Les 10 avantages du travail collaboratif pour la gestion de projet

Les 10 avantages du travail collaboratif pour la gestion de projet
Le travail collaboratif est l’un des enjeux majeurs de la gestion de projet. Vous pensez perdre trop de temps en réunion, échanger trop d’emails et que, pour autant, vos projets collaboratifs n’avancent pas ? La clé se trouve peut-être dans la collaboration au sein de vos équipes : 3 employés sur 4 estiment que le travail d’équipe est « très important » (étude de la Queens University of Charlotte). Adopter une plateforme de travail collaboratif présente de nombreux avantages : c’est non seulement être équipé d’un outil de suivi des projets, mais aussi bénéficier d’un espace pour communiquer, échanger, partager des documents de manière simplifiée. Accompagnez la transformation digitale de votre entreprise pour un management de projet perfectionné !
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Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Selon une étude Salesforce, 86 % des employés et des directeurs considèrent le manque de collaboration interne comme l’une des causes d’échecs en entreprise. Evitez cet écueil en adoptant le travail collaboratif, à l’opposé d’une organisation hiérarchisée et parfois immuable du travail. Cette manière de travailler ensemble résulte d’une volonté du management de favoriser la collaboration et l’échange au sein des équipes en facilitant la communication. L’émulation et l’innovation ont également la part belle dans le travail collaboratif : les équipes sont libérées des contraintes qui peuvent brider la créativité dans une organisation du travail plus verticale.

Le travail réalisé dans un environnement collaboratif gagne également en qualité. De plus en plus d’entreprises ont compris que plusieurs cerveaux valent mieux qu’un, et qu’il est de leur intérêt d’encourager l’intelligence collective plutôt que le travail individuel. La diversité des parcours et des métiers est un atout considérable pour les entreprises. Commerciaux, marketeux, communicants, consultants, etc., tous peuvent bénéficier de l’agilité d’une telle plateforme et s’enrichir mutuellement.

Les 10 avantages d’une plateforme collaborative pour la gestion de projet

Quels avantages un espace de travail collaboratif peut-il apporter à votre entreprise ? En voici dix pour vous convaincre.

1. Centraliser les outils

Vous multipliez les logiciels et ne vous y retrouvez plus ? La plateforme collaborative concentre en un emplacement unique tous ceux dont vous avez besoin. La multitude de fonctionnalités (gestion de contenu et ressources, groupes de travail, création et affectation de tâches, fils de discussion, actualités, blog, etc.) vous permet non seulement de travailler plus facilement et sans perte de temps, mais aussi d’intégrer des applications tierces grâce aux connecteurs API. 

2. Alléger sa boîte mail

Vous croulez sous les emails et ne savez plus où donner de la tête ? Si vous vous demandez souvent où est ce fichier, quelle est la bonne version ou qui vous l’a envoyé, c’est qu’il est temps de vous équiper d’une plateforme collaborative. L’éditeur Knowings a évalué que pour une entreprise de 200 salariés répartis sur dix sites, le nombre de mails internes échangés a chuté de 30 %.

3. Mieux communiquer

Un environnement de travail unique représente un gain de temps considérable. Le partage de documents, connaissances ou encore compétences est immédiat. L’espace de travail partagé favorise la participation de chaque membre au projet grâce à une messagerie instantanée et la possibilité de commenter.

4. Gagnez en agilité

L’agilité offerte par une plateforme collaborative permet de s’adapter plus rapidement en cas de changement imprévu dans un projet (nouvelles tâches, modification du planning, changement dans l’équipe). Elle permet de s’éloigner des process lourds qui peuvent altérer l’avancement d’un projet. 

5. Mieux gérer votre portefeuille de projets

Ne perdez plus de temps en passant d’un outil à un autre ! Grâce à un tableaux de bord, vous retrouvez tous les outils de gestion de projets dont vous avez besoin dans un seul et même environnement, quelle que soit la configuration de votre projet (interne et/ou externe).

6. Gérer vos projets où que vous soyez

Votre entreprise est implantée sur différents sites ? Vos collaborateurs partent souvent en déplacement ? Ce ne sera plus un frein à votre pilotage de projet. Les plateformes collaboratives font de la mobilité un atout : vous pouvez y accéder où que vous soyez et quel que soit le support que vous choisissez (web, mobile, tablette).

7. Éviter les réunions et optimiser sa gestion du temps

Oubliez les réunions à répétition pour faire le point sur l’avancement de votre projet. Les outils collaboratifs donnent accès à l’information de manière immédiate. Il est également plus aisé de mettre à jour les données pour un suivi de projet plus efficace, et ainsi gagner en productivité. L’étude The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies menée par McKinsey montre que la collaboration au sein d’une entreprise favorise la productivité de 20 à 25 % !

