7 problèmes de fabrication résolus grâce à l’ERP

Plus les fabricants développent leurs activités, plus la complexité de celles-ci s’intensifie. Ces activités font face à un certain nombre de problèmes de fabrication qui n'existaient pas à leur lancement. Cet article aborde sept grands problèmes de fabrication que subissent les grands fabricants et les plus modestes et qui menacent de mettre un terme à leurs opérations. Ce guide présente également la manière dont les logiciels de planification des ressources d’entreprise (Enterprise Resource Planning - ERP) peuvent contribuer à les résoudre et à stimuler la croissance commerciale.

1. L'utilisation de systèmes de gestion historiques
2. La conformité avec les lois et réglementations internationales
3. La (ré)ingénierie des processus commerciaux
4. L'impact des fusions et des acquisitions
5. Les initiatives de délocalisation et de rapatriement
6. Les limites des infrastructures informatiques
7. Les pratiques collaboratives inadaptées

Cela va sans dire, un grand nombre de moyennes et grandes entreprises existaient déjà avant la création de solutions logicielles complètes. Ces organisations fonctionnaient en utilisant plusieurs solutions informatiques qui n’étaient ni intégrées, ni rentables, ni intuitives, et qui généraient des volumes conséquents de données non structurées. Aujourd’hui, les fabricants de moyenne ou grande taille estiment souvent que ces ERP historiques ne suffisent pas à répondre à leurs besoins complexes, et les considèrent comme obsolètes.

Bien que de nombreux utilisateurs soient satisfaits de ces systèmes historiques, les entreprises les trouvent de plus en plus difficiles à entretenir. Toutefois, elles souhaitent continuer à les utiliser en les complétant, dans la mesure où ces outils sont particulièrement stables, mais désuets et assez peu flexibles. On trouve en outre assez peu de spécialistes de ces logiciels sur le marché, car les jeunes générations ne semblent pas enclines à se frotter aux vieilles technologies.

Deux stratégies sont proposées pour résoudre cette situation. La première est la revitalisation des logiciels existants, au moyen de mises à jour (nouvelles interfaces, fonctionnalités et outils), et l’ajout de technologies plus modernes. La seconde consiste à remplacer l’intégralité des systèmes historiques par un nouveau logiciel. Néanmoins, dans les grandes entreprises, le plus petit changement peut avoir des conséquences désastreuses sur les opérations.

De plus, remplacer un système peut prendre du temps. Au cours de cet intervalle, les activités d’une entreprise peuvent subir des modifications considérables qui affectent les stratégies et approches générales de l’entreprise en matière de technologies de l’information (IT). Le délai du projet peut en être grandement prolongé, ce qui remet en question la viabilité du nouvel environnement professionnel. Tous les projets doivent être menés à bien aussi vite que possible, peu importe la taille de l’entreprise. Pour les plus grandes organisations, cette tâche devient d’autant plus intensive et coûteuse.

Alors que les fabricants continuent de développer de nouveaux produits et à élargir leurs activités au-delà des frontières, il est de plus en plus compliqué de se conformer aux lois et réglementations locales et internationales. Ces normes peuvent potentiellement affecter toutes les grandes activités du secteur manufacturier, de l’approvisionnement à la production, en passant par la distribution et la vente, la gestion d’actifs et les Ressources Humaines (RH).

Dans la mesure où les moyennes et grandes entreprises sont souvent présentes dans plusieurs régions ou pays, elles doivent respecter les règles du droit applicable, tout en se conformant aux différentes normes en matière de sécurité, finance, droits des salariés, etc. à l’échelle locale, nationale et multinationale. Ces réglementations sont conçues dans le but général d’offrir un environnement commercial stimulant et imposant parfois la production de biens et services de qualité, ne présentant aucun risque pour les consommateurs, la société et l’environnement. Bien sûr, ces différents pays appliquent des réglementations qui leur sont propres. Même dans les pays possédant des normes de conformité similaires, des différences existent entre des réglementations spécifiques, en ce qui concerne par exemple la présentation des documents de sécurité ou les informations à inclure dans les rapports comptables.

Les règles de conformité ajoutent une nouvelle touche de complexité pour les multinationales de grande ampleur, qui produisent une large gamme de produits ou fournissent de multiples services à leurs clients. La myriade de documents de conformité exigés doit être stockée et conservée. Ces exigences doivent être appliquées et respectées, et les transactions correspondantes doivent pouvoir être vérifiées.

