En quoi la gestion de projet en ligne vous fera gagner du temps ?

En quoi la gestion de projet en ligne vous fera gagner du temps ?

Une équipe projet, ce sont différents acteurs mobilisés autour d’un objectif commun. Mais si cela revient à passer plus de temps sur le qui fait quoi, le bénéfice attendu est manqué. Le temps passé à centraliser, rectifier, propager l’information peut vite virer au cauchemar. Bien gérer son projet, c’est avant tout se doter de l’outil d'organisation et planification adapté.

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Travailler en mode projet de manière plus efficace

​Une plateforme dynamique pour l’équipe projet

​Les outils de gestion de projet en ligne présentent différents avantages. Le mode SaaS permet un accès de n’importe où et à n’importe quel moment. Les équipes projet étant souvent délocalisées ou décalées, la collaboration a besoin d’un outil commun. En synchronisant les données en temps réel, on partage instantanément l’information. L’équipe travaille en même temps et sur les mêmes supports.

Un espace de travail dédié et organisé

​Parmi les logiciels de gestion de projet en ligne, Planzone a retenu toute notre attention. Doté d’un système de messagerie interne, les échanges entre les membres de l’équipe sont à chaque fois rattachés au projet qui le concerne. Fini le temps perdu à rechercher une information dans une montagne de mails ! Tout est déjà rangé et au bon endroit. Un dispositif de filtres et de tags permet également de retrouver plus rapidement ce que l’on cherche. Les informations ne sont plus noyées mais centralisées et ordonnées dans un espace dédié.

Des supports collaboratifs et protégés

​Les pages sont des wikis. C’est-à-dire que chacun peut les modifier et les compléter. Si besoin, un système de sauvegarde permet de retrouver une précédente version. Le chef de projet distribue les droits d’accès aux différents membres de l’équipe. Si bien que chacun a accès aux données nécessaires en fonction de son rôle au sein du projet. L’aspect sécurité ne doit pas être négligé. C’est pourquoi les identités des utilisateurs sont vérifiées, les mots de passe renforcés et le SSL crypté.

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Organiser le travail avec une vision transversale stratégique

Le diagramme de Gantt pour organiser les tâches visuellement

​La gestion en ligne peut être bien plus qu’un simple espace partagé. C’est ce que montre le logiciel Planzone avec son diagramme de Gantt. Outil puissant, ce diagramme sert à visualiser l’évolution du projet dans le temps. Il présente les tâches accomplies, en cours et futures. En prenant en compte les contraintes et les dépendances de chaque tâche, il intègre les feuilles de temps et rend visibles les prochains jalons – points cruciaux – du projet. Grâce à sa vision transversale, il permet aux collaborateurs aussi bien qu’au chef de projet d’apprécier l’état d’avancement du projet et de s’adapter en fonction.

Un outil pratique et clair où chacun connaît ses actions

Chaque membre de l’équipe dispose d’un mur avec la synthèse de ses échéances, de sa semaine et avec son historique. Les collaborateurs savent en temps réel ce qu’ils doivent faire, pour quand et avec qui. Et ils disposent de tous les éléments contextuels pour le faire. C’est ce que constate Félicité, Directrice Associée chez Wellness Training : « Les salariés ne perdent plus de temps à chercher ce qu’ils doivent faire ». Chacun est en mesure d’identifier ses priorités et peut mieux maîtriser ses délais. L’autonomie est plus grande, et l’adhésion au projet devient proactive.

Des managers en capacité de mieux piloter leurs projets

Le partage spontané des informations prend le relais en matière de coordination. En témoigne Dominique, responsable web chez EssenceDesign : « mes collaborateurs échangent plus facilement entre eux et n'ont plus besoin de moi pour obtenir l'ensemble des plannings de projets de l'agence». Il peut dès lors se concentrer sur le pilotage des risques. Grâce à la vue d’ensemble que lui offre l’outil, il a les éléments pour estimer plus précisément les coûts. Il anticipe les retards éventuels plus en amont. Quand une personne de son équipe intervient dans plusieurs projets, il peut connaître sa charge de travail globale et l'organiser en fonction. Cette vision transversale et complète des projets constitue une aide à la décision précieuse pour un pilotage efficient.

95 % des clients de Planzone se servaient d’Excel avant. Ils se réjouissent tous d’avoir changé. De votre côté, si vous utilisez toujours Excel, rien ne vous empêche de continuer, mais c’est dommage de perdre du temps… et de l’énergie de surcroît ! Alors simplifiez-vous la tâche et mettez votre gestion de projet à niveau.

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