Logiciel de workflow : l’outil indispensable pour rester compétitif

Logiciel de workflow : l’outil indispensable pour rester compétitif

Un logiciel de workflow résout divers problèmes organisationnels souvent liés aux processus métiers : partage des tâches, échange d’informations, et délais de livraison.

Il permet aux PME et grands comptes de documenter rapidement leurs processus, de les suivre et de les automatiser en quelques clics.

Le secret : appliquer la démarche du Business Process Management pour modéliser ses processus. Voyons comment votre entreprise peut radicalement améliorer sa compétitivité.

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Workflow : définition en 5 notions importantes

Notion n°1 : le flux de travail

Un workflow est un flux de travail, ou flux de travaux : il représente l’ensemble des tâches liées à un métier.

Notion n°2 : le processus métier

Un processus métier définit ces tâches, les organise dans le temps et permet d’en mesurer l’efficacité.

Notion n°3 : l’automatisation des tâches

Un logiciel de workflow permet d’automatiser ces tâches et de gérer les flux de travaux concernant les différents métiers au sein du même outil informatique.

Notion n°4 : la modélisation des processus

Un logiciel de workflow vous aide à gérer vos différents processus métier : vous améliorez vos processus en les modélisant et en automatisant les flux.

Notion n°5 : le logiciel de workflow, un outil de modélisation

Un logiciel de workflow traduit la démarche BPM (Business Process Management ou gestion des processus métiers en français) : c’est un outil de modélisation des processus métier qui offre une vision globale au management et facilite le travail des équipes au quotidien.

La modélisation des processus au cœur de la performance

Si aucun processus n’est défini dans une entreprise, la situation peut vite devenir ingérable et désastreuse en termes d’image, d’organisation ou de chiffre d’affaires.

Il faut en effet savoir comment réagir face au mécontentement d’un client par exemple, et établir au préalable des actions à réaliser pour y répondre convenablement.

Ces actions sont attribuées à un processus. L’approche du BPM se traduit par la modélisation des processus métiers : ils représentent visuellement chaque rouage du fonctionnement d’une entreprise et tiennent compte des rôles respectifs affectés à chaque collaborateur concerné.

Quelques exemples de processus :

  • livraison d’un produit chez un client,
  • paiement des salaires,
  • traitement d’une réclamation client,
  • gestion d’une commande,
  • etc.

Le logiciel de workflow pour piloter ses activités

Les différentes fonctions d’un logiciel de workflow permettent à l’entreprise d’organiser les différentes tâches que les salariés doivent accomplir.

Cet outil intégrant la démarche BPM garantit à l’entreprise que chaque tâche est bien réalisée, et dans l’ordre défini.

Chaque intervenant a accès à l’information nécessaire pour la bonne exécution de ses tâches : le logiciel signale les délais de livraison ou les délais d’accomplissement, rappelle les modes de validation et étapes à respecter.

Grâce au logiciel de workflow, le manager peut contrôler la bonne marche de l’entreprise, la performance des équipes et déterminer les points de blocage.

En image ci-dessous, un exemple de processus de traitement des commandes modélisé et automatisé au sein du logiciel de workflow Iterop :

automatisation d'un processus avec le logiciel de workflow Iterop

Vert : le service logistique
Gris : le service commercial

Des bénéfices pour toute l'entreprise

Grâce à la mise en place de workflows, la communication devient transversale entre les différents niveaux de l’entreprise. Les collaborateurs ont ainsi une meilleure idée de leur rôle au sein de la société et le déroulement des activités se fait dans un cadre sécurisé.

L’entreprise en tire ainsi les bénéfices suivant :

  • une réactivité optimale en s’appuyant sur des indicateurs et des systèmes d’alertes,
  • une réduction des coûts permise par l’automatisation,
  • une productivité accrue grâce à la réduction des délais de traitement,
  • l’application conforme et automatique des processus définis,
  • un pilotage en temps réel en suivant l’avancée des processus et l’activité des intervenants liés,
  • une agilité collaborative procurée par la modélisation (compréhension des rôles).
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L’équipement indispensable : un logiciel de compétition

Une gestion efficace des processus métiers est un enjeu majeur pour la réussite des projets de toute entreprise, et demande l’implication de tous les collaborateurs.

La mise en place d’un logiciel de workflow performant permet de formaliser, d’uniformiser et d’accélérer le traitement des documents et d’autres tâches.

Les logiciels de workflow comme Iterop offrent l’avantage de s’adapter à toutes les entreprises et à tous les domaines d’activités, en agissant sur les trois niveaux essentiels à l’automatisation des processus : l’organisation (vision globale), la communication transversale, le suivi & le pilotage (prise de décision et réactivité).

Ces logiciels de workflow permettent en outre de bénéficier de plusieurs indicateurs de performance précis pour accroître l’efficacité des collaborateurs. A vos marques, …

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