Pour les grandes organisations, il est également important que des normes, politiques et procédures internes soient élaborées, conformément aux normes de conformité prévues par la législation applicable. Bien que les règles internes soient généralement créées avec les exigences réglementaires à l’esprit, elles peuvent être élargies et modifiées sur la base des spécificités, stratégies et normes, bonnes pratiques et traditions d’une entreprise. On peut s’attendre à ce que les succursales et sous-divisions de l’organisation respectent ces règles.

Les fabricants doivent se conformer aux règles et réglementations gouvernementales régissant la fabrication, le suivi et le stockage de leurs produits. Ainsi, les processus commerciaux doivent être conçus conformément à la législation et aux normes applicables. Il est fortement conseillé de créer un répertoire central regroupant les documents et normes de conformité. En outre, un système d’ERP peut être un bon outil pour intégrer les processus commerciaux et les documents correspondants. D’autre part, dans la mesure où les normes de conformité sont généralement divisées par segments verticaux de l’industrie, et dans certains cas par marchés de niche, il est logique que les moyennes et grandes entreprises envisagent de passer à un nouveau système d’ERP, conçu spécifiquement pour leur secteur d’activité. Ces logiciels verticaux gèrent généralement mieux, et plus facilement, les questions de conformité que les logiciels généraux.

Les moyennes et grandes entreprises manufacturières doivent s’adapter continuellement à l’environnement changeant dans lequel elles évoluent, en définissant de nouveaux flux de travail et procédures et en restructurant ceux existants. Plus les organisations se développent, plus les individus, les actifs et les partenaires seront impliqués dans les changements imposés par le marché. Les ressources et finances de l’entreprise en sont affectées, mais la complexité logistique associée à la définition, le test et la mise en œuvre de nouveaux processus commerciaux dans les différentes unités en est également exacerbée.

Ces dernières années, la facilité de changement de l’environnement commercial est devenue l’une des compétences les plus importantes des logiciels d’ERP pour les entreprises de fabrication, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Différentes raisons peuvent expliquer cette tendance :

• Premièrement, les entreprises manufacturières doivent généralement être capables d’exécuter des opérations ou transactions de grande ampleur, de différentes manières en fonction de la géographie, des pratiques commerciales généralement acceptées à certains endroits, des réglementations régionales, etc. Les logiciels doivent donc être techniquement capables de s’adapter à une large gamme de procédures.
• Deuxièmement, les entreprises manufacturières font souvent face à des changements importants de leurs processus. Pour rester compétitive, une entreprise doit pouvoir adapter rapidement ses processus à l’environnement en constante transformation. Pour les plus grandes entreprises, cette tâche est particulièrement difficile en raison de l’ampleur de l’organisation, du nombre de sites, de processus et d’utilisateurs. Par conséquent, la flexibilité et la versatilité sont des attributs essentiels des logiciels utilisés par ces organisations. Parmi les autres fonctionnalités importantes, on note la facilité de prise en main et le caractère intuitif de l’interface utilisateur, ainsi que la logique, la capacité à modifier les écrans, les documents existants et les flux de matériaux.

Il est certain que plus le système peut s’adapter pour refléter la nouvelle réalité commerciale, plus efficace il sera. En outre, les organisations qui mettent en place un système d’ERP, au sein d’une structure commerciale planifiée avec précision, facilitent le partage d’idées et d’informations entre les différentes unités et sous-divisions de l’entreprise, ce qui améliore les transitions.

Les fusions et acquisitions constituent un moyen pour les entreprises de croître et d’élargir leurs activités commerciales. Au cours de ce processus, les deux groupes manufacturiers doivent néanmoins intégrer les opérations de leurs différents départements, usines ou sites, qui fonctionnent souvent dans des langues et régions distinctes et n’utilisent pas les mêmes processus commerciaux et solutions informatiques. Ce processus devient d’autant plus compliqué lorsque la taille de l’entreprise augmente avec la fusion. Les questions n’étant pas résolues à la suite de la fusion ou de l’acquisition peuvent venir gêner toutes les entités.

