Pourquoi choisir un ERP ?

On parle beaucoup d’ERP (Entreprise Ressource Planning). Mais à quoi cela consiste-t-il au juste ? À quel moment l’envisager pour votre entreprise ? Et comment identifier ce dont vous aurez besoin ?

L’ERP est un logiciel de gestion centralisant tous les flux de fonctionnement d’une entreprise : comptabilité, commercial, ressources humaines, etc.

Au démarrage, le choix d'un logiciel ERP est plutôt rare. L’entrepreneur commence généralement par organiser sa Base De Données (BDD) sur Excel. Il évolue éventuellement vers un outil métier quand le besoin s’en fait sentir : un logiciel CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion du commercial, ou un logiciel comptable pour la tenue de ses écritures. Jusque là, pas d'ERP à l’horizon, et a priori le besoin ne s'en fait pas sentir. Alors quel serait le déclic ? À partir de quand une entreprise peut-elle ou doit-elle envisager le logiciel ERP ?

Le besoin d’un outil ERP se fait sentir lorsque :

• les dysfonctionnements internes s’accumulent,
• les processus deviennent redondants ou laborieux.

Mettons qu’un de vos commerciaux apprenne qu'un client a déménagé. Il se le note de son côté. Mais si, faute d’y penser, il ne transmet pas l’information à la compta, factures et courriers continueront à partir à l’ancienne adresse. Pour favoriser les échanges internes, les réunions de service peuvent viser à balayer tout ce type de points à évoquer. Mais le risque est d’en omettre. La tête dans le guidon, un oubli des infos à transmettre aux collègues est facile, voire courante.

Ce n’est pas tant la taille de votre entreprise que le volume des flux traités qui vous fera atteindre le seuil impliquant la mise en place d’un logiciel ERP. Dans la mesure où les informations rentrées par quelqu’un de l’entreprise, deviennent accessibles à l’ensemble de vos services, vous écartez instantanément les problèmes de transmission de l’information. Plus autonome, chacun a accès aux données qui l’intéressent, et peut creuser si besoin. Du point de vue structurel, l’ERP devient la colonne vertébrale de l’organisation. Commun à tous les employés, il est au cœur des tâches et avancements de chacun. Collaboratif, il introduit plus de transparence. Et pour la direction et les différents responsables de services, il facilite le pilotage de l’activité. Les chiffres, disponibles au même endroit, peuvent être recoupés pour donner un aperçu concret de la situation de l’entreprise, aussi bien du point de vue financier, que concurrentiel ou humain.

Les entreprises ont dans l’ensemble des procédés proches : prospection, vente, facturation, gestion interne... Cependant le fonctionnement de chacune différera plus ou moins. Une agence de conseil par exemple, ne procèdera pas de la même manière qu’une entreprise dans le bâtiment : scénarios de prospection, soumission de devis, appels à projet, facturation à la mission ou à l’heure… Aussi certains logiciels ERP se dédient-ils à un ou plusieurs secteurs en particulier. Ainsi IOvision s’adresse plus aux sociétés de service type agences et cabinets, quand Archipelia se positionne plus sur les activités de retail, négoce et production.

Ces logiciels ERP, sortes de kits outil sectoriels, sont clés en main. Quand vous exercez dans un domaine d’activité, l’outil est a priori fait pour vous. Oui mais… il se peut que tout en exerçant dans un domaine donné, vous ayez un business model ou un fonctionnement propres qui vous fassent différer de vos paires. Un logiciel sur étagère pourra, dans ce cas, ne pas vous aller. Vous avez alors deux alternatives :

• opter pour un ERP répondant à votre spécificité. Si vous avez identifié par exemple chez vous que la gestion des ressources humaines représentait un point clé pour la réussite de votre modèle. Il sera alors judicieux de vous orienter vers un outil particulièrement pointu à ce niveau-là, comme Zéphir par exemple.
• opter pour du modulaire. Il se peut que vos commerciaux se soient habitués à travailler avec un outil, que votre comptabilité soit gérée depuis un moment sur un autre. En optant pour un ERP transversal, vous aurez à demander à vos équipes de changer leurs habitudes et leur environnement de travail. C’est délicat… Et il se peut que certains trouvent le nouvel outil moins performant. Heureusement, de plus en plus d’ERP s’équipent d’API pour pouvoir s’interfacer avec des solutions tierces. Cette compatibilité outils permet de choisir ou de conserver la solution souhaitée par chacun de vos services, tout en unifiant le système d’informations de la structure.

Si une entreprise peut se passer d’ERP, il arrive toujours un moment où ce sera nécessaire. Le logiciel ERP fluidifie les workflows internes à l’entreprise et contribue à en améliorer la productivité, pourvu qu’il corresponde à son métier ou à ses besoins spécifiques.