Scrum board : suivre l’avancement des User stories du backlog

Le Scrum board fait partie des outils incontournables qu’une équipe Scrum utilise pour suivre la progression de ses sprints et organiser la répartition des tâches à réaliser.

D’apparence simple, le Scrum board doit en réalité répondre à certaines exigences, et doit surtout être adapté à la taille de l’équipe et du projet.

Découvrons ensemble ce qu’est un Scrum board, son organisation et comment choisir entre un tableau online ou physique. Enfin, nous verrons un exemple de Scrum board et une sélection d’outils pour vous aider à créer le vôtre.

Un Scrum board est une représentation visuelle du travail à accomplir par une équipe Scrum lors d’un sprint. C’est un outil essentiel du framework Scrum, qui permet de suivre dans un tableau la réalisation des user stories et des tâches lors du sprint.

Il contient au minimum trois colonnes, mais certains projets plus complexes en contiennent beaucoup plus et nécessitent la mobilisation de tout un pan de mur.

🇫🇷 La traduction en français de Scrum board est tableau Scrum.

Son but est de simplifier l’organisation des projets et leur gestion dans les domaines du développement logiciel, du marketing, des affaires ou encore des ressources humaines.

Grâce au Scrum Board, vous pouvez isoler et organiser les différentes tâches de l’équipe Scrum, ainsi que suivre chaque tâche tout au long de son cycle de vie, de « To do » à « Done ».

Le Scrum board est finalement un tableau de bord de gestion de projet particulièrement efficace, puisqu’il offre une photographie à un instant T de l’état d’avancement.

Au premier abord, le Scrum board et le Kanban board se ressemblent du fait de la structure en tableau et du système de post-its. Mais en quoi se différencient-ils vraiment ?

Voici leurs principaux points différenciants :

Le Scrum board se présente sous la forme d’un tableau blanc, physique ou numérique. Il affiche le backlog des User stories qui doivent être réalisées pour accomplir un projet donné.

Différentes colonnes y sont dessinées, déterminant chacune un état d’avancement. La subdivision la plus classique d’un Scrum Board est la suivante :

• Colonne 1 : User Stories ou Backlog : cette section affiche la liste de toutes les user stories du Backlog du sprint en cours.
• Colonne 2 : À faire : dans cette colonne sont indiquées les tâches qui n’ont pas encore été commencées.
• Colonne 3 : En cours : cette catégorie affiche les tâches en cours d’exécution.
• Colonne 4 : Fait : correspondant généralement à la dernière colonne de droite, c’est là que vous voyez les tâches terminées.

En plus de ces catégorisations de base, le Scrum Board peut parfois être subdivisé davantage grâce à l’utilisation de paramètres supplémentaires, tels que :

• Pas commencé,
• Spécifié,
• Testé, etc.

Des post-its colorés représentent les User stories et leurs tâches associées, et sont placés dans les colonnes en fonction de leur état d’avancement. Plus l’équipe avance, plus les post-its sont déplacés vers la droite. Chaque item à développer correspond à un post-it, et chaque post-it appartient à un membre de l’équipe chargé de travailler dessus.

🎯 L’objectif ? Que tous les post-its de la colonne de gauche arrivent dans la colonne de droite à la fin du sprint.

💡 À l’issue d’un sprint, le Scrum Master est tenu de faire une rétrospective du sprint, qui est une session au cours de laquelle le degré global de progrès est évalué. Dans ce contexte, le Scrum Board est très utile pour fournir un retour d’information immédiat sur l’état d’avancement du projet.

Vous vous apprêtez à construire votre Scrum board mais hésitez entre un tableau scrum physique et son alternative numérique ?

D’un côté, le Scrum board physique permet d’avoir un support visuel clair et concret lors des différentes cérémonies Scrum (daily meeting, rétrospective, etc.). Il permet aux membres de l’équipe d’échanger dans la vie réelle, et leur offre des perspectives.

