Gestion de projet : les étapes essentielles

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Dans nos vies privées, nous gérons des projets : déménagement, mariage, voyage à l’étranger… Certains d’entre nous sont amenés à le faire au travail : mise en place d’un logiciel de comptabilité, organisation d’une mission humanitaire en Afrique, lancement d’un nouveau produit... Malgré tous ces projets différents, des caractéristiques sont bien communes. Découvrez les astuces suivantes en gestion de projet :

Etape 1 : Planifiez et suivez vos activités

A moins de faire appel au Dieu du Temps, Chronos, pour réaliser un projet dans le temps imparti, la planification est un travail indispensable !

Commencez alors par découper le projet en plusieurs étapes. Une étape correspondant à une action, vous pourrez attribuer des dates de début et de fin à chacune des phases. Ce travail est essentiel à la bonne organisation du projet, sans quoi vous allez tout commencer sans réaliser que des tâches sont interdépendantes. 

Une fois que cela est fait, vous échelonnez ces tâches et coordonnez-les pour chaque équipe de travail. Bien sûr dans votre TPE, une équipe peut être synonyme d'une personne, mais l'idée est là ! Chaque activité découpée de ce projet est attribuée à quelqu'un en fonction de sa spécialité.

"Un jour en vaut trois pour qui fait chaque chose en son temps". Reste à trouver la bonne chronologie pour la mise en oeuvre du projet. Grâce à une bonne organisation et planification, vous gagnerez toujours du temps. Par exemple, vous n'allez commencer par créer le packaging d'une bouteille de lait si vous n'en connaissez pas encore sa forme !

Avec le suivi de l’échéancier, vous pouvez suivre l’évolution de toutes les actions passées, en cours et futures. Cela facilitera la gestion des éventuels retards et délais. 

Etape 2 : Maîtrisez vos coûts

Nous avons maintenant défini toutes les actions à réaliser, elles sont planifiées, attribuées et suivies. Avant de pouvoir maîtriser les coûts d'un projet, il est impératif d'en faire une estimation !

En reprenant l'exemple du déménagement, vous avez déjà tous fait des devis soit pour une location de camion, soit pour une prestation auprès des déménageurs. 

Dans le premier cas, vos pouvez, par exemple, prévoir un budget pour les amis et la famille qui viendront vous aider. Cela peut être le coût modeste d'une bonne soirée franchouillarde car tous les éléments sont encore en carton, ou un bon resto pour tout le monde. Dans cette situation, vous devez prévoir un budget pour les ressources matérielles et celles considérées ici comme humaines.

Dans le second cas, le devis comprend déjà l'intégralité de la prestation. Tout est inclus, vous n'avez plus qu'à rentrer dans votre nouveau "chez vous". Le rôle et les fonctions sont déjà précisées dans le projet et les tâches sont attribuées à chaque collaborateur.

Alors bien sûr le logiciel en ligne de gestion de projet ne remplace pas la réflexion humaine ! Charge à vous de faire le choix de vos dépenses selon des budgets préalablement définis. Vous avez également des contraintes organisationnelles qui orientent ces choix.

Etape 3 : Collaborez et partagez l'avancée du projet

Bienvenue dans le monde merveilleux de "l'open-space virtuel", c'est-à-dire les applications en ligne ! Les équipes ou collaborateurs travaillent tous ensemble sur une même plate-forme. Tout est centralisé : les plannings, les éléments du projet, les commentaires associés, la documentation, les mails, le discussions instantanées liées au projet… Tout est organisé pour que chaque collaborateur puisse être autonome dans son travail. Cela responsabilise également chaque partenaire au projet, et grâce au planning partagé, on peut s'auto-évaluer sur son travail fourni pour mener à bien sa mission.

L’intégration de tous les collaborateurs du projet commun au sein d’une même application va favoriser l’échange et le partage d’informations. Comme on le retrouve très bien dans l'application Fitnet Manager, ce travail collaboratif va pousser à l'échange entre individu pour que le projet avance de front. L'entraide est plus facile, même en étant dans des bureaux séparés. Chaque acteur met sa pierre à l'édifice pour une mission commune. Les nombreuses démarches administratives et les pertes de documents sont de l'histoire ancienne grâce à la plateforme collaborative commune.

Retrouvez ces étapes dans le planning de projet gratuit

Téléchargez le modèle de planning de projet pour planifier vos tâches selon les étapes ci-dessus :

En résumé, conduire un projet, c’est planifier, coordonner, maîtriser les coûts et respecter des deadlines. Des logiciels en ligne polyvalents sont adaptés aux besoins des TPE et PME. Qu'attendez-vous pour choisir le votre ?

Réalisez votre comparatif pour trouver la meilleure solution en ligne, qui correspond au besoin de votre entreprise. Nous sommes là pour vous aiguiller dans ce choix et vous aider à rendre votre entreprise encore meilleure !

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