Gestion de projet web : 9 conseils à suivre et erreurs à éviter

La gestion de projets web est très particulière, car elle fait appel à autant de rigueur que de créativité. Ce recueil de conseils en gestion de projet est conçu de manière empirique et a donc vocation à vous transmettre les bonnes pratiques à connaitre avant de vous lancer ainsi que les erreurs à éviter absolument.
SOMMAIRE

Un projet web fait référence à un projet de conception d’un site Internet, d’une boutique e-commerce, d’une place de marché ou d’une application Web publique. La notion de conception englobe la création technique, mais aussi la gestion des contenus, des données, du design (au sens graphique) ainsi que de toutes les dimensions marketing.

Un projet web est bien souvent l’extension d’une partie plus ou moins importante de l’activité d’une entreprise ou d’une organisation sur Internet. Par conséquent, l’ensemble des métiers internes à l’entreprise y sont représentés de manière compacte et synthétique (vente, communication, marketing, support, légal, RH, etc.). C’est cet ensemble multifacettes qui fait la singularité d’un tel projet. Il implique d’imbriquer toutes les composantes métier (en impliquant les responsables) de manière parfaitement intégrée (grâce à la supervision d’un chef de projet). Voici le détail de ces particularités pour les 4 principaux types de projets Web :

Un site Internet classique se matérialise souvent sous la forme d’un site vitrine (corporate), d’un blog, d’un site de presse ou d’un site institutionnel. Un site Internet doit répondre aux exigences suivantes :

1. Des éléments participants à véhiculer l’image de marque (logo, charte graphique, photos, baseline, proposition de valeur, etc.)
2. Une expérience utilisateur (UX) impeccable sur tous les appareils fixes et mobiles
3. Un référencement naturel optimisé et une compatibilité parfaite avec les réseaux sociaux

Durée approximative du projet : 1 semaine (pour une vingtaine de pages)
Exemples : elysee.fr, wikipedia.org, leblogdeneroli.com
Outils pour réaliser un site Internet : un CMS de type Wordpress, Joomla! ou Drupal

Un site e-commerce fait référence à une boutique en ligne monovendeur. Les sites monovendeurs se raréfient depuis l’émergence des places de marché comme Amazon ou Cdiscount. Cependant ils subsistent pour les marques qui jouissent d’une forte notoriété. Un site e-commerce doit répondre aux exigences suivantes :

1. Un système d’information efficace : catalogue, tarif, gestion des stocks, logistique commandes, paiement, livraison
2. Un référencement naturel optimisé
3. Une expérience utilisateur (UX) impeccable sur tous les appareils fixes et mobiles

Durée approximative du projet : 3 mois
Exemples : nike.com, apple.com, dell.com
Outils pour réaliser un site e-commerce : Prestashop, Magento, New Oxatis

Les places de marché (ou Marketplace) sont des plateformes e-commerce multivendeurs. Elles permettent à de nombreux vendeurs de proposer leurs produits sur un site marchand disposant d’une forte audience. Eleles se caractérisent par :

1. Un système d’information efficace : catalogue, tarif, gestion des stocks, logistique commandes, paiement, livraison,
2. Un référencement naturel optimisé,
3. Un choix de produits très large.

Durée approximative du projet : de 6 mois pour une marketplace en mode SaaS à plusieurs années pour un développement spécifique
Exemples : darty.com, cdiscount.com, amazon.fr
Outils pour créer une marketplace : Wizaplace, Izberg, Kreezalid

Internet mute de plus en plus vers des applications Web (ou Web Apps) conçues la plupart du temps en JavaScript : Intranet, Extranet, Wiki, RSE (réseau social d'entreprise), comparateurs, services en ligne. Elles offrent beaucoup de fonctionnalités comparativement à un site de contenus : recherche, comparaison, sélection, partage, sauvegarde, etc.

1. Une expérience utilisateur pertinente
2. D’excellentes performances techniques
3. De la notoriété

Durée approximative du projet : de 6 mois à plusieurs années en fonction de la complexité
Exemples : appvizer.fr, lesfurets.com, impots.gouv.fr, Intranet ou Extranet
Outils : développement spécifique

Un projet Web passe nécessairement par une expression de besoins qui se matérialise par un cahier des charges. Le cahier des charges est un document qui décrit point par point les fonctionnalités, le métier et éventuellement les prérequis techniques attendus. Il sera utilisé pour étudier la faisabilité du projet, challenger certains éléments et pour le chiffrage. Créer des maquettes, même simplistes, permet de comprendre rapidement et sans ambiguïté le résultat attendu.

