Le pilotage de projet facile en 12 conseils clés

Le pilotage de projet facile en 12 conseils clés

Menez votre pilotage de projet avec méthodologie et efficience en appliquant ces 12 conseils. Le bon déroulement d’un projet repose sur un processus d’ensemble agile. Pour maîtriser tous les enjeux (rentabilité, coordination, outils de gestion, etc.), tout chef de projet doit déterminer les principaux périmètres, et appliquer avec pragmatisme les meilleurs usages en gestion de projet. Observez une démarche de qualité dans la conduite de votre projet !

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Qu’est-ce que le pilotage de projet ?

Piloter sa conduite de projet tel un as de la Formule 1, c’est connaître tous les contours de son projet dès la ligne de départ, pour le mener à bien jusqu’à la ligne d’arrivée, en négociant chaque virage :

  • maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'œuvre déterminent en amont la faisabilité du projet,
  • le pilotage de projet commence dès que le budget est défini,
  • l’organisation du travail et la planification des tâches à effectuer doivent ensuite être cadrées,
  • des jalons découpent chaque étape, précisent les dates et les livrables associés,
  • l’évaluation des ressources humaines et leur gestion favorisent le travail en équipe,
  • la gestion des risques liés aux ressources matérielles doit être maîtrisée,
  • des indicateurs clé permettent un suivi opérationnel du projet,
  • enfin, un planning et des tableaux de bord permettent de vérifier l’avancée du projet, sa qualité et sa conformité vis-à-vis du cahier des charges initial.

Chef de projet et directeur de projet sont des consultants organisés : ils ont besoin de disposer d’une vision claire pour mieux anticiper et adapter leur gestion de projet en cas d’imprévu. Pouvoir (et savoir) réagir requiert une maturité professionnelle éprouvée, et nécessite l’utilisation d’un outil fiable.

Un logiciel de gestion de projet est devenu incontournable grâce à ces fonctionnalités de mesure en temps réel, d’organisation et de travail collaboratif que cela apporte. C’est également un précieux outil d’aide à la décision.
 

12 conseils clés pour réussir sa conduite de projet : 

1. Planifiez votre gestion des ressources humaines

Estimez les différentes ressources humaines nécessaires pour mettre en œuvre votre projet. Vous avez besoin de compétences techniques spécifiques, de profils métiers complémentaires ?

2. Organisez votre gestion des tâches

Découpez votre projet en tâches. L’avancement de votre projet doit comporter des étapes, des tâches à effectuer dans un ordre précis. Certaines tâches peuvent ou doivent être élaborées simultanément ? Priorisez !

3. Coordonnez tâches et ressources

Allouez des tâches à vos ressources. Chacun sa charge de travail, en fonction de ses compétences professionnelles. Coordination et cohésion révèleront également votre leadership.

4. Programmez votre gestion du temps

Définissez les délais de livraison. Quel temps est nécessaire pour effectuer cette tâche ? De combien de temps la ressource a-t-elle besoin pour la mener à bien ?

5. Réalisez votre estimation budgétaire

Budgétisez en vous basant sur le temps / homme nécessaire. Quels est l'ensemble des coûts à prendre en charge ?

6. Définissez et automatisez la facturation

Souhaitez-vous facturer à chaque étape clé de votre projet ? Votre facturation est-elle récurrente ? Quelle est sa fréquence ? Pouvez-vous déterminer à l'avance les dates de facturation ? 

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7. Contrôlez la rentabilité

Mettez en place des indicateurs clés pour maîtriser les coûts et suivre la rentabilité de vos projets.

8. Disposez d’un tableau de bord clair 

C’est vital pour effectuer votre suivi de projet. Mettez en place toutes les alertes pour suivre l’avancement du projet. 

9. Détectez un dépassement de budget

Là aussi, mettez en place des seuils et des alertes : vous êtes immédiatement averti si vous ne respectez pas votre budget prévisionnel et pouvez réagir en conséquences.

10. Améliorez la prédictibilité

Vos tableaux de bord et outils de suivi vous permettent de savoir en temps réel si vous tenez (ou tiendrez) les délais. Ils vous indiquent précisément sur quelles tâches vous devez améliorer votre productivité.

11. Gérez les sous-traitants

Un cadrage précis vous garantit d'arriver aux résultats attendus. La mise en œuvre opérationnelle dépend souvent de la qualité de vos prestataires.

12. Saisissez les temps en mobilité

Vous travaillez à distance ou êtes en déplacement ? Il est primordial d’utiliser une version mobile de votre logiciel de gestion de projet pour rester efficace tout en étant sur le terrain.
 

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Etude de cas d’une gestion de projet réussie

Examinons de plus près comment une entreprise a appliqué ces conseils pour améliorer le pilotage de ses projets en adoptant un logiciel de gestion de projet complet, Exact.

Contexte

Avetica est une entreprise spécialisée dans les Moodle. La société propose de nouvelles méthodes d’enseignement, notamment via des plateformes d'apprentissage en ligne. La société héberge plus de 300 sites internet sur ce modèle : les clients bénéficient d’un accompagnement pour la création de leurs cours à l’aide d’outils et moyens intégrés.

Les possibilités d'agencement des cours en ligne sont multiples et nécessitent la mise en place de critères spécifiques à chaque demande. La vocation d’Avetica est de simplifier l’accès des entreprises à la formation en ligne.

Problématique

Avetica doit donc faire face à de nombreux défis. Pour pouvoir piloter tous ses projets, son fondateur, Mr Vree, cherchait une solution capable de répondre à toutes ses attentes en termes d’organisation du travail et de productivité. Entre la multitude de projets et de tâches liées, il s’agissait de disposer d’une solution fluide pour maîtriser tous les aspects : gestion des ressources, gestion du temps, gestion des tâches, contrôle et suivi de projet.

Solutions apportées et résultats

Les réponses apportées par la solution de gestion de projet Exact permettent à l’entreprise Avetica de relever aujourd’hui tous ses défis.

La centralisation de l’information permet un accès partagé aux informations clients : les équipes et la direction gagnent du temps en évitant toute erreur grâce aux contrôles de saisie et de cohérence. La coordination et la gestion des tâches sonnent juste.

Les tableaux de bord et les indicateurs assurent un suivi de projet fluide à tous les niveaux :

  • la gestion des inscriptions et abonnements est devenue intuitive,
  • les équipes à distance travaillent désormais sur les projets de manière collaborative, c’est un gain de productivité  qui aurait été impossible à obtenir en restant sous Excel,
  • la gestion du temps de chaque projet est optimisée, même sur des projets de longue durée,
  • la rentabilité est contrôlée en prenant en compte les heures passées et les marges dégagées par client,
  • le dirigeant dispose d‘une vision claire sur les budgets en cours et le chiffre d'affaires générés pour mieux gérer son portefeuille client.

 

Je recommande Exact à tout chef d'entreprise qui ne souhaite plus gérer plusieurs systèmes, liens et listes dans Microsoft Excel. C'est obsolète.

Arnout Vree, fondateur Avetica
 

L’implémentation d’un système d’information intégré est ainsi stratégique pour garantir la maîtrise de votre management de projet. Tout gestionnaire de projet conscient de ces enjeux, s’oriente naturellement vers un logiciel de gestion de projet agile tel Exact pour réussir le pilotage de son projet.

 

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