ERP : définition, fonctionnalités... On vous dit tout sur les systèmes ERP

Vous vous posez beaucoup de questions sur l’ERP : définition, rôle, avantages, fonctionnalités, type d’ERP, etc.

Il est vrai qu’il est essentiel de bien comprendre qu’est-ce que l’erp et les différents modules existants, afin de bien choisir celui qui correspond parfaitement à vos besoins parmi les nombreux progiciels présents sur le marché.

Nous vous présenterons également quelques logiciels erp gratuits ou payants sélectionnés pour vous, afin de vous aider dans votre décision !

Un logiciel ERP (enterprise resources planning) est un système d’information constitué de différents outils, fonctionnalités, modules et workflow automatisés, permettant de gérer l’ensemble des fonctions d’une entreprise de manière centralisée et unifiée. 

Des modules alimentent automatiquement une base de données unique et cohérente située sur un serveur, où chaque information partagée est standardisée, contextualisée, accessible et mise à jour en temps réel.

Les différentes informations métier peuvent concerner :

• la comptabilité,
• la gestion commerciale,
• la gestion de projet,
• les ressources humaines,
• la production,
• la gestion des stocks, etc.

L’ERP est constitué d’une architecture technique et modulaire de la façon suivante :

• un serveur, qui peut être acheté et présent dans vos locaux, ou qui peut-être à distance dans le cas d’une solution ERP SaaS,
• un ou plusieurs modules.

Aussi appelé PGI pour progiciel de gestion intégré, l’ERP doit pouvoir s’adapter parfaitement à la taille de votre entreprise, votre secteur, et faire le lien avec vos outils existants. 

Pour gérer l’ensemble de leurs activités, les entreprises tendent bien souvent à multiplier les logiciels. S’il est vrai que les différents services ont la nécessité d’utiliser des outils spécifiques à leur activité, certains besoins et informations sont communs à toute l’entreprise. 

⚠️  Utiliser autant de logiciels de manière indépendante peut entraîner des erreurs, et est très chronophage.

Si les possibilités d’un ERP peuvent être presque infinies en fonction des modules existants et caracteristiques, il remplit principalement ces rôles :

• faire le lien entre les différents services,
• aider à la gestion des ressources de l’entreprise,
• éviter les multiples saisies,
• limiter les erreurs et les doublons, etc.

Le fonctionnement d'un ERP permet donc de répondre à une large majorité des besoins d'une entreprise, à supposer que celui-ci soit bien adapté à son activité.

Si un ERP permet de gérer l’ensemble de ses besoins (RH, stocks, gestion commerciale, achats, etc.), il présente surtout de nombreux avantages comme :

• améliorer la collaboration entre les équipes grâce au partage de l’information,
• optimiser et coordonner les différents flux et les processus,
• permettre une visibilité sur l’ensemble des activités de l’entreprise,
• augmenter la qualité des informations partagées (uniques, mises à jour en temps réel, contextualisées, uniformisées et facilement accessibles),
• prendre de meilleures décisions plus rapidement,
• gagner en productivité en automatisant des tâches chronophages,
• maîtriser les coûts, etc.

Odoo présente à travers un livre blanc les avantages d’un ERP pour une entreprise, illustrés par une étude de cas concrète.

Les ERP ont souvent des caractéristiques variées, d'un ERP à l'autre. Certains plus généralistes, d'autres taillés pour répondre à des problématiques métiers spécifiques.

Ce type d’ERP généraliste propose un panel de fonctionnalités qui répondent aux besoins de base des entreprises. Il est capable de s’adapter à différents secteurs ou corps de métier grâce à des options de paramétrage et à l’ajout de modules.

✅  Avantage : couvre aisément les fonctions essentielles de gestion d’entreprise.

❌  Inconvénient : le paramétrage peut prendre du temps, parfois insuffisant pour des structures complexes ou très spécifiques.

Un ERP spécialisé, ou vertical, est une solution qui est directement paramétrée pour répondre immédiatement à un besoin métier particulier. Par exemple, une entreprise de consulting n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise qui fait de la production ou un site e-commerce.

✅  Avantage : utilisable rapidement, sans développement ou ajout de modules.

❌  Inconvénient : certains ERP spécialisés ne permettent pas de couvrir tous les fonctionnalités essentielles d’une entreprise.

Un ERP open source, aussi appelé “OpenERP”, est un ERP dont le code est ouvert aux développeurs, afin qu’ils puissent développer des modules et applications.

✅  Avantage : souvent gratuit ou peu onéreux, possibilités de développements.

❌  Inconvénient : fonctionnalités de base limitées, besoin de ressources pour le développement.