De l’autre, le Scrum board online offre plusieurs avantages, tels que :

• un degré élevé de personnalisation,
• des mises à jour en temps réel,
• une grande flexibilité,
• un usage à distance notamment en cas de télétravail,
• un suivi possible par des intervenants externes.

Le tableau comparatif suivant vous aidera probablement à faire le choix du type de tableau Scrum le plus pertinent.

Votre choix est fait ? Parfait, il ne vous reste plus qu’à créer votre Scrum board.

1. Procurez-vous un tableau vierge. Cela peut-être un tableau noir, blanc, ou même un ensemble de grandes feuilles de papier scotchées à un mur.
2. Placez-le dans un endroit central, où tous les membres de l’équipe peuvent y accéder facilement.
3. Tracez les colonnes correspondant aux étapes du Sprint que vous avez l’intention d’insérer.
4. Remplissez les colonnes avec les données relatives aux différentes étapes (indication de l’histoire de l’utilisateur et, en bref, de l’objectif qu’il vise à atteindre).
5. Attribuez les US et les tâches aux membres de l’équipe. Normalement, chaque tâche est accomplie par une seule personne. Pour le Scrum Board sur support physique, par commodité, il est conseillé d’écrire les différentes tâches sur un post-it facilement déplaçable à l’intérieur du tableau. Les post-its avec les tâches sont placés, pour commencer, dans la colonne « À faire ».
6. Lorsque le sprint commence, vous devrez déplacer les post-its représentant les tâches progressivement (en fonction du travail effectué) d’une colonne à l’autre.
7. Une fois une tâche terminée, le post-it correspondant doit être placé dans la colonne « terminé ».

Pour créer un Scrum Board virtuel, les étapes que vous devez suivre sont similaires à celles du Scrum Board physique. Par ailleurs, elles dépendent également du logiciel que vous choisirez.

Bien souvent, il existe déjà un modèle préconfiguré dans l’outil, avec les colonnes de base : « Backlog », « To do », « In Progress » et « Done ».

Le logiciel vous permettra ensuite :

• d’ajouter ou de supprimer des colonnes en quelques clics,
• d’ajouter les membres de l’équipe avec un compte ou une adresse email,
• de leur attribuer des US à réaliser,
• de les déplacer d’une colonne à l’autre dans le Scrum board.

Au lieu des post-its utilisés dans le Scrum Board physique, le Scrum Board en ligne comporte généralement des « cartes », mais le principe reste exactement le même.

👆 Veillez à bien paramétrer les droits de chacun (modification et/ou consultation) pour que seules les personnes de l’équipe Scrum puissent modifier, déplacer ou ajouter les éléments.

Voici un exemple d’un Scrum board plutôt élaboré.

Il fait apparaître le backlog à gauche, permettant d’offrir de la visibilité sur les User stories restantes pour terminer le projet.

Ensuite, la colonne Story permet de lister les différentes User stories sélectionnées pour le Sprint en cours. Les Post-its de cette colonne resteront fixes, tandis que leurs tâches associées seront déplacées au fur et à mesure.

Des post-its plus petits représentent donc les tâches associées à chaque User story, et se trouvent dans les colonnes à faire, en cours ou fait.

Tout à droite, on peut remarquer que cette équipe a intégré ses outils de pilotage afin d’avoir une vue plus globale du projet, au-delà du sprint en cours, à savoir :

• les objectifs du sprint,
• un burnup chart,
• un burndown chart.

D’autres éléments utiles ont été inclus comme :

• les obstacles rencontrés pendant le sprint,
• le planning des absences de l’équipe,
• les sujets abordés pendant le daily scrum.

Si l’option du tableau Scrum numérique semble mieux répondre à vos besoins, et au contexte actuel, voici quelques outils gratuits que vous pouvez utiliser :

• Redmine couplé à un plug-in Scrum,
• TargetProcess en ligne et limité à quelques comptes.

Vous pouvez également opter pour des logiciels de gestion de projet professionnels, souvent plus complets et performants.

Et vous, utilisez-vous le Scrum board pour suivre l’avancement de vos projets ? Si oui, sous quelle forme ? Dites-le nous en commentaire !