Comment le mode projet rend le travail à distance agile

Comment travailler en mode projet

L’un des usages répandus en gestion de projet est de travailler en mode projet. Il s’agit d’une méthode de travail collaborative où l’équipe fonctionne de manière horizontale. Les barrières hiérarchiques sont brisées pour apporter plus de fluidité dans la gestion du travail. Chaque membre connaît son rôle et ses responsabilités. Quel management et quelle organisation adopter pour le chef de projet et ses équipes à distance ? Découvrez les processus et les choix qui mènent votre entreprise à la croissance, avec en bonus un livre blanc dédié. 

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Que signifie « Travailler en mode projet » ?

Le fonctionnement du mode projet

Comment décloisonner les silos métiers isolés ? Comment faire travailler ensemble tous les collaborateurs sur un même projet sans se perdre dans des processus hiérarchiques ou opérationnels chronophages et contre productifs ?

Le mode projet fixe un cadre efficient pour fluidifier les échanges, les prises de décision et place la collaboration au centre :
• l’enjeu est de structurer un groupe de travail et de réunir des collaborateurs, experts métiers de différents services autour d’un projet,
• l’objectif est de structurer l’ensemble et de répondre à la demande initiale de manière réactive et collaborative,
• le mode de travail est transversal, le mode de management tourné vers l’organisation afin de fluidifier la collaboration,
• les règles et acteurs sont déterminés en amont pour fluidifier les étapes, comme les décideurs, le chef de projet, les acteurs, les délais, les étapes, le budget, etc.
• tout est centralisé sur un outil collaboratif de gestion de projet pour permettre à l’équipe de pouvoir réagir à chaque étape, anticiper les risques, ajuster les charges de travail, etc.

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Organisation de l’activité

Si l’esprit collaboratif est présent, gardez bien en tête les éléments qui fondent le bon déroulement du mode projet.

Un chef de projet responsable
Dans tout orchestre, il faut un chef compétent pour veiller à l’harmonie musicale, comme à la cohésion d’une équipe.

Faire preuve d’un certain leadership est nécessaire, tout comme des aptitudes managériales et un savoir-faire éprouvé pour communiquer avec habilité et faire collaborer ensemble des personnes différentes.

Un cahier des charges précis
Il contient une feuille de route précise :
• Le rôle de chaque membre et ses responsabilités sont clairement identifiés.
• Objectif, enjeu, stratégie et mise en application opérationnelle (délais, tâches) sont déterminés.
• Il convient en amont de vérifier la compréhension globale du projet par l’ensemble des intervenants.
 

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  Le modèle QQOQCCP
Voici une astuce pour ne rien oublier :
• Quoi (déterminer les actions) ;
• Qui (identifier les collaborateurs concernés) ;
• Où (définir les lieux, domaines) ;
• Quand (planifier les étapes dans le temps) ;
• Comment (organiser et prévoir les moyens comme les méthodes) ;
• Combien (fixer le budget) ;
• Pourquoi (acter les objectifs).

 

Les avantages du mode collaboratif

Conjugué à l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet, le fait de travailler en mode projet offre de nombreuses solutions pour améliorer considérablement la productivité de vos équipes.

Les gains d’ordre organisationnel
Revitalisez la planification et le suivi de vos projets dans leur ensemble :
• maintenir l’équilibre entre la charge de travail, les ressources humaines et matérielles, le temps et le coût liés,
• maîtriser les risques pour protéger vos investissements, 
• mesurer les performances en temps réel,
• disposer d’indicateurs précis pour tout évaluer,
• mieux coordonner les actions liées aux jalons,
• définir les priorités,
• homogénéiser les processus de travail,
• garantir le niveau de qualité attendu.

Motivation et productivité de l’équipe 
Le gestionnaire de projet doit souder son équipe afin d’impliquer chaque membre à la fois dans le projet mais aussi dans un esprit de collaboration.

Des employés responsabilisés et valorisés dans leurs tâches font preuve d’un regain de motivation individuelle, fortement provoqué par les aspects collaboratifs, qui incitent à partager, à l’échange constructif.

