Facturation : les obligations de l’entreprise

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Vous êtes responsable de la facturation dans votre entreprise ou vous voulez vous tenir au courant des éléments indispensables qui doivent figurer sur votre document de facturation ? Voici les obligations de mentions légales que vous ne devez omettre à aucun prix afin de ne pas vous mettre en difficulté face à la loi si vous avez un désaccord avec l’un de vos clients. Pour tout savoir sur la facturation, retrouvez tous nos conseils dans la rubrique dédiée. Pour découvrir le cas particulier de la facturation électronique, lisez notre article "Facturation électronique : obligations et modalités de conservation".

Les mentions générales incontournables

  • La date d’émission de la facture : C’est la date à laquelle vous réalisez la facture.
  • La numérotation de la facture : C’est un numéro qui est propre à chaque document de facturation établi. Vous devez choisir votre séquence chronologique qui doit être continue. Optez pour une numérotation à l’année (2016-1) ou par mois (2016-01-1). Elle doit apparaître sur toutes les pages qui composent une facture.
  • Date de la vente ou de la prestation de service
  • L’identité de l’acheteur ou du client : Il s’agit du nom du client ou de la dénomination sociale ainsi que l’adresse précise.
  • L’identité du vendeur ou du prestataire : Ici aussi devront apparaître le nom et prénom de l’entrepreneur, la dénomination sociale de la société (avec le numéro de SIREN ou SIRET). Pour un commerçant, faites figurer le numéro RCS et pour un artisan le numéro d’inscription au répertoire des métiers. Ajoutez l’adresse du siège social de votre établissement et la forme juridique ainsi que le montant du capital social.
  • L’adresse de livraison
  • Votre numéro individuel d’indentification à la TVA
  • La désignation précise du produit ou du service 
  • Le décompte détaillé de chaque prestation ou produit vendu. (Quantité et prix)
  • Le prix catalogue et la majoration éventuelle de prix
  • Le taux de TVA applicable et la réduction de prix si tel est le cas
  • La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Si vous avez des doutes sur les éléments qui sont liés à votre client, n’hésitez pas à prendre contact avec lui afin de pouvoir établir une facturation précise et valide.

Les mentions particulières pour les factures entre professionnels

Si vous établissez une facture pour un bien ou une prestation fournis à un autre professionnel, vous devez ajouter la date ou le délai de paiement. Elle définit la date à laquelle vous devez absolument avoir reçu le paiement de cette facture. Vous êtes aussi dans l’obligation de faire apparaître les taux de pénalités de retard. Elles sont exigibles si votre client ne paie pas sa facture dans les temps. Et pour une clarté totale, vous devez ajouter la mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ qui englobe les frais de recouvrement lié au retard de paiement.

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous devez faire mention d’une TVA non applicable selon l’article 293 B du CGI. Et pour les artisans, la mention de l’assurance souscrite dans le cadre de votre activité doit être apportée à la facture ainsi que les coordonnées de votre assureur et la couverture géographique où s’étend la protection de votre assurance. 

Les mentions légales sont indispensables pour rendre votre document valide. N’hésitez pas à prendre conseil auprès de la chambre de commerce ou auprès de professionnels aguerris qui pourront vous confirmer que votre document est bien établi. Pensez à conserver votre facture pendant plusieurs années et à faire des sauvegardes de vos documents numériques. 

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