Un ERP SaaS (software as a service) est un logiciel hébergé et exploité par un tiers, que l’on utilise en ligne depuis n’importe quel endroit où l’on peut accéder à internet. L’utilisation se fait généralement via un abonnement mensuel ou annuel.

✅  Avantage : accessibilité et maîtrise des coûts de maintenance.

❌  Inconvénient : attention à la conformité et la protection de vos données si le lieu d’hébergement se situe dans un pays avec une autre législation.

Suivez l’état de vos finances et gérez toute la comptabilité avec un ERP. La centralisation de tous les éléments, alliée à la puissance des calculs de tableaux de bords permettent de trouver des pistes d’optimisation :

• comptabilité générale,
• comptabilité tiers,
• gestion des immobilisations,
• tableaux de bord permettant de générer des rapports financiers.

Un logiciel ERP peut être une aide précieuse pour la gestion de projets plus ou moins complexes. Il facilite le travail en équipe avec une vision globale en temps réel :

• outils de planification product lifecycle management,
• gestion des ressources,
• gestion des tâches,
• contrôle des coûts avec la budgétisation, etc.

Idéal pour assurer le suivi de ses clients, et améliorer sa prospection commerciale en identifiant plus facilement les prospects à haut potentiel. Ce qui différencie l'ERP du CRM sur ce point, c'est que vous pourrez mettre les efforts au bon endroit et conserver toutes les informations à un niveau global :

• offres et contrats,
• devis, commandes et facturation,
• CRM (gestion des contacts, historique client, service client, etc.),
• campagnes marketing.

Un module de gestion des stocks permet de faciliter la saisie et le suivi des mouvements. De plus, la vision en temps réel permet d’éviter les écarts :

• gestion des inventaires,
• gestion des réapprovisionnements,
• valorisation des stocks,
• contrôle qualité,
• gestion entrepôts et points de vente.

Un ERP peut centraliser non seulement vos informations mais également tous vos documents administratifs, quelles que soient leur nature :

• numérisation des documents,
• indexation et classification automatique,
• workflow de validation,
• historique et traçabilité, etc.

Ce module permet d’optimiser et d’automatiser les processus RH, et permet une meilleure collaboration :

• suivi des employés,
• recrutement, formation et gestion des compétences,
• planning et temps de présence,
• gestion des absences, congés et arrêts de travail,
• gestion de la paie, etc.

L’ERP va pouvoir permettre la conception, la planification des ressources et le contrôle des en-cours et produits finis :

• documentation technique,
• planification ressources matérielles et humaines,
• ordonnancement,
• suivi de la production, etc.

Pour vous aider à choisir le logiciel fait pour vous, voici une sélection de six ERP performants qui aident différents types d’entreprise à gérer leur activités :

• EBP Horizon, pour automatiser la comptabilité des TPE/PME. Des options qui s’adaptent aux différentes secteurs d’activités, et un accompagnement technique et fonctionnel efficace pour aider les entreprises.

• Microsoft dynamics 365, aide les commerciaux à vendre plus et mieux. Des processus de vente optimisés et automatisés, et une efficacité accrue grâce à des outils et des fonctionnalités en mode collaboratif.

• Netsuite d’Oracle, pour accompagner la croissance de votre startup. Une plateforme qui gère vos activités (administratif, finance, e-commerce, CRM, etc.), optimise les processus et boost la productivité pour passer au niveau supérieur.

• Sage X3, pour les entreprises internationales. Gérez toute votre supply chain de la production à la vente en ligne ou en magasin, en passant par les RH et la comptabilité.

• SAP Business by Design, l’ERP cloud pour les PME. Optimisez vos processus, pilotez votre activité et détectez de nouvelles opportunités pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

• Yourcegid Y2 On demand, hybride et adaptable, cet ERP utilise la Business Intelligence pour aider à la prise de décision et dispose d’un panel de modules pour gérer toutes les activités, et s’adapter aux spécificités des secteurs.

Vous recherchez un ERP gratuit ? Voici une liste de quelques logiciels :

• Axelor,
• Gestan,
• Dolibarr ERP CRM

Nous l’avons vu, l’ERP est devenu un outil indispensable pour les petites comme les grandes entreprises, et ce quel que soit le type d’activité exercé. Cet outil sera amené à être utilisé par tous les services l’organisation, il faut donc s’assurer que celui-ci corresponde bien à tous les besoins.

Si l’implémentation d’un ERP dans une entreprise apporte de nombreux bénéfices comme une collaboration facilitée et une productivité accrue, elle engendre également des changements importants, en termes d’organisation, d’habitudes de travail et techniques notamment.

D’où la nécessité de déployer un véritable plan d’accompagnement au changement, afin que cette transition s’opère sans perturber le fonctionnement de l’entreprise, ou le mettre en péril.