RACI : la matrice de management pour la gestion de projet

RACI : la matrice de management pour la gestion de projet

La réussite de vos projets dépend d’une bonne gestion management et d’une vision claire des responsabilités des différents acteurs. Il convient à chaque responsable, et notamment au chef de projet, de définir une vue d’ensemble des rôles afin d’optimiser la répartition des tâches et d’éviter les pertes de temps.

Pour répondre aux différents enjeux de la gestion de projet, la matrice RACI d’affectation de ressources s’avère être un outil de gouvernance indispensable pour les entreprises. Comment la mettre en place et étendre efficacement ses possibilités dans un modèle agile ?

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La matrice RACI : définition et principes de management

L’acronyme RACI, de l’anglais « responsible, accountable, consulted, informed », ou RAM pour « responsibility assignment matrix », désigne une matrice organisationnelle simple d’utilisation sous forme de tableau d'affectation de ressources répartissant les fonctions et les responsabilités entre les différents acteurs d’un projet.

En tant qu’outil de design organisationnel, la méthode RACI permet de cartographier les activités et de définir les rôles des intervenants et membres d’équipe. Elle synthétise visuellement le « qui fait quoi », délimite le périmètre et le champ d’action d’un projet donné.

En gestion de projet, l’intérêt d’une telle matrice est d’éviter tout problème de gouvernance, dont les redondances de rôles et les dilutions de responsabilités. Elle offre la possibilité d’identifier toutes les tâches attribuées et leurs affectations, mais aussi les nécessités d’intervention et d’information à chaque étape du processus pour un bon pilotage des objectifs.

Cette vision d’ensemble permet aussi d’éviter tout oubli ou dispersion, avec la possibilité de mettre facilement en place un système de rappels indispensable dans la gestion d’équipe.

Comment utiliser et construire une matrice RACI ?

Suivant les principes de gestion de la méthode RACI, les auditeurs, experts, responsables et chefs de projets doivent dresser une liste croisée d’attribution pour définir les rôles et les processus organisationnels en œuvre dans un cadre projet. Pour construire une matrice RACI, il convient donc de lister :

  • en lignes, les différentes tâches et activités attachées au projet ;
  • et en colonnes, tous les acteurs individuels ou en entités multiples.

À chaque intersection de l’outil, on attribue alors une ou plusieurs lettres du système RACI, chacune désignant un rôle spécifique.

Ci-dessous, un exemple de matrice RACI :

Un exemple de matrice RACI
Quoi Qui
  Direction Chef de projet Directeur artistique Développeurs Stagiaires
Tâche 1 A R C I I
Tâche 2 A R I C I
Tâche 3 A/R A C/I A I
Tâche 4 A/R A I A I

Chacune des lettres de ce modèle d’affectation des ressources peut être traduite en français de la manière suivante, selon quatre types de parties prenantes :

  • Un R pour le réalisateur ou le responsable de l’action veillant au bon déroulement des travaux.
  • Un A pour l’acteur qui assume, approuve, et éventuellement réalise l’action si on lui appose les deux lettres R et A.
  • Un C pour les agents périphériques qui sont consultés afin de donner leur opinion à partir de leur spécialité.
  • Un I pour les agents qui vont être informés du déroulement des actions sans nécessairement agir directement.

Dans certains cas spécifiques, les lettres V et S peuvent être ajoutées au modèle RACI, chacune désignant respectivement le validateur pour certaines validations de qualité, et le signataire concernant la validation par l’autorité.

Une fois la matrice RACI établie, le responsable ou le chef de projet a la possibilité d’effectuer une relecture verticale et horizontale du tableau afin de vérifier si la répartition des flux et des tâches est équilibrée, et si la distribution de l’autorité est efficace et justifiée.

La méthode RACI : limites et solutions

La matrice RACI est un outil management de bonne gouvernance, mais ce n’est pas un système autonome permettant de modéliser un processus de gestion en tant que tel. Pour que son utilité soit effective, il faut d’abord bien définir le périmètre de chaque processus et établir avec clarté les tâches et les étapes impliquées dans le cadre du projet sous peine d’entraîner des risques de variabilité d’interprétation et de confusion dans l’attribution des rôles.

Ainsi, malgré ses avantages incontestés en gestion de projet, le concept RACI se révèle souvent limité lors des audits qui révèlent des handicaps pouvant devenir une vraie charge au contrat.

