La check-list de l'organisateur d'événements professionnels

La check-list de l'organisateur d'événements professionnels

Un organisateur dévènement professionnel aguerri sappuie sur les meilleures pratiques en organisation d’événements. En effet, il existe autant d'événements professionnels que de publics cibles : salons, congrès, portes ouvertes, séminaires, réunions dentreprise, conférences, séances de formation.

Par définition, chacun est unique puisqu'il se déroule en un seul lieu, une seule fois. Cependant, il est possible d'identifier les phases de création d'une manifestation : budget, objectifs marketing et de communication, … respecter ces étapes vous permet d'avoir une vision claire de l'organisation et vous apporte sérénité.

Car tous les organisateurs le savent : mal ficelé, un événement peut devenir un chemin semé d'embûches. Pour éviter certains écueils, découvrez notre check-list des bonnes pratiques en organisation d'événements !

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Fixer les objectifs de l'événement

Créer un événement professionnel, c'est bien. Mais savoir pourquoi, c'est mieux ! Quel est son but stratégique ? Quels messages souhaitez-vous transmettre à vos visiteurs ? Que vont-ils découvrir ou apprendre ? Voici quelques-unes des questions essentielles à vous poser avant de vous lancer.

Mais le point le plus important, en tant qu'organisateur d'événement, est de clairement identifier votre audience. À qui s'adresse votre événement ? Car de cette question vont découler beaucoup d'éléments : lieu de la manifestation, budget nécessaire, dates choisies, sujets abordés, speakers, etc.

Conseil : attention à ne pas vous sentir grisé par une idée, aussi extraordinaire soit-elle. N'oubliez jamais qu'un événement n'existe que s'il rencontre son public !

Déterminer le budget de l'événement

Après avoir défini l'objectif de votre événement, fixer son budget est la chose la plus importante. Et peut-être la plus difficile si vous n'avez pas d'expérience en événementiel ou si vous n'êtes pas épaulé par une agence organisatrice d'événements.

Car nombreux sont les postes de dépense : location du lieu, hôtesses, traiteur (si vous prévoyez de la restauration), matériel de sonorisation, mobilier, assurances, etc.

À vous de quantifier ce que vous pouvez mettre sur la table. Avez-vous la possibilité de recourir à des sources de financement extérieures (subventions, sponsors, etc.) ? Accès payant ou gratuit ? Recherchez-vous l'équilibre ou le bénéfice ? Votre budget est-il fixe ou peut-il évoluer ?

également, répondre à ces questions vous guidera dans votre gestion de l'événement.

Conseil : réservez une marge, indispensable pour les dépenses imprévues. Traditionnellement, les organisateurs d'événements prévoient une enveloppe de 15 % du budget global. Mieux vaut prévenir que guérir !

Choisir les dates, le lieu et la durée de l'événement

Pour choisir la date, pensez à vérifier les périodes de vacances scolaires, les événements concurrents, les jours fériés, les périodes identifiées comme chargées selon le secteur d'activité, voire le calendrier électoral.

Concernant le lieu, choisissez de préférence un endroit simple d'accès et adapté à la fréquentation attendue. Rien de tel pour agacer ou décourager vos visiteurs de placer votre événement loin de toutes infrastructures de transport ou de prévoir trop petit (ou trop grand).

Veillez particulièrement à ce que le lieu de la manifestation soit accessible en transports en commun. Des start-up comme Kactus, Bird Office ou encore Snapevent vous permettent d'être efficace dans votre recherche de salle.

Enfin, sur la durée de la manifestation, tout dépend de ce que vous avez à dire. Si les sujets à aborder sont nombreux, n'hésitez pas à planifier votre événement sur plusieurs jours pour que les intervenants puissent exposer et débattre dans de bonnes conditions.

Communiquer avant, pendant et après l'événement

Nous vivons à l'ère du Web et des réseaux sociaux. Donc votre événement se doit d'y être présent ! Site Web pour présenter la manifestation (informations pratiques, actualités, etc.), page Facebook, profil Twitter, page Google + (pour le référencement naturel) et autres réseaux comme meetup.com qui regroupe ses membres autour de thèmes : tous les moyens sont bons pour donner de la visibilité à vos actions.

