La relance facture : se faire payer avant le 31 décembre

Facturation et gestion commerciale : boucler les factures avant le 31 décembre, relance d'impayés, alerte, relance client
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Se faire payer n’est pas toujours évident. Et subir un retard de paiement suite à une facture impayée devient vite critique pour l’entreprise. Comment l’éviter ? Retrouvez toutes nos astuces en facturation.

Le retard de paiement : l’impayé de tous les dangers

Qu’est-ce qu’un impayé ?

L’impayé est une créance ayant dépassé son échéance, sans avoir été réglée. La créance en elle-même est normale et nécessaire : elle correspond au décalage entre une prestation et sa mise en paiement. Par contre, elle présente un délai de paiement à respecter. Au-delà, on parle d’impayé.

Le retard de paiement est monnaie courante

En France, le délai maximum légal de paiement est de 60 jours calendaires, comptés à partir de la date d’émission de la facture. Or, on constate que le délai moyen est en réalité de 72 jours : soit 12 jours de retard en moyenne. Ce qui revient pour le créancier à faire crédit au débiteur. On parle de crédit inter-entreprises.

Un fléau pour l’économie

En France, le montant des impayés inter-entreprises s’élève à 600 milliards d’euros. Une somme qui pèse sur l’économie et nuit à sa liquidité. À échelle macro comme à échelle micro, les conséquences sont néfastes. L’INSEE – Institut National de la Statistique et des Études Économiques – estime que 25 % des faillites d’entreprises en découlent.

Une menace pour les entreprises

L’impayé est une perte sèche pour l’entreprise : il y a des salariés à payer, des frais de structure, des charges… Pour compenser le manque à gagner transitoire, elle utilise sa marge et affaiblit sa trésorerie. Quand on calcule le chiffre d’affaires (CA) compensatoire à réaliser pour l’absorber, on divise le montant de l’impayé par le taux de marge. Le résultat en est exponentiel.

Se prémunir des factures impayées

Subir un impayé est dangereux pour l’entreprise et nuit à la relation commerciale. Comment l’éviter ?

Le partenaire

Sélectionnez vos clients et faites une croix sur le client à risques. Pour les identifier, renseignez-vous sur leur profil, prenez leurs références, avant d’entamer une relation commerciale.

L’acompte

Au-delà des apparences, mettez en place un système de paiement avec acompte. En cas de défaillance de votre client, cet acompte encaissé limitera les dégâts : vos factures impayées ne seront qu'à motié impayées. Car dès lors que vous livrez votre service ou vos produits, vous enclenchez des frais. Ne serait-ce que pour les couvrir un minimum, demandez un acompte en amont.

Gérer les créances 

Une fois confronté à un impayé, comment le gérer ?

S’en apercevoir au plus tôt

Pour savoir si vous avez des impayés, il vous faut déjà suivre le flux de vos factures et paiements. Plus tôt vous saurez, mieux ce sera. Car l’ignorer peut vous faire continuer à investir au service d’un client qui ne vous paye déjà plus.

Un outil de facturation synchronisé

Différents logiciels de facturation existent. Le mieux est de pouvoir les connecter à son compte en banque, comme sur Factomos. L’outil rapproche vos flux bancaires de vos factures éditées. Actualisé en temps réel, il vous prévient aussi bien de l’état de votre trésorerie, que de tout impayé à date.

Un ERP pour élargir les connexions

Certains ERP (Entreprise Ressources Planning) intègrent ce type de fonctionnalités à leur approche. C’est le cas de Lundi Matin Business. Interfacé avec le CRM (Customer Relationship Management) et la gestion commerciale, il est à même d’éditer les bons de commande et bons de livraison de façon automatique. 

Un ERP tourné services

Les activités de services ont des besoins spécifiques. Si c’est votre cas, Ogust manager est fait pour vous. Cet ERP englobe l’ensemble des tâches de gestion, de la prospection à la facturation. La solution permet de mettre en place un paiement en ligne par carte ou par prélèvement. La gestion des contrats, des subventions ou des attestations liés à votre activité est également prévue.
 

De la relance facture au recouvrement judiciaire

Chercher à se faire payer n’est pas chose aisée. Concrètement, comment procéder ?

Les mails automatiques comme lettre de relance 

La première chose à faire est de relancer. Quand ? Comptez dix jours à deux semaines après l’échéance initiale. Pour ne pas y consacrer trop de temps, utilisez la fonctionnalité de relance automatique de votre solution de comptabilité.

Le recouvrement amiable

Le retard de paiement est potentiellement un oubli, ou un problème d’organisation côté client, ou – plus inquiétant – le signe d’une insolvabilité. Dans un premier temps, ne vous alarmez pas. Choisissez un ton courtois mais ferme, pour obtenir le paiement des sommes dues.

La vitesse supérieure : la mise en demeure

La relance peut se faire par lettre, recommandée ou non, assortie d’une mise en demeure par exemple. Vous trouverez un modèle de lettre de relance téléchargeable ci dessous.
 

 
S’entretenir par téléphone peut aussi débloquer la situation. Dans ce cas, préparez le ton et les formules que vous emploierez, et étudiez bien votre dossier : s’agit-il d’un client fidèle ? Récent ? Vous serez ainsi moins facilement désarçonné et vous ferez mieux entendre.

 

La procédure judiciaire

En parallèle, il peut être judicieux d’ouvrir une mesure conservatoire. Elle sert à garantir votre créance, en « gelant » une partie du patrimoine du débiteur. Cependant elle ne sera efficace qu’assortie d’un titre exécutoire, qu’il vous faudra obtenir de plusieurs manières possibles :

  • soit par procédure d’injonction de payer,
  • soit par le biais d’un huissier de justice,
  • soit à l’issue d’un procès.

Les impayés sont un risque réel pour votre entreprise. Le mieux, pour les déjouer comme pour les gérer, est de vous munir d’une solution adaptée. Ce peut être un logiciel de facturation seulement, comme Factomos, ou un ERP plus global comme Lundi Matin Business ou Ogust manager pour les activités de service.
 

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