Les fusions et acquisitions donnent lieu à un grand nombre de décisions très importantes, et celles liées aux ERP traitent généralement du logiciel qui sera utilisé après la transaction. L’entreprise nouvellement créée peut choisir d’accepter le système d’ERP existant et supprimer les précédents, de mettre en œuvre un nouveau logiciel d’ERP ou d’intégrer les applications alors en place. Bien que toutes ces stratégies soient viables, elles demandent des efforts considérables de la part du département informatique et des autres experts du sujet, et peuvent prendre plusieurs mois ou années à déployer.

L’objectif des fusions et acquisitions est de réaliser de meilleures performances financières, d’obtenir des synergies des activités commerciales, de développer des produits plus efficaces et de mieux gérer les coûts généraux de l’entreprise (économie de gamme et économie d’échelle). Toutefois, ces objectifs ne sont pas faciles à atteindre du point de vue de l’ERP. Ici aussi, la grande taille de l’entreprise constitue un défi. Pour optimiser l’efficacité des processus et développer le plein potentiel du système d’ERP, les processus commerciaux doivent être étudiés avec soin, et seuls les plus efficaces doivent être retenus. Au vu du grand nombre de processus à analyser, la reconfiguration du modèle commercial peut prendre des mois, voire des années. En outre, l’organisation mettra des années à résoudre les questions techniques, de mise en œuvre et d’intégration, qui se poseront inévitablement lorsque le système sera prêt à être utilisé.

Pour répondre aux exigences de fusion et d’acquisition des grands groupes, un système d’ERP doit être suffisamment flexible pour être intégré à d’autres applications, notamment à d’autres systèmes d’ERP. Il doit également pouvoir être facilement modifié pour s’adapter à la structure et aux processus commerciaux reflétant les réalités professionnelles.
 

Dans le but de réduire les coûts de production, les entreprises continuent de délocaliser certains de leurs sites de production vers des pays où les coûts de main-d’œuvre sont moins élevés. Les manufacturiers dont le siège et les filiales ou les usines se situent sur des continents différents peuvent avoir des difficultés à gérer certaines activités, notamment en ce qui concerne le contrôle qualité et les délais de livraison.

Afin de pouvoir réduire les coûts de production et d’être couronnées de succès dans un environnement mondial très compétitif, les entreprises doivent construire des réseaux de transport et de logistique solides, qui soutiennent l’approvisionnement, la fabrication et la distribution de leurs produits. L’intégralité de l’industrie logistique a été remodelée pour répondre aux exigences de transport et de livraison des acteurs internationaux.

La sous-traitance mondiale a permis aux fabricants de s’affranchir de la question « anxiogène et préoccupante » de la fabrication des produits, qui nécessite des compétences en planification de la fabrication, en supervision des boutiques et en gestion du personnel de vente.

Les technologies de l’information ont joué un rôle important. Le développement explosif et la disponibilité des technologies de l’information, en général, et en ce qui concerne spécifiquement les logiciels d’ERP, de gestion logistique (supply chain management - SCM) et les outils de communication sur Internet, ont fait de la sous-traitance mondiale une réalité.

Toutefois, la sous-traitance mondiale a soulevé des problèmes macro-économiques considérables, à la fois pour les pays développés, en termes de déséquilibres des budgets commerciaux et de pertes des compétences et installation de production, et pour les pays en voie de développement, avec des citoyens destinés à être intégrés à des mains-d’œuvre peu coûteuses. Les organisations qui sous-traitent leur fabrication font face à de nombreux défis :

• hausse inattendue des coûts de logistique, qualité et gestion générale
• réduction notable de la qualité des biens et produits sous-traités
• réponse inadaptée aux changements de la demande et aux problématiques de qualité en raison de chaînes logistiques lentes et fastidieuses
• difficultés inhérentes à la gestion des sites de fabrication dans les pays tiers

Un grand nombre d’entreprises internationales et régionales ont donc d’ores et déjà commencé à modifier leurs stratégies de manufacture et sous-traitance. La réponse évidente à ces défis est de raccourcir les chaînes logistiques et de rapprocher la fabrication de certains produits des clients, tout en mettant en œuvre des technologies d’information et de gestion modernes. Le nouvel environnement moderne, agile et orienté sur la valeur du produit fini des moyennes et grandes entreprises impliquerait donc de :

