises aux cotisations de la Sécurité sociale ni à la CSG-CRDS.

Voici la liste des principaux frais professionnels :

  • les frais de transport (tramway, métro, bus, train, avion),
  • les frais de repas et/ou d’hébergement,
  • les frais de petit déplacement ou grand déplacement,
  • les frais kilométriques concernant les trajets effectués avec sa voiture personnelle à des fins professionnelles,
  • les frais liés au télétravail d’un employé depuis son domicile,
  • les frais liés aux NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication),
  • les frais engagés au titre de la mobilité professionnelle (location provisoire, déménagement, etc.).

Le remboursement des frais professionnels en 2019

Les règles régissant les frais professionnels de 2018 selon l’URSSAF ne sont pas les mêmes en 2019. Certains barèmes évoluent.

Pour le remboursement des frais professionnels, le Code du Travail définit certaines règles.

L’administration fiscale donne également plusieurs possibilités à l’employeur :

  • rembourser les frais au réel, c’est-à-dire rembourser les dépenses réellement effectuées,
  • choisir de verser des allocations forfaitaires à ses employés,
  • décider d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique à certains métiers.

Dans tous les cas, il faut suivre les règles et plafonds fixés par la loi pour :

  • calculer les sommes,
  • veiller à ce que les montants soient exonérés de cotisations sociales.

En fin d’article, nous vous présentons des solutions qui vous permettent de calculer automatiquement les dépenses professionnelles et de les gérer plus facilement.

Commençons par vous détailler les trois possibilités de remboursement et leurs fonctionnements respectifs.

L’indemnisation basée sur les dépenses réelles

Dans certains cas, le salarié est remboursé au réel : l’employeur lui rembourse l’exactitude des sommes dépensées.

Conditions d’application de l’indemnisation au réel

  • L’employé est tenu de présenter l’intégralité des justificatifs.
  • L’entreprise doit conserver tous les justificatifs pour les fournir en cas de contrôle.
  • Le gestionnaire de la paie doit tenir compte de l’exonération totale de cotisations concernant les sommes remboursées.

Le remboursement des frais professionnels au salarié est basé sur les dépenses réelles : les sommes sont totalement exonérées de cotisations sociales.

La liste des frais professionnels indemnisés au réel

  • les dépenses engagées par le salarié en télétravail,
  • les coûts engendrés concernant les NTIC (logiciel, internet, etc.),
  • les frais de déménagement et de mobilité professionnelle,
  • les charges supportées par le personnel détaché à l’étranger ou muté en France par une société étrangère,
  • les sommes dépensées par un collaborateur dans le cadre d’une mobilité professionnelle vers les territoires d’outre-mer et vice-versa,
  • les sommes dépensées par un collaborateur dans le cadre d’une mobilité professionnelle d’un territoire d’outre-mer vers un autre territoire d’outre-mer.

Note : le remboursement des frais professionnels du dirigeant non-salarié se fait également au réel. Concernant les frais kilométriques, le gérant, PDG, dirigeant peut utiliser sa voiture personnelle à des fins professionnelles et appliquer le barème kilométrique en vigueur.

Les indemnités sous forme d’allocations forfaitaires

Dans certains cas, l’employeur peut choisir de verser une allocation forfaitaire.

Conditions d’application des indemnités forfaitaires

  • Cette indemnité versée au salarié pour couvrir ses frais professionnels ne doit pas dépasser les limites définies par la loi pour être exonérée de cotisations sociales.
  • L’employeur n’est pas tenu de justifier les dépenses encourues par des factures, mais doit être capable de démontrer la situation de fait.
  • Exemple : le salarié doit se déplacer en rendez-vous client à 200 kilomètres du lieu de travail.

Le remboursement des frais professionnels au salarié se fait sous forme d’allocations forfaitaires : les sommes sont exonérées de cotisations sociales si elles ne dépassent pas les plafonds définis par la loi.

Barèmes URSSAF des indemnités forfaitaires

Retrouvez la liste des frais professionnels pouvant faire l’objet d’une indemnité sous forme d’allocation forfaitaire dans les tableaux suivants.

Pour chaque type de frais, nous vous indiquons les seuils à ne pas dépasser pour que cette indemnisation soit exonérée de cotisations.