Pendant l'événement, vos visiteurs, et ceux n'ayant pu se déplacer, s'attendent à de l'interactivité et à de l'information. Et s'ils ne s'y attendent pas, ils seront certainement ravis par les dispositifs que vous aurez mis en place !

Assurer un live tweet est une très bonne chose. Il contribue à impliquer le public et à favoriser les UGC (User Generated Content). En communiquant sur le hashtag (mot clé) de l'événement et en le diffusant, vous encouragez son utilisation... Et donc à créer de la viralité !

Quoi de mieux qu'un tweet wall (mur de tweets) montrant sur une télévision ou un écran géant les messages postés en direct sur le réseau ? Vos visiteurs ressentiront certainement le besoin d'apporter leur contribution !

D'autres animations sont également envisageables pour rendre votre événement attractif et interactif :

  • jeux (quiz, tirages au sort) pour faire gagner des lots en nature à vos visiteurs. Par exemple, pendant un salon sur la création d'entreprise, pourquoi ne pas offrir un accompagnement par un des professionnels présents ?
  • sondages, qui vous permettront non seulement de donner la parole au public mais également de recueillir un feedback sur votre événement

Pensez également aux contenus post événement : article compte-rendu, album photo sur votre page Facebook (demandez aux internautes de s'identifier s'ils se reconnaissent), vidéo, etc.

Conseil : pour donner de la visibilité à votre manifestation, utilisez les publicités sur les réseaux sociaux. Pas besoin d'un gros budget, quelques dizaines d'euros peuvent suffire à toucher plusieurs milliers d'internautes. À vous de choisir votre réseau en fonction de votre positionnement et de votre cible : Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.

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L’organisation événementielle efficace

Elle repose sur 3 mots clés : préparer, animer et analyser.

Et si une application pouvait vous aider de manière simple et intuitive à chaque étape importante de votre événement

Gérer les inscriptions et l'accueil des participants

Lorsque votre date et le lieu sont choisis, certaines applications dédiées à lorganisation dévénement créent une page web pour votre événement et prennent en charge aussi bien les inscriptions que l'envoi d'e-mailings et de SMS à vos invités : infos pratiques, calendrier, dernières actus...

Quant aux badges d'accès, précieux sésames indispensables lors d'une manifestation, que les organisateurs d'événements se rassurent : une solution complète telle que Prezevent vous assiste pour les créer et les personnaliser.

Format carte de crédit ou A4, vous décidez des données à faire apparaître : QR code, plan d'accès, programme, encarts promotionnels, etc.

Cette application vous accompagne également le jour J en facilitant le checkinpar le biais d'une interface intuitive. Un visiteur se présente ? Scannez son badge ou renseignez son nom et c'est tout.

Cerise sur le gâteau : vous pouvez configurez l'application pour recevoir un SMS lorsqu'un VIP s'enregistre !

Engager vos visiteurs

Prezevent propose également des fonctionnalités notables qui font vivre votre événement :

  • un tweet wall, pour afficher en temps réel (sur un écran géant, des téléviseurs ou tout simplement un mur) les conversations sur Twitter utilisant votre hashtag. Un outil redoutablement efficace pour encourager vos visiteurs à créer du contenu
  • un sondage, pour faire participer l'audience sur un thème donné. Quel est le plus beau stand du salon ? Quel atelier avez-vous préféré ? Quel intervenant vous a-t-il convaincu ? Pour avoir un feedback, posez les bonnes questions !
  • un quiz, pour capter l'attention du public et le distraire. Vous pouvez suivre la participation et les résultats en direct sur votre smartphone ou tablette.

Mesurer votre succès

Last but not least, Prezevent permet de générer des rapports post-événement présentant les statistiques les plus importantes : fréquentation, envois de messages, partage de documents, participation aux questionnaires, etc. Vous saurez tout de votre manifestation pour encore mieux préparer votre prochaine édition...

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