Gérer un projet n’est possible qu’avec une équipe bien coordonnée. Une fois le périmètre du projet défini, vous devez faire appel à une SSII, une agence Web et/ou une équipe en interne pour réaliser le projet. Cette équipe va pouvoir évaluer en amont l’effort nécessaire pour réaliser le projet (temps et budget). Une équipe typique d’un projet web est constituée de développeurs, d’un UX designer, d’un product owner ou d’un chef de projet et des représentants des métiers (pour l’expression de besoin).

Le chiffrage consiste à découper un projet en petits morceaux pour en évaluer le coût global. Dans le cas d’un projet Web, il est nécessaire de chiffrer l’effort pour élaborer tous les points suivants :

• Développements informatiques (Back Office et Front Office),
• Tâches techniques (hébergement, sécurité, sauvegarde),
• Graphisme et design de l’interface,
• Contenus (textes, articles, brand content, livre blanc),
• Matériel marketing (landing pages, tracking des visites).

Dès lors que l’équipe a conscience du périmètre du projet et de l’effort, elle peut planifier la production des cinq axes ci-dessus. Pour ce faire, les fonctionnalités sont découpées en tickets puis planifiées. En informatique, la méthode agile propose de travailler en sprints (Séries de 2 semaines de production séparées par une planification). La planification se matérialise généralement par une roadmap sous forme de diagramme de Gantt, de liste ou de Kanban.

La conception (ou production) est la phase où les membres de l’équipe doivent se coordonner pour assurer la création du site, de l’application ou de la marketplace :

• Choix du nom de domaine et de l’hébergement web,
• Développement du site (HTML, CSS, PHP, etc.) ou configuration du CMS,
• Rédaction et intégration des contenus et des médias,
• Réalisation des visuels et intégration de l’interface utilisateur,
• Intégration des scripts de webmarketing (Google Analytics par exemple),
• Intégration des outils de webmarketing (abonnement à la newsletter, landing page).

La phase de recettage permet au chef de projet ou au Product Owner (PO) de tester l’intégralité du site ou de la plateforme pour valider sa conformité par rapport au résultat attendu. Les étapes 4 et 5 se répètent au cours d’un processus itératif jusqu’à ce que le produit final soit satisfaisant.

Dès que la phase itérative est arrêtée, le site, la plateforme ou la Web App est mis en ligne. Pour autant, le projet web n’a pas atteint son objectif à ce stade : un projet web atteint son but quand il rencontre son audience. Plusieurs options s’offrent au responsable de projet et aux équipes marketing pour assurer un bon lancement :

• Plan e-marketing et e-reputation,
• Communication sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook, Linkedin),
• Campagne de relation presse (RP),
• Guest blogging sur des sites pertinents,
• Rédaction de contenus pour améliorer le référencement naturel,
• Campagne emailing,
• Campagne CPC (AdWords),
• Marketing Offline (presse papier, affiches, salons, etc.).

Toutes les personnes qui ont déjà été impliquées fortement dans un projet digital vous diront que si la méthode est essentielle, l’expérience l’est tout autant. C’est pourquoi nous vous proposons 9 conseils pour bien faire (et surtout pour éviter les erreurs les plus fréquentes).

Isoler un projet Web de la stratégie de l’entreprise le condamne à l’échec, car celui-ci est, comme nous l’avons vu précédemment, l’extension de la stratégie de l’entreprise. Il est donc nécessaire de définir les objectifs de la plateforme à partir de celle de l’entreprise. Voici quelques questions pour cadrer la stratégie marketing :

• Quels sont les objectifs du site ?
• Qui sont les concurrents ?
• Quelle est la puissance des concurrents ? (Trust Flow, Domain Authority)
• Quelles sont les opportunités et les menaces ?
• Quelles sont les forces et les faiblesses (compétences pour rédiger de bons contenus, par exemple) ?
• A-t-on les moyens d’atteindre les objectifs ?

Une fois la stratégie choisie, il s’agit de s’y tenir : la tactique change dans la frustration, la stratégie change dans la souffrance.
Voici quelques outils de gestion de projet collaboratifs parfaits pour un projet Web : Asana, Wimi, Wrike 

Voici les différentes compétences requises pour une refonte de site ainsi que les métiers du web correspondant :

La concurrence sur internet est devenue féroce. Pour mener à bien un projet web, il est donc indispensable de disposer d’une équipe complémentaire et expérimentée. L’ensemble de l’équipe doit également partager la même culture du projet web pour accélérer le développement du site.

