Le BPM, un complément performant à l'ERP

Le BPM, un complément performant à l'ERP

ERP et BPM sont différents mais complémentaires. Transformation digitale oblige : un grand nombre de PME et de groupes de taille imposante adoptent les deux solutions pour leur interdépendance. Si les DSI semblent les plus concernés, la gestion des achats (secteurs public et privé) et les entreprises qui ont pour objectif d’obtenir ou de maintenir la certification ISO 9001 sont de plus en plus attirées par les bénéfices de ce couple gagnant. Concept un peu flou à vos yeux ? Élargissons vos capacités de clairvoyance en matière de Business Process Management.

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ERP et BPM : quelles différences ?

Définition d’un ERP

L’Enterprise Ressource Planning est un progiciel de gestion intégrée : entendez par là que ce type de super logiciel connecte plusieurs logiciels ensemble.

L’ERP a pour objectif de rationaliser et de centraliser les données, processus et informations pour éviter les doublons et travailler plus efficacement. La centralisation de l’information évite d’avoir des données dispersées dans plusieurs logiciels : la même information circule dans tous les services.

Au moyen d’une base de données unique, la communication est unifiée et vise à organiser et planifier les processus opérationnels de l’entreprise. Le système d’information unifie et contextualise l'ensemble des données issues de tous les métiers de l'entreprise : gestion des ressources humaines, comptabilité, gestion commerciale, etc.

Définition d’un BPM

Le Business Process Management est un logiciel qui permet d’automatiser sa Gestion des Processus Métiers et d’accroître la productivité des collaborateurs.

C'est un levier de compétitivité et de réduction de coûts. Il réunit dans une même approche les processus humain et les applications informatiques : la démarche repose sur la volonté de donner plus d’agilité aux collaborateurs.

Il s’agit d’identifier les tâches, les échanges humains et les interactions avec le système d’information en vue d’améliorer les processus métiers, son pilotage, et, in fine, la productivité et la performance.

ERP VS BPM : tableau comparatif

Le tableau ci-dessous compare l’ERP au BPM et met en lumière leurs atouts et différences respectives.

Tableau comparatif de l’ERP et du BPM
Critères ERP BPM
Dénomination anglaise

Enterprise Resource Planning

Business Process Management

Vocation du logiciel

Gestion des ressources, données,
et informations

Gestion des processus métiers

Atouts

Grande variété de fonctionnalités
 
Couverture complète des besoins de l’entreprise
 
Unicité de l’information

Automatisation des processus
 
Personnalisation par métier
 
Flexibilité de l’outil
 
Adaptée aux processus collaboratifs
impliquant de nombreux acteurs
 
Vision transversale de l'activité de l'entreprise

Faiblesses

Processus complexes à changer
 
Fonctionnement en silos

Chaque processus doit être élaboré
en amont

Délai de mise en place

Long pour chaque processus

Rapide pour chaque processus

Coût

Achat et mise en application à coûts élevés

Coûts de mise en place modérés

 

Le BPM complémentaire de l’ERP

Un progiciel de gestion de type ERP ne permet pas de conceptualiser, ni de personnaliser les processus métiers propres à l’entreprise. A travers quelques exemples, examinons comment le BPM complète l’ERP dans le tableau ci-dessous.

Tableau explicatif : la complémentarité du BPM pour l’ERP
Problèmes non résolus par l’ERP Apports complémentaires du BPM Exemples Bénéfices
Dématérialisation
et actualisation
de documents

Automatisation
des processus métier :

  • contextualisation des documents, 
  • gestion des mises à jour.

Le responsable RH de votre PME optimise
ses processus RH en les automatisant
depuis son logiciel de paie, comme les
notes de frais, les rendez-vous pour
les évaluations annuelles, les primes.

Réduction des temps de traitement
 
Gestion optimisée
 
Optimisation de l’organisation
 
Gain de productivité
Assurer le suivi
des interactions
d’un client

Déclenchement instantané
de processus transverses :

  • gestion efficace,
  • sécurisation.

Pour optimiser la livraison des commandes
clients, vous  mettez en place un processus
qui permet dès la saisie client de :

  • contrôler la disponibilité des produits côté fournisseur,
  • consulter la disponibilité des transporteurs,
  • réserver une place sur un trajet.
Réduction des temps de traitement
 
Articulation
des interactions
 
Optimisation de
la satisfaction client
Procéder à des
étapes de
validation
complexes

Automatisation du workflow

Votre entreprise est à cheval sur la qualité
et doit respecter des normes spécifiques
par étapes.

Plusieurs experts examinent tour à tour le produit ou la commande client.

Fluidifier les étapes de traitement
 
Maîtriser la qualité
 
Optimiser la productivité
Collaborer
entre experts
de spécialités différentes

Processus documentaire
informatisé et systématisé :

  • collaboration simplifiée,
  • suivi précis des tâches,
  • suivi des attributions,
  • mise à jour en temps réel.

Différents acteurs concernant le secteur
de l’assurance sont amenés à s’échanger
des documents et justificatifs et suivre des procédures spécifiques.

Rationaliser le processus
 
Interactions facilitées

Pilotage fluide et minutieux 

 

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L’agilité et la puissance du BPM au secours de l’ERP

Plus d’agilité en interne

Le BPM n’est pas un outil réservé aux professionnels aguerris. Au contraire, s’il est mis en œuvre de manière intelligible au sein d’une plateforme intuitive, les utilisateurs l’adoptent car l’outil les accompagne et les guide au sein d’une ergonomie conviviale et structurante.

Vos équipes fuient les systèmes rigides ? Le BPM affiche une flexibilité qui en séduit plus d’un : vous pouvez à tout moment améliorer vos processus, ce qui favorise la communication et l’apprentissage en interne, ainsi que la réactivité des collaborateurs.

Exemples de logiciels spécialistes de la Gestion des Processus Métiers (BPM) :

  • Bonitasoft, solution open source, proposée en version communautaire sous licence GPL v2,
  • Iterop, solution intégrant des fonctionnalités de modeling de workflow efficaces.

 

Le logiciel Bonitasoft en image :

Logiciel de bmp open source bonita soft

 

Les capacités d’automatisation des processus d’Iterop :

Logiciel BMP Iterop, un complémentaire performant à l'ERP

Des conséquences bénéfiques pour la compétitivité

Adopter une démarche BPM, c’est aussi bénéficier d’une vision globale et précise de ses activités et de leurs interactions : cette vision transversale permet de détecter les axes d’améliorations et d’agir rapidement.

Un logiciel de Business Process Management accélère votre capacité à répondre aux opportunités :

  • l’automatisation de tâches est un puissant levier d’efficacité et de gain de productivité,
  • la modélisation d’un processus métier par étapes rend chaque étape du processus plus rapide,
  • la détection de risques est précise et ne freine pas vos processus.

ERP + BPM = synergie = performances + optimisation des coûts

Pour que l’équation soit parfaite, il est crucial de permettre à vos équipes d’appréhender le PBM pour s’adapter au changement, et de les former. Une solution comme Iterop permet notamment une expérience utilisateur guidée, car elle simplifie la norme BPMN 2.0 de modélisation des processus pour permettre aux utilisateurs de maîtriser et d’utiliser les outils de manière optimale.

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