8. Développer l’interaction entre les membres d’une équipe

L’avantage indéniable d’un tel environnement est qu’il facilite le dialogue entre les collaborateurs grâce aux outils de communication centralisés.

9. Innover et générer l’émulation

L’aspect inclusif d’une plateforme collaborative incite les collaborateurs à l’innovation et à la créativité. Les idées nouvelles fusent plus facilement : chacun y trouve sa place et les pratiques ne sont plus cloisonnées. L'innovation est également stimulée par la dimension sociale de l'outil : une idée pertinente apporte la reconnaissance de ses pairs à celui ou celle qui l’a proposée.   

10. Miser sur la transparence

Vos équipes manquent de visibilité sur le suivi des projets ? Une plateforme collaborative permet à chacun d’accéder aux informations et aux outils à tout moment.

Témoignages sur l’utilisation d’un espace de travail collaboratif 

Daniel Valentin, DSI du groupe Sevea (500 utilisateurs, 192 jardineries) à propos de Silverpeas :

« Notre intranet est aujourd’hui plébiscité par tous nos adhérents. »

« Nous avons intégré des fonctionnalités piliers telles que la [gestion documentaire], les actus, les plannings… Silverpeas a également développé pour nous des fonctionnalités spécifiques dont un annuaire enrichi, intégrant tous les fournisseurs du groupe Sevea. […] Je n’ai eu que des retours positifs ! »

Pascale Wahba, Top Manager chez Wellness Training (60 salariés mais 10 seulement au siège social) à propos de Planzone : 

« Avec Planzone, on a vraiment une visibilité de tout ce qui se passe dans les centres : on ne perd plus l’information et donc on gagne du temps. »

« En planifiant nos tâches sur l’interface, nous pouvons anticiper ce qui doit être traité dans la journée, dans la semaine ou dans le mois, le tout complété par des documents pour enrichir l’information. On y intègre aussi tous nos événements et surtout, nous pouvons partager facilement les informations liées à chacun en y impliquant les différentes personnes concernées. »

Quelle plateforme choisir pour vos équipes ? 

Vous ne savez pas quelle plateforme choisir parmi l’offre existante ? Voici quelques critères à prendre en compte pour vous aider dans votre décision.

Le nombre d’utilisateurs et/ou de projets

Elément déterminant dans le coût de votre licence. Plus le nombre d’utilisateurs est élevé, plus la facture sera salée (à partir de 5 € et jusqu’à 50 €/mois/utilisateur). Un outil tire cependant son épingle du jeu, InterStis, en proposant un nombre d’utilisateurs illimité par projet.

Mesurer l'usage et les gains de productivité

Les statistiques d’utilisation de la plateforme offrent un suivi complet de son usage. Par ailleurs, la facilité d’administration des données et des utilisateurs permet de gérer les droits d’accès à la plateforme ou aux projets de manière simplifiée.

Des outils de communication centralisés

Messagerie, intranet, site web, gestion des réseaux sociaux, etc., plus besoin de multiplier les outils, la plateforme peut tous les intégrer.

Un outil tout-en-un

Gérez vos projets à 360° en retrouvant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin au même endroit.

La sécurisation des données

Exigez les standards de sécurité les plus élevés du monde pour crypter et protéger vos données. C’est le cas par exemple d’InterStis qui applique des standards de sécurité issus de la e-santé en matière de cryptage de données et de sécurité applicative.

Travailler en mobilité

Une application mobile est-elle disponible pour les équipes à distance ? Contrairement à une application web, elle offre confort de navigation et rapidité et est, qui plus est, accessible en mode avion.

Une plateforme intuitive

Une solution à l’ergonomie intuitive permet une prise en main immédiate sans perte de productivité. Pas besoin de formation, vous êtes opérationnel immédiatement.

L’aide à la prise de décision

Fluidifiez votre workflow grâce à la centralisation des outils. Votre planification de projets en sera grandement facilitée.
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Prêt pour une gestion de projet plus agile ?

Les outils de gestion de projet sont un prérequis à la réussite de vos projets. Emmenez vos équipes plus loin en leur proposant une plateforme de travail collaboratif. Opter pour une solution telle qu’InterStis, c’est gagner en agilité, en communication projet et en productivité grâce à un outil tout-en-un.

Le choix de votre plateforme dépend de l’utilisation que vous en ferez. La stratégie et le métier de votre entreprise définiront l’outil que vous adopterez. Vos équipes sont réparties sur plusieurs sites ou sont souvent en déplacement ? Mettez l’accent sur la mobilité de votre solution. Vos données sont sensibles ? Veillez à choisir l’application répondant aux standards les plus exigeants pour les protéger au mieux.

Alors, prêt à sauter le pas ?

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