• renforcer les relations entre les entreprises au sein d’une même chaîne logistique
• raccourcir considérablement les délais de production et livraison
• attirer des ressources humaines mieux formées et concentrées sur les résultats
• limiter grandement les stocks
• mettre en œuvre de nouvelles méthodes et technologies de fabrication (fabrication intelligente ou fabrication 4.0)

Pour atteindre ce résultat, les fabricants devront déployer les processus précédemment sous-traités ou gérés à l’étranger. Les systèmes d’ERP et de contrôle des boutiques devront donc être puissants et capables de supporter ces processus et les grands volumes de données de fabrication associés, et pouvoir être intégrés aux solutions d’ERP des fournisseurs et partenaires au sein des chaînes logistiques.

Lorsque les chaînes logistiques de fabrication sont plus simples, plus courtes et, de manière générale, plus transparentes, la plupart des éléments étrangers à celles-ci peuvent être éliminés et les logiciels simplifiés. De nombreux systèmes de gestion des chaînes logistiques peuvent être remplacés par un système d’ERP unique, puissant, agile et suffisamment modulable pour traiter le grand volume de données, ainsi que les événements associés aux chaînes logistiques et processus de distribution. Une entreprise fonctionnera mieux si elle est capable de réagir immédiatement aux changements de la demande, en modifiant ses matériaux, en ajustant ses processus de fabrication et en livrant des produits finis en quelques heures et non en quelques semaines, voire quelques mois.

Si les solutions logicielles fonctionnant dans le cloud peuvent offrir des avantages par rapport aux systèmes locaux, les grandes entreprises font généralement face à des limites en raison de leur taille, l’ampleur de leurs activités et les investissements significatifs engagés dans les solutions précédemment déployées.

Les entreprises de fabrication nécessitent des infrastructures physiques, peu importe le type de logiciel, le modèle de livraison, les spécifications techniques, etc. qu’elles utilisent. Les moyennes et grandes entreprises ne sont pas prêtes à abandonner leurs infrastructures informatiques, dans la mesure où elles ont investi beaucoup de ressources financières et de temps dans leur installation. Par conséquent, leur stratégie consiste généralement à conserver certaines composantes techniques et à remplacer graduellement les équipements obsolètes ou non fonctionnels.

Néanmoins, ces fabricants disposent d’infrastructures très sophistiquées. Ces entreprises utilisent fréquemment une myriade de solutions logicielles pour répondre à leurs besoins en comptabilité, gestion de la relation client (CRM), RH, intelligence économique, conception et gestion du cycle de vie du produit, et autres types de besoins. Elles ont également recours à des protocoles réseau, systèmes d’exploitation, bases de données, messageries et serveurs web, etc.

Les services informatiques utilisés dans le cadre de la fabrication sont généralement composés de plusieurs opérations réalisées par le personnel interne et par des fournisseurs externes. Bien que les moyennes et grandes entreprises disposent d’experts en IT, la plupart ont choisi de sous-traiter certaines de leurs fonctions support et opérations de maintenance.

Dans la mesure où les opérations des moyennes et grandes manufactures sont généralement complexes et impliquent de nombreux collaborateurs et partenaires externes, la collaboration joue un rôle essentiel dans la simplification de leurs activités. Ainsi, les pratiques collaboratives internes et externes affectent directement les activités des entreprises de fabrication. On trouve également des outils permettant d’obtenir des commentaires (internes et externes) afin d’améliorer le service client, le développement de produits ou les autres secteurs d’activité.

Si l’amélioration de la communication interne, sur la base des réseaux sociaux, et la collaboration accrue avec les partenaires commerciaux peut stimuler l’efficacité opérationnelle, il peut y avoir des questions de confidentialité et de sécurité.

Cependant, les moyennes et grandes entreprises de manufacture possèdent rarement des stratégies et politiques de collaboration bien définies. Les fournisseurs de logiciels d’ERP répondent de mieux en mieux à ces exigences, mais ne proposent pas toujours d’outils sociaux et collaboratifs.