La synergie crée grâce à la relation d’équipe crée une valeur inestimable pour l’entreprise qu’on appelle l’intelligence collective.

Augmentation de la valeur de votre capital humain
Du fait des échanges entre spécialistes métiers, chacun apprend et complète ses savoir-faire : on échange des méthodes de travail, les points de vue, on partage ses propres raisonnements professionnels éprouvés auparavant.

Le travail en mode projet permet ainsi de monter en compétences : un contexte favorable et multidisciplinaire décuple les avantages pour le groupe dans son ensemble.

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Quelle stratégie gagnante pour travailler à distance ?

Le pilotage en mode projet s’impose quand des équipes multi-sites doivent collaborer ensemble. Pour comprendre et devenir maître dans l’art de travailler en mode projet, nous vous recommandons chaudement de télécharger le livre blanc « La gestion de projet face aux équipes multi-sites ».

Jennifer Bourgeois, responsable marketing digital et communication de NQI, éditeur du logiciel de gestion de projet NQI Orchestra, vous explique comment les technologies de l’information ont révolutionné nos manières de travailler, comment s’y préparer, et mettre en œuvre les meilleurs processus pour piloter son activité en mode projet.

Ce livre blanc est rempli de conseils avisés. Extraits.

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Collaborer ensemble malgré l’éloignement

Les décalages entre différentes équipes peuvent être géographiques, d’autres de l’ordre du décalage horaire, voire culturel. Comment franchir ces obstacles sans altérer les échanges ? Quels sont les outils ?

Jennifer Bourgeois nous montre comment les moyens de communication deviennent le cœur de la collaboration. Partager les mêmes informations est en effet le premier vecteur de compréhension…

Intégrer les enjeux d’un management visant l’excellence

Responsabiliser les collaborateurs permet de leur donner plus d’autonomie et de flexibilité. Comment s’orienter vers une gestion de projet plus collaborative ? Ce livre blanc vous met sur la bonne voie : en bon manager, inspirez la confiance !

Un collaborateur qui s’engage est celui qui ne se sent pas considéré comme une ressource, mais d’avantage comme une richesse.

David Macleod, Conseiller auprès du Gouvernement Britannique
 

Déployer un outil dynamique pour piloter projets et équipes

Le raisonnement de Jennifer Bourgeois est des plus logique : il met en corrélation les meilleurs usages actuels des outils et les objectifs de compétitivité d’une entreprise. Solution ? Adoptez un outil qui facilite le travail coopératif… et l’esprit d’équipe.  

Une solution collaborative telle que NQI Orchestra s’impose pour le chef de projet exigeant sur les aspects productivité et efficacité. Pour travailler en mode projet, l’outil est en effet devenu incontournable en termes d’organisation du travail en équipes.

Sélectionner les méthodes clés de gestion de projet

Fédérer les équipes autour d’un projet commun vous paraît évident. Mais comment pérenniser les compétences ? Teasing : pensez cohérence dans votre système d’organisation…

Les 4 facteurs de la réussite dune équipe à distance

(image issue du livre blanc de NQI Orchestra)

 

Enrichir toute l’entreprise de bonnes pratiques

Forte d’expériences éprouvées au sein de NQI, Jennifer Bourgeois n’est pas avare de bonnes pratiques, d’astuces, et de conseils plein de bon sens.

Il est essentiel d’homogénéiser les pratiques entre les différentes directions et équipes impliquées dans les projets.

Charlotte Hermand, PMO - CNAF

Retrouvez toutes les bonnes pratiques à utiliser sans modération dans le livre blanc !

Transformer les collaborateurs en leviers de croissance

Nous l’avons vu plus haut : des collaborateurs motivés et cultivant l’esprit d’équipe voient leurs compétences monter et leur motivation accroître. Le secret ? Tout simplement impliquer les collaborateurs en amont.

Pour certains dirigeants c’est une véritable nouvelle méthode de management à adopter !
Que les plus résistants au changement se rassurent : nous ne forçons personne à adopter le mode projet.

Nous sommes par contre persuadés que ce livre blanc met en lumière tout ce qu’un décideur doit absolument connaître pour optimiser la gestion de projet… et tirer le meilleur de ses équipes à distance.

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