Suivi de projet : 8 indicateurs de rentabilité à surveiller

Suivi de projet : 8 indicateurs de rentabilité à surveiller

Votre suivi de projet est-il optimal ? Comment le définiriez-vous ? Appliquez-vous des pratiques efficaces pour la gestion de projet ? Bien coordonner et suivre l’avancement de votre projet vous garantissent productivité et rentabilité. Posons les jalons pour évaluer et mieux structurer vos savoir, vos usages et votre gestion des tâches.

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Pourquoi suivre l’avancement d’un projet ?

Dans le cadre d’une conduite de projet, appelée également pilotage de projet, il est primordial de vérifier le bon déroulement et l’avancée des tâches et étapes d’un projet.

Un cahier des charges à respecter

L’objectif est de satisfaire la demande en respectant lle cadre du contrat initial, grâce à une planification de projet pour :

  • honorer les délaise et les échéances,
  • surveiller les dépenses et les coûts répartis,
  • respecter les objectifs fixés en termes de qualité des livrables
  • satisfaire le commanditaire, le client.

Les bonnes pratiques de la conduite de projet

Pour piloter efficacement un projet et assurer son suivi, il est stratégique de :

  • planifier le projet en s’appuyant sur une étude préalable et réfléchie,
  • lister les critères de la gestion des risques pour mieux anticiper les éventuels impondérables,
  • faire preuve de leadership et manager son équipe en s’inspirant des méthodes de travail collaboratif telle que la méthode agile ou Scrum,
  • contrôler, à tous les niveaux.

Comment effectuer le suivi d’un projet ?

Le gestionnaire de projet, nommé également chef de projet, doit avoir une certaine aptitude à la relation client, et bien estimer tous les champs d’intervention dans l’élaboration globale du projet.

Pour s’assurer un suivi efficace, il doit également savoir mettre en œuvre et maîtriser les outils, méthodes et techniques qui lui font gagner du temps et l’aident à prendre les meilleures décisions dans l’intérêt du projet.

8 signaux à évaluer pour maîtriser votre budget

Ces huit repères changent définitivement la vie des utilisateurs d’Excel, à condition d'adopter un logiciel de gestion de projet leur permettant de repousser les limites du tableur !

1. Les échéances

Saisissez les échéances de chacune des étapes et tâches de votre projet : une planification de projet bien définie permet d’en assurer plus facilement le suivi. Gérer un projet rentable, c’est respecter les délais.

2. Le temps de saisie

Un logiciel de gestion de projet permet une saisie unique : comparé à Excel où les saisies sont multiples et chronophages, le chef de projet réalise un gain de temps.

3. La fiabilité de l’information

Comme indiqué au point précédent, automatiser les processus manuels permet de sécuriser la justesse de vos informations et données, tout en évitant les risques d’erreurs humaines.

4. L’état d’avancement des tâches

Analysez graphiquement le suivi de votre projet : visualisez simplement les tâches réalisées versus les tâches restantes à effectuer pour mieux gérer l’avancement de votre projet. Ici le mode projet et le travail en équipe sont de mise, tout comme l’outil collaboratif que vous utilisez. Un véritable logiciel de planification s’impose donc en amont.

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5. Le dépassement de temps

Excel vous alerte-il si votre équipe projet dépasse le volume d’heures prévu ? Là encore un outil de gestion de projet digne de ce nom fait toute la différence : il vous envoie des alertes en cas de dépassement de temps. Cette question est primordiale dans la gestion des ressources humaines allouées au projet.

6. La trésorerie

Sécurisez votre cash-flow (votre trésorerie) en intégrant votre facturation à votre gestion de projet en ligne. Le mode SaaS de la solution Exact couvre notamment ce champ des possibles en intégrant les foncftions clés d'un d’un logiciel de gestion commerciale tells que la facturation.

7. L’interconnexion avec tous vos outils de gestion

Un seul espace de travail qui réunit votre outil de relation client (CRM), votre comptabilité, vos factures et votre suivi des temps, c’est un gain de productivité considérable pour vos équipes ! Sur ce point, on remarque une énorme avancée technologique du logiciel de gestion de projet Exact.

8. Une vision globale

Excel ne vous permet pas de disposer d’une traçabilité des projets par clients, par membre de l’équipe, par budget, … beaucoup de gestionnaire et chef de projet en souffre encore ! Une conduite de projet efficace repose sur un tableau de bord : au sein même d’un seul outil de gestion de projet agile, vous suivez l’ensemble des données liées à votre projet avec une fiabilité sans comparaison.

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Comment le processus de suivi devient rentable

Illustrons l’efficacité d’un suivi de projet réussi grâce à l’observation de ces indicateurs de rentabilité. Le Bureau d’études Savoie est une entreprise qui constate au quotidien les effets bénéfiques d’une gestion de projet coordonnée à travers le logiciel de gestion de projet Exact : étude de cas.

Grégory Savoie, directeur général de la société, emploie des géomètres et des ingénieurs. L’entreprise exerce dans toute la Wallonie (Belgique) sur deux sites. Dans le cadre de leurs activités, les employés sont souvent en déplacement : relevés topographiques, chantiers, bâtiment, voiries, aménagement, etc.

Cela générait une perte de productivité à plusieurs niveaux :

  • la saisie des temps facturés était manuelle (de type Excel),
  • les heures facturées n’étaient pas centralisées dans un seul outil,
  • l’enregistrement des heures et la facturation subissaient deux traitements séparés,
  • le processus de facturation était laborieux car non centralisé,
  • une perte de rentabilité devenait critique en raison d’une absence d’interconnexion entre les outils de gestion.

Après audit et étude de faisabilité et des spécifications du bureau d’études, les équipes d’Exact ont déployé l'application Cloud de gestion de projet.

L’entreprise fait désormais preuve de méthodologie dans son pilotage de projets, en s’appuyant sur :

  • un référentiel commun à tous qui facilite la gestion des documents sur chacun des projets,
  • un suivi des projets en temps réel,
  • un suivi de la rentabilité de chaque projet,
  • un suivi des temps depuis smartphone, tablette ou ordinateur pour faciliter le travail des équipes en mobilité permanente,
  • des tableaux de bord de suivi budgétaire, échéancier, progression, etc.

Pouvoir intégrer saisie et facturation au sein de la même solution est un progrès considérable.

Grégory Savoie

Les bénéfices se traduisent également par :

  • un gain de temps incomparable dans la facturation,
  • les fonctionnalités de l’outil de gestion permettent à tous les employés de partager les informations saisies au sein d'un même espace de travail collaboratif, et de gagner en productivité,
  • chacun dispose du même niveau d’informations sur les projets, entraînant une réactivité évidente auprès des clients car les données sont actualisées en temps réel,
  • les projets peuvent être facilement analysés en fonction du temps passé afin de prévenir le dépassement de temps et d’analyser les marges par projet.

Le Cloud révolutionne le management de projet. En passant d’Excel à un vrai logiciel de suivi de projet comme Exact, on constate qu’une entreprise, petite ou grande, a tout intérêt à s'équiper pour gagner en productivité et s’assurer une compétitivité sur le long terme.

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