Un projet informatique est très souvent sous-estimé et dérive quasi systématiquement. C’est pourquoi il est indispensable de planifier la conception d’un vrai MVP (Minimum Viable Product) pour éprouver le cœur du projet avant de se lancer dans un chantier trop grand et potentiellement catastrophique si le projet venait à évoluer.

L’optimisme est une qualité dans la vie courante et une mauvaise habitude en gestion de projet. Il n’est pas non plus bon d’être pessimiste. L’art d’une bonne conduite de projet repose sur la création d’un bon référentiel pour que chacun puisse prendre les bonnes décisions et ajuster le projet le cas échéant.
Le chiffrage précis de l’effort humain permet de faire un rétroplanning (diagramme de Gantt par exemple) permettant à toutes les parties prenantes de prendre conscience de la dimension du projet.

Selon le type de projet, il existe différentes méthodes de gestion de projet intéressantes :

• Méthodes traditionnelles : Waterfall, chemin critique,
• Méthodologie PMI/PMBOK,
• Méthodologies agiles (Scrum, Kanban, Extreme Programming),
• Méthodologies adaptatives : Event Chain, Extreme Project Management.

En gestion de projet Web, c’est la méthode Agile Scrum qui est la plus souvent utilisée. Elle est en phase avec la culture startup/web, celles des développeurs et correspond bien au cycle de vie d’une plateforme web.

Il est à la portée de tous de collecter des données sur l’utilisation d’un site, d’une plateforme ou d’une application web. Les faire parler dans un tableau de bord n’est pas beaucoup plus difficile et offre un avantage important : les données relatent des faits alors que les êtres humains ne peuvent faire que des suppositions. Ceci évite les interventions du type : « je suis certain que les utilisateurs vont adorer ». Pour transformer cette supposition en fait, il est nécessaire de regarder le temps passé sur les pages, de constater le taux de rebond ainsi les événements et les conversions.
Comptez deux jours de travail pour l’élaboration d’un reporting dans Google Analytics offrant une vision globale de l’activité sur le site.

La créativité est indissociable de tout projet de conception de site, car c’est le principal vecteur d’innovation. Or l’innovation est indispensable pour créer et conserver un avantage compétitif.
Pour stimuler la créativité d’une équipe, il est important de créer des temps de réflexion (brainstorming) isolés de toute pression ou stress lié au projet. L’approche du Design Thinking est aussi très intéressante pour atteindre cet objectif en combinant la pensée analytique avec la pensée intuitive d’une équipe.

De manière générale, le webmarketing, l’UX Design et les développements informatiques obéissent à des logiques très pragmatiques. Il est donc inutile de réinventer la roue ou de tenter des sauts vers l’inconnu alors qu’il s’agit de bien exécuter des méthodes éprouvées. La quasi-totalité des projets Web qui prennent des risques sur des choses qui n’ont jamais été éprouvées finit en échec. Seules de sociétés ayant de grosses capacités financières peuvent se relever de ce type d’erreur sans mal.

Cependant, cela ne doit pas freiner les tests marketing, fonctionnels, graphiques entrainant peu de risques (temps et financiers). Il est même fortement recommandé de tester de petits budgets marketing sur de nouveaux canaux publicitaires et de faire de l’A/B testing sur des fonctionnalités, des visuels ou des landing page par exemple. Cela permet d’optimiser les usages, les conversions ou les revenus.

Qu’elle soit interne (au sein de l’équipe projet et de l’entreprise) ou externe (clients, utilisateurs, followers, lecteurs, etc.), la communication est vitale car elle va fixer durablement la perception du projet dans l’esprit des tiers. Voici les points critiques de communication à traiter en management de projet web :

• Interne :
  • Jalons principaux du projet,
  • Retards et avances de livraison anticipés,
  • Avancement du projet,
  • Changements importants et leurs raisons,
• Externe :
  • Date de lancement (uniquement lorsqu’elle est certaine),
  • Proposition de valeur du site ou du produit et baseline,
  • Invitation aux webinars.

La gestion de projet web est extrêmement stimulante, car elle fait appel à un nombre important de métiers pour réaliser un produit final très synthétique. La créativité des parties prenantes au projet permet de créer une expérience digitale bien différente d’un projet classique. Cet équilibre entre rigueur et créativité exige de travailler avec des personnes expérimentées et complémentaires selon une méthodologie adaptée de type Agile Scrum.

Des outils de gestion collaboratifs comme Asana peuvent par ailleurs renforcer l’efficacité du suivi de projet pour produire des livrables qualitatifs sans dérive. Enfin, le web tend à s’industrialiser et à exiger un niveau de qualité plus important à tous les niveaux : moins d’articles mieux écrits, moins de pages mieux indexées, moins de fonctionnalités mieux pensées.