Découvrez les barèmes des montants des indemnités forfaitaires pour 2019 :

 

Barème des indemnités forfaitaires de repas
Nature de l’indemnité

Plafond à ne pas dépasser pour exonération des cotisations sociales

Situation de fait à respecter

Repas

18,80 €

Contexte de déplacement professionnel avec impossibilité de se restaurer à son domicile.

 

Restauration 6,60 € Contexte : obligation de se restaurer dans les locaux de l’entreprise (travail de nuit, poste de gardiennage, etc.).
Restauration en dehors des locaux de l’entreprise 9,20 € Contexte de déplacement professionnel (y compris un chantier), avec des conditions de travail interdisant de se rendre à son domicile pour se restaurer, sans obligations de se sustenter au restaurant.

 

Barème des indemnités forfaitaires de grand déplacement en France métropolitaine

Nature de l’indemnité Repas Logement et petit-déjeuner

Déplacement à : Paris, Val-de-Marne, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis.

Déplacement dans les autres départements

Plafond à ne pas dépasser les 3 premiers mois pour exonération des cotisations sociales

18,80€

67,40€

50,00€

Plafond à ne pas dépasser du 3e au 24e mois pour exonération

16€

57,30€

42,50€

Plafond à ne pas dépasser du 24e au 72e mois pour exonération

13,20€

47,20€

35€

 

Barème des indemnités forfaitaires liées à la mobilité professionnelle

Nature de l’indemnité

Plafond à ne pas dépasser pour exonération des cotisations sociales

Indemnisation d’un hébergement temporaire et des dépenses de repas pendant 9 mois maximum

74,90 €/jour

Indemnisation des frais d’emménagement dans le nouveau domicile

1 500,20 €

Indemnisation supplémentaire par enfant (3 enfants maximum)

125 €

Montant maximum de l’indemnité

1 875,10 €

Note : les tickets ou titres-restaurants sont exonérés de cotisations sociales si la prise en charge de l’employeur ne dépasse pas 60 % du montant total du titre.

💡Concernant le barème des frais kilométriques, nous vous invitons à consulter notre article consacré au sujet.

Les allocations forfaitaires dépassent les plafonds

Il existe deux cas de figure :

  • soit l’employeur ne peut établir la situation de fait, condition sine qua non pour bénéficier d’une exonération totale : le montant total des allocations est alors soumis à des cotisations.
  • soit l’employeur peut établir la situation de fait en fournissant des justificatifs : le montant dépassant le plafond est exonéré de cotisations.

L’application d’une déduction forfaitaire spécifique

Pour certaines catégories de métiers, l’employeur peut décider d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique. Exemples de métiers concernés : VRP, artistes, ouvriers du bâtiment.

Conditions d’application de la déduction forfaitaire spécifique

  • le métier doit faire partie de la liste des professions éligibles établie par l’administration,
  • la somme déduite ne peut excéder 7 600 € par année civile et par employé,
  • les représentants du personnel doivent avoir signifié leur accord,
  • la déduction ne peut être cumulable avec l’exonération de cotisations concernant les remboursements de frais professionnels.

Le remboursement des frais professionnels au salarié se fait sous forme de déduction forfaitaire spécifique uniquement pour les salariés exerçant certains métiers et selon un plafond déductible ne pouvant excéder 7 600 € par an/employé.

Exemple de calcul d’une déduction forfaitaire spécifique

Situation :

  • un employé a gagné 50 000 € salaire et primes confondus,
  • il a aussi empoché 5 000 € d’indemnités forfaitaires pour frais professionnels,
  • à sa catégorie professionnelle est associé un abattement de 20 %.

Calculs :

50 000 € + 5 000 € = 55 000 €

Rémunération + indemnités forfaitaires = 55 000 €

(55 000 € x 20)/100 = les 20 % d’abattement = 11 000 €

Le plafond de déduction de 7 600 € est dépassé.

L’employeur doit donc appliquer le plafond de déduction : 55 000 € - 7 600 € = 47 400 €

Les cotisations seront appliquées et calculées sur la somme de 47 400 €.

Les outils pour calculer automatiquement les frais

Nous vous présentons ici 3 outils de gestion des frais professionnels. Découvrez les atouts de chacun : vous allez être surpris par les possibilités des technologies actuelles !

Izika : calcul automatisé des indemnités kilométriques

Izika est un outil simple et parfait pour les commerciaux de terrain et les professionnels amenés à se déplacer régulièrement tels que les agents immobiliers, d’assurance ou professionnels de la santé.