Les réseaux sociaux sont non seulement un outil populaire et extrêmement utilisé, mais également une source d’informations traçables, vérifiables et qui peuvent s’avérer précieuses pour les entreprises de fabrication, et un canal de communication directe avec les clients. Des communautés d’utilisateurs finaux aux données non structurées disponibles sur Twitter et Facebook, les organisations peuvent rassembler des commentaires des consommateurs en ce qui concerne leurs produits et services. Ces commentaires peuvent être utilisés à différentes fins :

• Améliorer la qualité des produits
• Concevoir de nouveaux produits
• Améliorer l’expérience des clients
• Rester au courant des changements dans le comportement d’achat des clients

La collaboration peut être le facteur de différenciation entre une entreprise prospère et ses concurrents. Établir des réseaux collaboratifs étendus peut permettre à un groupe de produire davantage de produits innovants, de fonctionner avec de meilleurs processus, et de disposer de collaborateurs plus efficaces. Une culture favorisant le partage des idées et des informations, accompagnée de la mise en place des bons outils et processus, peut stimuler la productivité des employés, ce qui a un impact conséquent sur la croissance des activités.

La collaboration peut concerner les partenaires, ou même des communautés d’utilisateurs, les prospects et les clients.

Les moyennes et grandes entreprises de fabrication devraient tirer parti des outils collaboratifs et des réseaux sociaux pour améliorer les performances générales de l’entreprise. Elles doivent tout d’abord relever les défis suivants :

1. Une culture de collaboration n’est pas un élément que les entreprises peuvent construire rapidement et sans effort. Une telle construction peut nécessiter de suspendre les activités commerciales et peut venir gêner les collaborateurs les moins enclins à adopter des outils collaboratifs. Toutefois, les approches récentes de collaboration interne, notamment les outils de collaboration sociale, sont capables de remplacer totalement les pratiques d’interaction professionnelle conventionnelles que sont les emails et les appels téléphoniques, en particulier si ces outils sont intégrés aux systèmes d’ERP et autres systèmes utilisés par l’entreprise.
2. La plupart des fournisseurs proposent des services pouvant aider les clients à comprendre comment utiliser les réseaux sociaux et les outils collaboratifs. Lorsqu’il s’agit de concevoir et de mettre en œuvre des infrastructures et processus commerciaux relatifs aux réseaux sociaux et outils collaboratifs, les fournisseurs de systèmes d’ERP ont du mal à définir une manière cohérente d’aider leurs clients au moyen des réseaux sociaux. Des consultants tiers doivent souvent être impliqués.
3. Chaque fournisseur possède sa propre approche des réseaux sociaux et de la collaboration. Si la collaboration a toujours existé dans le monde des affaires — généralement de manière informelle —, les réseaux sociaux sont relativement récents et sont encore perçus comme un outil de divertissement par les professionnels.
4. L’intégration des réseaux sociaux aux logiciels utilisés par les entreprises peut aider les fabricants à résoudre leurs difficultés. L’intégration directe de réseaux sociaux et d’outils collaboratifs aux solutions logicielles de vente et de CRM permet aux entreprises d’obtenir des commentaires directs de leurs clients, ce qui peut améliorer ou cibler le développement de produits, et les garder en contact avec leurs clients tout au long de la durée de vie du produit. En outre, les canaux de communication directe avec les clients affectent les chaînes logistiques existantes, et peuvent les transformer en chaînes plus agiles, orientées vers le client.

Mettre en place un système d’ERP moderne au sein des entreprises de fabrication à grande échelle peut aider les moyennes et grandes entreprises manufacturières à relever de nombreux défis, depuis la conformité jusqu’aux outils de communication internes. En raison de la concurrence toujours plus importante, les fabricants ne peuvent se permettre d’utiliser des systèmes rigides, lourds, extrêmement difficiles et chronophages à mettre en place, configurer et modifier. Il y a une réelle demande de logiciels capables de soutenir des opérations de fabrication diversifiée et géographiquement étendues, tout en restant relativement simples, agiles et faciles à installer et transformer. Ces systèmes doivent également faire preuve d’une logique intuitive, pouvoir être facilement pris en main et être adaptés aux utilisateurs de nombreux pays, ayant des connaissances informatiques et des cultures différentes. Utiliser de tels systèmes d’ERP permettra également aux grands et moyens fabricants de continuer à développer et produire des biens et services de qualité et de garantir leur croissance, tout en faisant face aux modifications de leurs infrastructures commerciales et informatiques et en s’adaptant aux exigences changeantes et complexes de l’environnement professionnel dynamique et collaboratif d’aujourd’hui.