Facture électronique : obligations et modalités de conservation

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Etablir une facture dans un tableur ou un document est pratique courante. Vous connaissez peut être déjà les nombreux intérêts de la dématérialisation de cette obligation légale. Par conséquent, il faut se poser la question du respect du cadre de la loi aussi bien pour l'établir que la conserver. Voici une liste des points à vérifier avant l'envoi de votre facture en ligne et les bonnes pratiques en facturation pour la conserver électroniquement en toute légalité.

La facture, à quoi ça sert ?

La facture, qu'elle soit électronique ou papier, est un document officiel qui détaille les conditions de délivrance d'une marchandise ou d'une prestation de service. Elle vise à assurer la transparence dans les relations professionnelles et permet l'appréciation de la revente à perte.
 
De nature commerciale et comptable, la facture est soumise à un certains nombre d'obligations. Elle doit être fournie lors :
  • d'une vente ou d'une prestation de services entre professionnels
  • d'une vente à distance, ou lorsque l'acheteur particulier d'une marchandise en fait la demande expresse au vendeur (professionnel)
  • d'une prestation de service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 euros TTC (Toutes Taxes Comprises), ou à la demande du particulier
La facture est nécessairement délivrée par le fournisseur dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Dans certains cas seulement, la facture peut être périodique ou différée. Ces mêmes règles s'appliquent pour les professions libérales, il s'agit alors de note d'honoraire.

Les mentions obligatoires d'une facture électronique

Pour être valable, une facture doit comporter obligatoirement les mentions suivantes :
  • Date d'émission
  • Numéro de facture : généralement, il s'agit d'une séquence de type 2015-XX
  • Date de vente ou prestation de service
  • Identité de l'acheteur : nom et adresse, ainsi que l'adresse de livraison, si elle est différente
  • Identité du vendeur ou prestataire de service avec le nom et l'adresse du siège social, avec :
    • pour un entrepreneur individuel : son nom, son prénom et le nom commercial
    • pour une société : sa dénomination sociale, son numéro de Siren, son code NAF, sa forme juridique et le montant de son capital
    • pour un commerçant : son numéro d'immatriculation au RCS et la ville de son greffe d'immatriculation
    • pour un artisan : son numéro de Siren et du Répertoire des métiers, et son département d'immatriculation
  • Numéro individuel d'identification à la TVA, sauf pour les factures d'un montant inférieur ou égale à 150 euros HT (Hors Taxes)
  • Descriptif du produit ou de la prestation (nature, marque, référence…) et son détail en quantité et en prix
  • Prix unitaire ou taux horaire HT, ainsi que la majoration éventuelle des prix
  • Taux de TVA légalement applicable, le montant de TVA dû, la remise ou ristourne éventuelle et les montants totaux à payer HT et TTC
  • Date d'échéance du paiement avec éventuellement soit les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, soit le taux des pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement
Les manquements aux obligations légales peuvent coûter très cher pour une petite entreprise. Au lieu de chercher des modèles gratuits sur internet, vous sécuriserez votre activité avec un logiciel de facturation, qui rempli de base toutes ces obligations légales. Si vous êtes artisan, l'application en ligne Articlic répondra à vos besoins métiers. Articlic est dédiée aux professionnels du bâtiment. Vous chiffrez les travaux, gérez les marges et organisez votre chantier en quelques clics du devis à la facture.
 

La conservation de vos factures électroniques

La dématérialisation des factures est devenu un enjeu stratégique dans la réduction des coûts en entreprise. Depuis une directive européenne datant de 2001, la facture électronique peut remplacer légalement la facture au format papier. Les articles 289 bis et 289 V du Code Général des Impôts précisent les conditions de dématérialisation. En résumé, dès lors que l'on conserve l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu, les factures peuvent être transmises au format électronique. 
 
Il existe deux types de factures dématérialisées, dans le respect de ces conditions :
  • le format respectant la norme EDI (échange informatisé de données), le XML ou d'autres formats similaires comme IDoc de SAP. Ceux-ci sont reconnus directement par l'administration fiscale car les données sont interprétables informatiquement
  • le format électronique non modifiable, qui est le plus courant, tel que le PDF et JPEG. Les formats venant des tableurs ou documents directement sont à proscrire étant donné qu'ils sont modifiables.
Un logiciel en ligne comme Zervant, orienté pour les TPE, permet de personnaliser vos envois de factures en fonction de votre client. Certains préféreront recevoir une facture au format papier, et d'autres accepteront le format PDF ou l'envoi par e-mail. Vous choisirez le mode d'envoi, tout comme vous pourrez personnaliser graphiquement vos factures avec une en-tête aux couleurs de votre société.
 
Une facture professionnelle doit être conservée 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice, qu'elle soit au format papier ou électronique. Lorsque l'échange de facture n'est pas au format EDI, des formalités de validation doivent être respectées :
  • la signature électronique des factures est fournie par un prestataire de services de certification électronique. Ce certificat authentifie le signataire à l'origine des données transmises et garanti au destinataire la transmission des éléments lui permettant de vérifier l'intégrité des documents.
  • l'archivage et la conservation doivent garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité des factures. Pour cela, vous devez faire appel à un service de stockage ou coffre-fort électronique, en conformité avec la loi.
 
Aujourd'hui avec une application en ligne, vous pouvez être serein sur le respect des mentions légales de votre facture. D'autant plus que généralement ces solutions ne se limitent pas cette fonctionnalité. Avec Sage Gestion Commerciale Online, vous bénéficiez de leur expertise métier du devis à la facturation, en passant par les achats, les stocks et le pilotage de votre activité commerciale. Cette tâche de votre quotidien réalisée avec un simple tableur peut être automatisée et personnalisée pour que vous puissiez vous concentrer sur votre coeur de métier.
 

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