Ce n’est pas un système automatisé

Un peu comme le diagramme de Gantt, la structuration de la matrice RACI est constamment dépendante d’acteurs non désignés à sa mise à jour. Par conséquent, les modifications successives de la matrice sont susceptibles de créer des copies fantômes, entraînant inerties et blocages en tous genres.

Ce n’est pas une matrice flexible

Si vous n’êtes pas R , A, C ou I, vous n’êtes rien. Or, beaucoup de skateholders importants méritent eux aussi de figurer au tableau, même s’ils assument un statut plus qu’un rôle.

C’est n’est pas un outil à 360°

Il ne tient pas compte de certaines autres données sensibles à la bonne gestion de projet, comme les questions d’ordre financier et budgétaire : prix de revient d’une tâche, couts unitaires basés sur les salaires des intervenants, sous-traitance, etc.

Ce n’est pas un modèle adapté au outsourcing

Dans le cadre d’un contrat externalisation, la matrice RACI ne permet pas de gérer les aspects liés à la confidentialité de manière suffisamment subtile. Les externes, sous-traitants ou consultants ne doivent connaître que les informations attachées aux tâches sur lesquelles ils sont assignés.

Dès lors, que faire pour résoudre ces contrariétés ? Comment mettre en place une méthode RACI plus flexible et plus agile, adaptée à la structure de votre organisation ? La réponse se trouve forcément dans l’adoption d’un logiciel innovant de gestion de projet et d’activités qui intègre :

  1. la mise à jour en temps réel et de manière contrôlée d’un maximum de facteurs ;
  2. la capacité de circonscrire l’information à distribuer en interne et en externe ;
  3. la possibilité de définir des véritables profils d’utilisateur liés à des critères et des droits d’accès spécifiques.

Adopter un logiciel de gestion projet, l’outil pour aller plus loin

Dans la continuité de la recherche en matière d’optimisation management, des logiciels et applications apparaissent désormais dans le paysage des PME et des grandes sociétés pour les assister en temps réel. C’est notamment le cas de Clarizen, l’une des solutions leader en matière de gestion de projet full-web.

Simple d’utilisation, ce type d’outil souvent utilisé en Cloud permet d’étendre les possibilités de la méthode RACI pour cartographier les responsabilités et définir les rôles de manière plus agile et contextualisée. Véritables accélérateurs de performance, ces logiciels de gestion de projet avancés se distinguent par leur capacité d’innovation et d’adaptabilité avec :

  • Des flux de travail entièrement personnalisables, pour répondre parfaitement aux besoins, au contexte global et à la culture de votre entreprise ;
  • Des méthodes de collaborations contextuelles, avec un partage et une centralisation des ressources, pour aligner vos objectifs au sein de vos équipes ;
  • Des processus automatisés et itératifs, des alertes et des rappels programmés, pour gagner en performance et en fluidité ;
  • Une visibilité et des rapports d’audits en temps réel, pour prendre les bonnes décisions rapidement et sur base de données concrètes.

L’intérêt principal par rapport à une simple matrice RACI, c’est que vous disposez d’une solution « out of the box » pour définir librement des rôles et des profils de chefs de projets MOA et MOE, par exemple. Avec Clarizen par exemple, vous pouvez facilement attribuer des champs spécifiques afin de mieux gérer les aspects de sécurité et créer des accès protégés aux données financières pour un outsourcing complètement sécurisé. Enfin, vous êtes aussi en mesure de définir de simples destinataires de reportings sans avoir recours au tableau d’attribution des rôles RACI. Un DSI ou un client peut dès lors être sollicité avec les documents utiles pour une prise de décision, mais sans accès formel à l’outil.

Avec des outils de gestion de projet de cette trempe, vous avez clairement plus de latitude pour exploiter les possibilités et vertus de l’utilisation de la matrice RACI, et assurer la bonne gouvernance de vos différentes activités.

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Vers plus d’automatisation de la matrice RACI ?

L’automatisation est un élément clé de l’évolution de la méthode RACI pour définir les responsabilités de toutes les parties prenantes, partager les ressources et construire un bon modèle de management de projet. Grâce à la contextualisation, la personnalisation et la mise en place de rappels et de flux internes et externes automatiques, vous adoptez un management amélioré, agile, transparent, sécurisé et parfaitement polyvalent.

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