La promesse tenue d’Izika : transformer votre agenda en indemnités kilométriques ! Une simple connexion avec votre agenda Outlook, iCloud ou Google, et le tour est joué : l’outil calcule automatiquement les distances et les dépenses associées. À tester gratuitement pendant 30 jours.

Les atouts d’Izika pour la gestion des frais kilométriques :

  • l’outil tient compte des kilomètres parcourus, des dépenses de carburant et du type de voiture,
  • le barème fiscal URSSAF en vigueur est mis à jour dans la solution,
  • les écritures comptables sont générées automatiquement,
  • vous éditez en 1 clic la déclaration officielle pour les salariés qui veulent déduire leurs frais de leur somme imposable,
  • votre comptable reçoit le tableau des indemnités kilométriques normalisé et accède à un espace sécurisé où vous mettez à sa disposition les documents nécessaires édités selon la loi européenne.

N2F : toutes vos notes de frais dématérialisées

Gestion des frais professionnels avec l'outil N2F

N2F est un outil qui séduit toutes les tailles d’entreprise : la TPE, la PME ou l’ETI disposent en effet d’une solution aux multiples fonctionnalités pour simplifier leur gestion des notes de frais de A à Z. N2F offre la possibilité de dématérialiser entièrement la gestion des frais professionnels. Vous pouvez archiver les notes une fois traitées en conservant leur valeur légale. Vous pouvez demander une démonstration et tester gratuitement l’outil.

Les salariés apprécient l’outil pour :

  • la version mobile de l’application,
  • la fonction de scan/OCR pour photographier les factures,
  • le module Google Maps intégré qui facilite la saisie de frais kilométriques,
  • la fluidité pour faire valider ses notes de frais en ligne.

Les gestionnaires et responsables d’équipe bénéficient :

  • de barèmes URSSAF intégrés et mis à jour automatiquement dès leurs sorties,
  • de calculs automatisés, y compris pour la TVA,
  • d’un outil de validation en ligne pour les dépassements de plafonds,
  • d’un suivi des frais et des remboursements en temps réel,
  • de nombreuses fonctionnalités comptables (générale, auxiliaire, analytique, etc.).

Le logiciel Spendesk et ses cartes d’achats plafonnées

Avec les cartes de paiement plafonnées de Spendesk, les employés n’avancent pas les frais :

  • soit ils utilisent des cartes Mastercard créditées d’un montant maximum à dépenser,
  • soit ils utilisent des cartes de paiement virtuelles, dédiées à un achat en ligne et à usage unique.

Spendesk, c’est aussi un logiciel de gestion des frais professionnels permettant de contrôler les dépenses, avec une version mobile de l’application. Vous pouvez demander une démonstration de l’outil.

Les atouts de Spendesk pour l’entreprise :

  • la définition de règles pour chaque carte associée à chaque salarié,
  • un suivi des dépenses en temps réel,
  • un tableau de bord pour suivre l’activité de chaque carte,
  • notification dès qu’une carte a été utilisée,
  • alerte lorsqu’une carte arrive à expiration,
  • les tâches comptables rébarbatives sont automatisées,
  • les justificatifs papiers peuvent être pris en photo et être archivés numériquement.

Gérez vos frais en toute sérénité

Vous connaissez désormais les règles et les barèmes de remboursement : sans outil dédié, il est courant de faire des erreurs de calculs.

Imaginez le temps passé à corriger ces erreurs humaines. Imaginez le temps passé à régulariser une situation suite à une demande ou un contrôle de l’administration…

Vous n’avez pas envie de compter les heures et le chiffre d’affaire perdus n’est-ce pas ?

Les logiciels cités vous offrent la possibilité de gérer vos frais professionnels en toute quiétude, sans commettre d’erreurs et vous libèrent des tâches chronophages.

Toujours envie d’utiliser Excel ?

Note : cet article a été publié en mars 2017 et mis à jour en mars 2019 avec les chiffres les plus récents issus de l’URSSAF et des Éditions TISSOT. Article mis à jour, publié initialement en mars 2017.

Suggestion de logiciels pour vous

Eurécia Notes de frais

Eurécia Notes de frais
La gestion des frais n'a jamais été aussi simple et rapide !
Essai gratuit ►
Voir ce logiciel

Notys Congés et Absences

Notys Congés et Absences
Congés, absences et frais pour PME
Demander une démo
Voir ce logiciel

Cleemy

Cleemy
Logiciel et application mobile de gestion des notes de frais
Je teste
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire