Quel tableau de bord pour réussir votre gestion de projet ?

Tableau de bord en gestion de projet

Parmi les principaux enjeux de la gestion de projet figure la production régulière d’un tableau de bord (« scoreboard »). Cette démarche permet de formaliser une synthèse rapide sur la performance d’un PM (Project Management) qu’il est ensuite possible d’utiliser pour corriger efficacement d’éventuelles dérives.

Découvrez tous les atouts de cet outil, l’importance du choix de ses indicateurs, comment réussir sa construction et pourquoi sa génération avec un logiciel spécialisé se révèle désormais essentielle !

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Le tableau de bord, incontournable pour une gestion de projets maîtrisée

Le tableau de bord aide à visualiser les éléments-clés d’un projet et à en piloter l’avancement de manière proactive. Il peut être diffusé en interne comme en externe.

Une synthèse clé accessible à toutes les organisations

Le tableau de bord représente un rapport très condensé de l’activité d’une organisation sur une période donnée. Le principe de ce document repose sur la comparaison des prévisions et des réalisations opérationnelles par l’intermédiaire de quelques indicateurs neutres et fiables lors de jalons (« milestones ») prédéfinis.

Accessible aux entreprises de toute taille et complémentaire de la planification stratégique, l’outil présente l’avantage de s’adapter finement à votre métier et à votre environnement.

Vous pouvez aussi bien l’associer à un projet unique (transversal ou non) que l’assigner à la gestion de portefeuille de projets.

Indispensable au pilotage à court et à moyen terme, il participe à la préservation de la productivité et de la rentabilité.

Par ses conclusions claires, il permet la prise de décisions correctrices rapides, rationnelles et adéquates dès qu’une dérive se voit constatée face aux objectifs anticipés.

Comme toute aide au contrôle de gestion, il nécessite néanmoins une mise à jour très régulière afin d’assurer un reporting et un suivi en temps réel.

Voici les 3 publics concernés par une synthèse sur votre PM

Un tableau de bord efficace doit permettre d’apporter de l’information pertinente et non-biaisée aux 3 parties prenantes principales des projets :

  • le management : il s’agit de faciliter la gestion des tâches, des ressources (notamment en termes de budget) et des contraintes des différents processus de travail dans le temps,
     
  • l’équipe projet : l’outil s’inscrit dans une stratégie d’amélioration continue des performances, de conduite du changement et d’entreprise agile. Au-delà du partage de données d’exploitation clés, il vise à identifier les axes de progrès majeurs,
     
  • les tiers (clients, sous-traitants, auditeurs...) : l’objectif consiste essentiellement à leur permettre de mesurer l’avancement d’un projet et à démontrer la transparence de votre communication.

Exemple d’un tableau de bord

Une application de gestion avancée multi-vues comme Clarizen vous permet notamment de créer à la volée des éditions personnalisées de votre tableau de bord en fonction du public destinataire.

Elle peut par exemple proposer une approche centrée sur la gestion des risques et des menaces ou bien se focaliser sur une présentation budgétaire plus classique.

Voici un exemple type de tableau de bord via le logiciel de gestion de projet Clarizen :

exemple type de tableau de bord en gestion de projet

Autre exemple de tableau de bord du chef de projet orienté analyse des risques en cours :

tableau de bord du chef de projet orienté analyse des risques en cours 

Les indicateurs, à ne pas négliger dans votre tableau de bord

Capables de résumer en un nombre ou une tendance simple une information bien plus complexe, les indicateurs constituent le socle de tout tableau de bord performant.

Ils vous permettent de poser des diagnostics pertinents et de rendre votre projet efficace grâce à leur lien direct avec la réalité du terrain et le processus analysé.

Lors du management de plusieurs projets, il est conseillé d’associer indicateurs de fonctionnement et de résultat en privilégiant, comme dans les autres fonctions de l’entreprise, une démarche SMART.

PM de qualité : apprenez à choisir vos KPI de résultat

Ce type d’indicateurs se concentre sur l’efficience du « project management » en mesurant essentiellement les efforts réalisés par rapport aux objectifs initiaux.

Les questions évaluatives auxquelles il répond restent assez simples : elles portent sur les problématiques QCD (Qualité, Coûts, Délais) de l’organisation, le résultat s’exprimant souvent en pourcentage ou en valeur monétaire. Les plus courantes correspondent à :

  • Quel est le niveau d’utilisation actuel des ressources prévues ?
  • Quel est le taux de satisfaction-client ?
  • Quels sont les temps passés en moyenne sur certaines tâches ?

Les indicateurs de fonctionnement, la solution pour piloter la performance

Le pilotage de projet passe aussi par la maîtrise et la surveillance prospective de l’environnement. Dans ce contexte, les indicateurs dits « de fonctionnement » permettent de manager les risques tout au long du planning de travail.

En raison de cette optique spécifique de gestion du temps et d’éventuels retards, ils s’expriment généralement sous forme de taux de disponibilité (calcul prévisionnel du plan de charge, évaluation de l’absentéisme...) ou de réalisation (nombre de tâches terminées face au total prévu...).

Véritables alertes dans la détection des anomalies, leur correction rapide va empêcher la dégradation d’un ou plusieurs indicateurs de résultat à un horizon plus lointain.

Ils sont associés fréquemment aux codes couleur vert (OK), jaune (attention) ou rouge (situation critique) lorsqu’on cherche à les représenter graphiquement.

Comment construire un tableau de bord

Malgré une apparente simplicité, mettre en place un tableau de bord ne s’improvise pas. Plusieurs préalables doivent rendre cette démarche cohérente avec le métier et l’organisation de l’entreprise, tandis que certains modèles sont recommandés en fonction de l’importance accordée à la gestion des ressources par votre projet.

Les 2 conditions pour créer une synthèse de PM pertinente

Un « scoreboard » n’est pas qu’un document d’information : il a aussi pour but de faciliter l’aide à la décision de ses utilisateurs.

Sa conception nécessite en premier lieu la définition précise des résultats attendus de l’unité destinataire. Ensuite, assurez-vous d’avoir identifié convenablement (en procédant au besoin à des tests) les paramètres mesurables sur lesquels vos collaborateurs vont pouvoir agir pour atteindre les objectifs.

Gardez aussi à l’esprit que votre tableau de bord n’est pas un audit : il doit pouvoir s’appréhender en un clin d’œil pour une appropriation réelle par l’ensemble de l’entreprise et les partenaires.

Par conséquent, ne retenez pas plus d’une dizaine d’indicateurs. Vous aurez ainsi l’assurance de choisir les KPI les plus cohérents avec votre problématique décisionnelle tout en évitant à vos équipes une collecte complexe et chronophage des données.

Les meilleurs modèles pour analyser la performance

Une variété très étendue de tableaux de bord permet de rendre compte de la performance lors de l’avancement du projet.

Face à ce choix, il n’est pas toujours aisé d’identifier l’outil le plus adapté à votre situation. En cas de doute, vous pouvez vous appuyer sur 2 modèles très populaires :

  • le « 4 boxes », qui représente la synthèse d’activité la plus pratique pour les projets simples ou dont la dimension budgétaire reste modérée. Il recense l’avancement, les points durs (« pain points ») rencontrés, la planification des prochaines tâches-clés et les risques déjà identifiés. Pensez à le compléter d’un document précisant l’état de chacune des étapes prévues au planning.
     
  • le « 5 cadrans », l’outil le plus complet pour les projets complexes ou nécessitant de gérer un budget étroitement. Une application de PM phare comme Clarizen vous permet, avec son éditeur de modèles entièrement configurable, d’en créer votre propre version en quelques instants. Compilez sur une seule page l’analyse de vos délais face aux coûts (« earned value management »), l’identification graphique des menaces à court terme, le suivi financier, l’évaluation des risques potentiels et la synthèse de vos enjeux actuels.

Une gestion de projet au top avec le tableau de bord en ligne

Recourir à un progiciel ou à une plate-forme internet SaaS spécialisés pour éditer puis diffuser votre tableau de bord se révèle incontournable, dans un environnement de travail de plus en plus collaboratif et transversal.

Ergonomique et conviviale, cette solution vous permet d’offrir un détail et une interactivité accrus par rapport à un fichier de tableur ou à un tirage papier.

Un PM largement graphique !

La mise en valeur visuelle de l’information représente l’un des avantages majeurs d’un tableau de bord en ligne. Graphiques, diagrammes de Gantt et icônes permettent de créer des résumés élégants et très agréables à lire, matérialisant plus facilement l’évolution des indicateurs clés du projet que les chiffres bruts.

Des codes couleur aident en complément à attirer l’attention sur les situations sensibles. Cette représentation des données s’associe fréquemment à des filtres et des critères de tri pour paramétrer de manière intuitive des rapports en temps réel sur chaque métier ou business unit.

L’accès garanti à une synthèse très précise

Les tableaux de bord online offrent également la possibilité d’accéder à un niveau de détail très fin sur les causes d’une dérive ou sur le déroulement des sous-projets.

Une partie de leur écran accueille une grille de type Excel recensant ces éléments : 1 clic suffit généralement pour afficher les différents indicateurs et les renseignements associés. Chaque collaborateur en situation de responsabilité (et non plus le seul chef de projet) peut ainsi s’informer sur son estimé de terminaison (ETC), sa maîtrise budgétaire ou le respect de son calendrier.

Un PM et sa synthèse bien mieux partagés !

Les applications les plus avancées de production de « scoreboards » vous aident aussi à simplifier le partage de l’information afin que la vitesse de décision et d’exécution de vos équipes reste maximale.

Clarizen vous propose par exemple de créer instantanément un espace d’échanges sécurisé autour d’un tableau de bord donné avec les responsables opérationnels concernés.

Ce fil de discussion, similaire à celui d’un réseau social est même ouvert aux non-utilisateurs du logiciel et ne nécessite pas que vous vous connectiez depuis le bureau. Et il reste actif pendant tout le cycle de vie du projet !

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Conclusion

Le tableau de bord représente un atout indispensable lors de la gestion de projet. A la fois outil de pilotage proactif et de suivi, il vous garantit une visibilité maximale sur les risques, les ressources et le planning de travail tout en vous permettant de recevoir des alertes claires lors de dérives.

L’utilisation d’une application SaaS pour le bâtir et le partager vous donne accès à une personnalisation totale de ses indicateurs et de sa mise en page. Elle renforce également votre réactivité et améliore facilement vos performances opérationnelles.

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