La gestion des congés à l’heure de la dématérialisation

La gestion des congés à l’heure de la dématérialisation

Le service RH est en contact avec l’ensemble des salariés pour gérer les modalités de travail. La question des congés peut susciter de nombreux aller-retours, alors qu’il existe des solutions simples pour mieux les gérer. Retrouvez tous nos conseils sur la gestion des congés.

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Poser ses congés : un parcours du combattant

Trouver le nombre de CP (Congés Payés) à votre actif

Vous voulez poser des vacances ? Lancement de la démarche. D’abord il vous faut mettre la main sur votre dernier bulletin de salaire. Là, vous devez trouver le chiffre mentionnant vos congés restants.

Une demande soumise en deux temps

Une fois votre solde vérifié, vous passez à l’étape suivante : la formulation de votre demande auprès de votre responsable. Cela peut prendre la forme d’un document papier avec une trame donnée, où vous indiquez les dates concernées, ou plus simplement l'envoi d'un mail pour faire une demande. Une fois cette formalité accomplie, votre responsable transmet votre demande au service RH ou à la personne chargée de faire les paies.

Une validation à saisir deux fois

​De leur côté, les RH vérifient les droits à congé pour valider la demande et saisissent les détails dans leur fichier de suivi : dates, heures, etc. Au moment de préparer la paie, la personne res​ponsable récapitule les différents congés posés et les reporte dans le logiciel de paie. La ligne congés pris est ainsi incrémentée et le solde congés restants actualisé.

Ce processus de gestion traditionnelle des congés nécessite plusieurs échanges et saisies manuelles. Ce qui accentue l’aspect laborieux de la démarche et multiplie les risques d’erreur de gestion.

Un portail dématérialisé qui centralise l’information

Aujourd’hui, différents logiciels RH permettent de simplifier la gestion des congés, et ce tout particulièrement pour les entreprises avec des collaborateurs sur différents sites.

Une solution intelligente pour ne rien oublier

​Le collaborateur soumet ses demandes d’absence au sein du logiciel de gestion. Le service RH reçoit alors sa demande sous forme de fiche contextualisée : y apparaissent le motif, le contingent d’absences du demandeur, les CP qu’il a déjà pris, ceux qu’il a posés. En un coup d’œil, tous les éléments sont réunis dans la solution de gestion Zéphir pour valider ou non l’absence. Plus besoin de chercher l’information et de la recouper, cela représente un gain de temps appréciable.

De plus, l’outil automatise les flux : une fois validée, l’absence est directement imputée sur le logiciel de paye. Les autres spécificités sont elles aussi paramétrables : abonnement transport, tickets restaurant, primes. Vous les saisissez une fois, puis l’outil vous les suggère ou vous les rappelle. Connectée au calendrier, la solution prend aussi en compte les jours fériés. Autant de garde-fous qui réduisent considérablement les oublis ou erreurs de saisie.

Partager l’information pour mieux s’organiser

Une passerelle intéressante est à faire entre votre logiciel RH et la gestion de projets de vos équipes. Lorsqu’une demande d’absence est validée, elle est indiquée sur le planning des activités.

  • Les autres membres de l’équipe peuvent anticiper et s’organiser en fonction. Si une autre personne comptait également poser un jour, elle a l’information pour éviter de faire coïncider.
  • Le responsable de projet a une visibilité en temps réel des disponibilités de chacun et des ressources allouées. Il peut mieux organiser le travail en fonction.

Un mur pour échanger

Certains logiciels de gestion ou ERP proposent de personnaliser leur accueil. Cet espace, par lequel transite tout utilisateur en se connectant, peut devenir un lieu d’échanges. Sur Zéphir, la personnalisation est individuelle. Chaque collaborateur affiche sur son « mur » les informations ou la mise en page qu'il souhaite. Par exemple, un commercial qui utilise très souvent le module de notes de frais peut se créer un raccourci, comme il le ferait sur le poste de travail de son ordinateur.

Cet espace est également idéal pour faciliter la communication interne au sein de l'entreprise. D’une manière plus informelle et très efficace, vous pouvez diffuser des messages dans l'application liés de près ou de loin à votre activité. Par exemple, lorsque vous prévoyez la fermeture de l'entreprise pour le pont du 14 juillet, vous pouvez rappeler à tout le monde, par le biais du « mur », de poser une journée de congé pour le 15.

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Une gestion plus simple et plus efficace

​Échanger sur une interface commune

La première chose est de mettre à disposition des salariés, de leurs managers et du service RH la même interface. En conséquence :

  • les échanges sont plus simples,
  • le process de validation va plus vite,
  • l’information partagée est plus claire.

Partager la même information

Au-delà de la gestion dématérialisée des congés payés, c’est l’ensemble du parcours des collaborateurs qui est concerné. Avec un logiciel de gestion comme Zéphir, vous pouvez également saisir vos notes de frais dans la solution. Ainsi les RH ou la personne en charge de la comptabilité en ont connaissance directement pour vous rembourser.

Au sein de cette même interface, vous pouvez gérer les entretiens annuels. Collaborateur, manager et RH sont informés de la date de l’entretien. L’interface peut aussi mettre à leur disposition l’historique des entretiens précédents. Un dispositif permet également d’envoyer des mails de rappel avant la date.

Accéder à la solution où que l’on soit

​Les logiciels RH en SaaS (Software as a Service) permettent de partager des informations dans le cloud. Ce qui est précieux, notamment pour les entreprises dont les équipes sont délocalisées. Malgré l’éloignement géographique, le collaborateur dispose ainsi des mêmes informations actualisées que le reste de l’équipe.
 

Une entreprise, même de petite taille, a vite de nombreux aspects RH à gérer. Les congés, aussi bien pour les poser et les valider que pour en informer les collègues de projet, sont gérés plus efficacement grâce à l’utilisation d’outils dédiés. Fini le temps de la feuille de congé, place à la dématérialisation et au gain de temps et d’efficacité réels qu’elle suscite.

 

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