Comment réussir sa gestion de projet

Comment réussir la gestion de projet

Afin de mener à bien votre projet, gérez au mieux les compétences mises à votre disposition et respectez le budget alloué à votre mission. Pour cela, voici quelques conseils qui vous aideront à réussir la gestion de votre projet.

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Déterminez et estimez

La gestion de projet est tout d’abord une prise de conscience des limites du projet. Pour qu’il soit viable, vous devez être capable d’en définir des frontières au-delà desquelles vous allez perdre en efficacité et où vous risquez de vous essouffler. Soyez modeste si c’est votre premier projet. Les grosses ambitions peuvent parfois devenir de véritables déceptions. 

Soyez clair sur vos objectifs. Quel but visez-vous en débutant ce projet ? Si vous êtes chef de projet et que vous avez la responsabilité de cette mission, assurez-vous d’avoir bien saisi la demande du commanditaire. Au moindre doute, n’hésitez pas à demander des précisions, la réussite du projet dépend d’une bonne compréhension des besoins !

Définissez les livrables de ce projet. Vous devez estimer les documents ou les résultats qui seront la preuve de l’aboutissement d’une tâche ou du projet entier. Répartissez aussi les ressources : matériels, budgets, ressources humaines. Vous devez établir une liste concrète pour attribuer les ressources en fonction des besoins et des tâches de chaque participant au projet.

Segmentez votre projet

Pour ne pas avoir à gérer une foule d’informations en même temps, il est plus facile de découper votre projet en différents segments. Regroupées par phases, les informations et les intervenants vous apparaitront plus aisément. Vous pourrez ensuite définir les tâches à réaliser lors de chaque phase. Etablissez un déroulement chronologique qui vous permettra de choisir les collaborateurs ou entreprises avec qui vous allez interagir mais aussi d’attribuer des rôles à chacun. En somme, qui fait quoi et quand ? Vous aurez à choisir un intervenant qui effectue une action et qui vous présentera le résultat sous une forme pré-définie ensemble. Fixez alors des dates de livraisons du travail afin de ne pas subir de retards même minimes qui, s’ils sont cumulés, risquent de vous ralentir dans la réalisation de votre projet.

Ne sous-estimez pas la charge de travail

Soyez réaliste sur la charge de travail que chaque mission induit afin de définir des dates de livraison réalisables. Afin d’estimer au mieux les temps de réalisation d’une tâche, rien de plus logique que de s’adresser aux professionnels qui devront la réaliser. Vous n’êtes sûrement pas spécialiste dans tous les domaines et il vous sera bien difficile d’estimer combien d’heures vos collaborateurs vont passer sur une tâche. Alors dirigez-vous vers les principaux intéressés et posez leur la question. Choisissez ensemble un délai de livraison que vous ne serez pas seul à imposer. Ils seront ensuite plus impliqués dans la mission et auront à cœur de tenir un délai qu’ils vous ont eux-mêmes proposé.

Etablissez vos priorités

Quelle est la mission la plus urgente à réaliser ? Qui peut travailler en premier ? Quelle tâche risque de bloquer votre projet si elle n’est pas faite ? Il s’agit d’établir une liste de priorités. Si nous faisons l’analogie avec la construction d’une maison, vous ne poseriez pas le toit d’une maison alors que les murs ne sont pas terminés. Votre projet vous amènera à réfléchir de la même manière. Certaines activités sont prioritaires, d’autres peuvent être menées en parallèle. Ne négligez pas cette gymnastique mentale qui prend un peu de temps au départ mais qui pourra vous faire avancer plus vite par la suite.

Constituez un calendrier de projet

Avec toutes ces informations réunies, vous établissez un calendrier distinguant les différentes dates de livraison ou de fin de phases ainsi que tous les impératifs liés aux ressources humaines. Pensez à intégrer les congés, jours fériés ou périodes de travail intenses qui risquent de ralentir vos collaborateurs. Octroyez-vous une petite marge de manœuvre pour les imprévus afin de ne pas être sur le fil en permanence. 

Choisir un outil d’aide à la gestion de projet

Faites-vous aider ! Plus d’efficacité, une lisibilité plus claire du projet, des échanges plus interactifs, un outil de suivi de projet est un allié indéniable pour gérer chaque élément. Vous aurez ainsi le loisir de définir les différents niveaux de lecture des participants, pourrez communiquer plus simplement et recevrez des notifications concernant les délais, dates de livraison ou encore document modifié par un collaborateur. L’outil d’aide à la gestion, s’il est bien choisi, s’avère une aide précieuse pour vous assurer une vue d’ensemble de toutes les informations et de tous les changements à effectuer en temps voulu. Il y aura sûrement des modifications de planning au cours de la réalisation de votre projet. Vous devrez en tenir compte et mettre à jour régulièrement votre planning de projet pour que chaque collaborateur puisse avoir les informations les plus complètes. Les outils de gestion de projet vous inviteront à illustrer vos différentes tâches réparties dans le temps sous la forme d’un diagramme de Gantt. Il vous assure une lecture simple des éléments composant votre projet.

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Effectuez un suivi régulier

Pensez à réaliser un suivi de votre projet de près même si vous avez décidé de déléguer à un de vos collaborateurs ou à un chef de projet. Plusieurs points de vue valent mieux qu’un. Vous aurez peut-être remarqué un dysfonctionnement que les autres n’auront pas vu. Soyez acteur de votre projet et prenez le temps de prendre en compte les dernières modifications ou les ralentissements potentiels. Si vous êtes au courant de l’avancement du projet, vous serez aussi plus à même de réagir si besoin. Contactez régulièrement vos collaborateurs qui apprécieront de voir que vous êtes présent.
 

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