Comment gérer votre planning projet avec les congés de fin d’année ?

Planning de congés de fin d'année
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La période de Noël, festive, est propice aux congés. Pour votre entreprise, comment gérer cette période et votre planning projet ?

Votre planning projet face aux congés de fin d’année

Cette année, les jours fériés de Noël et du jour de l’an (25 décembre et 1er janvier) tombent un dimanche. Aussi, pour prendre des jours à l’occasion des fêtes, il faudra s’organiser et poser des jours non travaillés.

Sous forme de RTT

Les collaborateurs réalisant des heures supplémentaires peuvent bénéficier de jours de « récupération » : les fameuses RTT – Réductions du Temps de Travail. Pour les fêtes de fin d’année, cela peut être l’occasion d’en profiter pour les poser.

Aménagement du temps de travail

À l’approche des fêtes, des temps de travail additionnels sont souvent pratiqués. Seront concernées certaines activités industrielles associées à la production de biens de consommation notamment, ainsi que le secteur de la distribution. De nombreux magasins ouvrent les dimanches précédant Noël. Ainsi, vendeurs et personnels sont mobilisés à titre exceptionnel un jour normalement chômé. Ce qui pourra être compensé par des jours pris entre les fêtes.

Fermeture de l’entreprise

Il n’est pas rare que les petites entreprises ferment à ces dates-là. Leur effectif devient restreint, dès lors qu’il n’y a pas nécessité d’assurer une continuité de l’activité, situation classique. Vis-à-vis de la relation client, dans les activités de prestations de services type conseil, il peut être judicieux d’inciter les collaborateurs à poser des jours sur ce type de période où l’activité tourne au ralenti et où le planning projet est à jour. En cas de fermeture, la direction de l’entreprise dispose d’un délai pour en informer les collaborateurs.

Congés à poser

Pour les ressources humaines, quand une fermeture est inenvisageable, il s’agit d’organiser les départs des uns et des autres afin d’assurer la continuité de l’activité et ne pas prendre un chemin critique pour l’entreprise. L’enjeu est alors de satisfaire les attentes du plus grand nombre point de vue dates, tout en aboutissant à une organisation saine pour l’entreprise et pour le planning projet.

Comment organiser les congés dans son planning projet ?

Des outils de planning projet dédiés

Collecter les souhaits des collaborateurs, et les analyser, nécessite un outil de gestion de projet. Il devra permettre aux premiers de soumettre leur demande, aux managers d’en prendre connaissance et de les valider le cas échéant, et au service RH (Ressources Humaines) d’en être informé. Pour gérer ce workflow, différents outils de gestion de projet existent.

Un pilotage facile pour le collaborateur

Selon les solutions, la manipulation côté collaborateur sera plus ou moins facile. Sur Nereo par exemple, un agenda permet d’indiquer les jours souhaités et de laisser un commentaire à l’attention de son n+1. Grâce à ce logiciel de gestion de projet collaboratif, côté direction, il est possible de visualiser sur le même agenda les jours de présence ou d’absence imposés.

Un planning projet utile aux managers

Pour le responsable d’équipe, l’interface de gestion de congés peut aider à planifier les charges de travail. Le logiciel de gestion de projet donne tous les éléments pour décider de valider ou non une demande. Cette vision globale, projetée à court, moyen et long terme, est celle proposée par ManaTime à l’aide d’un outil de gestion de projet tel que le compteur d’équipe.

Logiciel de gestion de projet : un impact positif sur l’opérationnel

Avoir une vision globale

Pour les RH, l’outil de gestion de projet fournit une vision synthétique de l’activité de l’entreprise et du planning projet. On connaît à tout moment les heures effectuées, le calendrier des présences, et la balance des congés affectés.

Automatiser le traitement

La demande de congé, une fois validée, doit être prise en compte pour émettre la fiche de paie. Le faire manuellement est chronophage et source d’oublis ou d’erreurs. Le processus se montre plus efficace si l’outil de gestion de congés se synchronise avec celui des payes, comme le proposent certains SIRH – Système d’Informations des Ressources Humaines – comme Nuage People. Sur des logiciels de gestion de projet modules, comme Zeus, ce sont les API – Applications Programming Interfaces – qui permettent de faire une passerelle en temps réel.

Faciliter l’usage

Dès lors que l’outil de gestion des congés s’adresse aux collaborateurs, il se doit d’être pratique. Son accessibilité cloud, en mode SaaS – Software as a Service – est un atout, et une version mobile est un vrai plus. On peut ainsi consulter son solde de jours restants à tout moment, où qu’on soit : précieux pour l’organisation de sa vie personnelle. C’est ce que propose So’Horsys aux PME – Petites et Moyennes Entreprises – de 10 à 300 salariés.

Focus planning projet

Maîtriser l’impact sur la production

La fin d’année est charnière dans de nombreux domaines. Aussi, il est crucial que le départ en congés des uns et des autres n’ait pas d’impact négatif sur l’activité. Pour l’éviter, il s’agit d’anticiper dans son planning projet et de s’organiser au mieux.

Organiser son planning projet

Le mode gestion de projet, prisé par les entreprises, suscite des interdépendances au sein des équipes. L’absence de l’un peut freiner l’autre dans son travail, et vice-versa. Il est donc important de lier la gestion de congés à celle de gestion de projet. Sur des logiciels de planification comme Syrhalogic, les départs et l’analyse de disponibilités des uns et des autres permettent de définir un plan de charge optimal.

Préparer la reprise avec le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un précieux outil de gestion de projet. Gantt en ligne fait apparaître clairement la chronologie des périodes spécifiques "travail" ou "congés" et établit les liens entre elles. Certains outils, comme Sciforma, le proposent. Le planning de Gantt apporte une plus grande agilité et pour être plus efficace dans la préparation de la reprises après congés.

La fin de l’année approche, et avec elle les vacances de Noël. Différents outils de gestion de projet existent pour gérer votre planning projet et organiser au mieux les congés, dans l’intérêt de votre entreprise comme dans celui de vos collaborateurs.
 

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