Assurez le suivi de vos projets avant qu’ils ne vous échappent

Votre suivi de projet est-il optimal ? Utilisez-vous des méthodes et des outils efficaces pour la gestion de projet ?

Bien coordonner et suivre l’avancement de votre projet vous garantit productivité et rentabilité. C’est ce qui donne de la valeur à votre projet.

Vous voulez mettre en place une gestion de projet plus suivie ? La formule est simple : méthode + relationnel + pragmatisme = vision à 360°.

Suivez le guide pour devenir le chef de la gestion de projet ! 🧑‍🍳

La gestion de projet, ou project management, englobe l’organisation, la planification et le contrôle d’un projet, de sa conception à son suivi. Les aspects stratégiques et opérationnels sont tous deux pris en compte, estimés et programmés. Ainsi, il est question :

• Les livrables les plus importants du projet ou prioritaires ;
• Le découpage du projet en sous-ensembles pour une estimation plus fine et une réactivité facilitée ;
• Les tâches nécessaires à la réalisation de chaque livrable et sous-livrable.

Pour estimer au mieux les charges, penchez-vous sur :

• la priorisation des tâches
• l’évaluation de leur interdépendance,
• l’anticipation des facteurs de risques,
• leur planification dans le temps.

• Les ressources humaines (collaborateurs) ;
• Les ressources financières (budget) ;
• Les ressources matérielles.

• Visualiser les objectifs atteints ou retardés, et l’avancement réel par rapport aux prévisions ;
• Communiquer avec toutes les parties prenantes, que ce soit l’équipe projet en interne ou vos partenaires, clients et fournisseurs. Proposez des actions correctives si nécessaires.

Pour piloter efficacement un projet et assurer son suivi, il est stratégique de :

• planifier le projet en s’appuyant sur une étude préalable et réfléchie,
• lister les critères de la gestion des risques pour mieux anticiper les éventuels impondérables,
• faire preuve de leadership et manager son équipe en s’inspirant des méthodes de travail collaboratif telle que la méthode agile ou Scrum,
• contrôler à tous les niveaux et toutes les phases du projet.

Veillez scrupuleusement à la bonne gestion des tâches, de leur définition à leur attribution. Le suivi détaillé et global de l’avance permet : jusqu’au suivi permet de :

• de mesurer l’avancement d’une opération par rapport aux prévisions, au budget alloué, aux ressources matérielles et humaines disponibles ;
• d’anticiper, de visualiser et de corriger les écarts en temps réel, et ainsi de limiter les contraintes de ressources et les retards.

Pour y parvenir, la·le chef·fe de projet peut s’appuyer sur différents outils :

• le cahier des charges, élaboré lors de la définition des objectifs et des livrables,
• le planning projet, déterminant les actions dans la durée,
• les tableaux de bord et les diagrammes, représentant graphiquement les objectifs atteints, le reste à faire, les succès et les problèmes rencontrés,
• l’organisation de réunions de suivi régulières, pour avoir des retours concrets de l’équipe projet quant aux avancées et aux points bloquants,
• un logiciel de gestion de projet ou de planification.

Nous venons d’aborder les outils de suivi d’un projet succinctement, mais vous avez tout intérêt à les connaître en détail. 👇

Le cahier des charges du projet a pour objectif de mettre par écrit toutes les demandes du client ou de la direction pour les projets en interne. Son but est de servir de référentiel quant aux objectifs à atteindre.

Dans la gestion de projet, il est absolument nécessaire, alors qu’il pose un cadre permettant de :

• déterminer les délais et les échéances à honorer,
• surveiller les dépenses et la répartition des coûts,
• respecter les objectifs fixés en termes de qualité.

À l’ère de la mobilité et de la dématérialisation, il est impossible de passer outre, surtout pour les projets qui demandent des interventions sur le terrain et un suivi de chantier, par exemple.

Avec un logiciel comme Kizeo Forms, vos équipes mobiles saisissent leurs rapports pour rendre compte de leurs progressions en temps réel. L’interface permet aussi d’exporter et d’analyser ces données, pour un suivi optimal et géolocalisé, quel que soit votre secteur d’activité.

La méthode agile privilégie les planifications à court terme et, par là même, des réunions rapides, régulières et en face à face. L’objectif est de déterminer les tâches et les actions correctives à envisager en priorité.

Cette gestion du projet en cycle court diminue l’effet tunnel et permet d’avoir une meilleure visibilité et un meilleur taux de réactivité face aux imprévus. Toutes les parties prenantes au projet sont au courant de l’avancement général, du travail et des autres et à quelles phases ils en sont.

Mais au quotidien, la communication (indispensable à tout bon suivi de projet) ne doit pas s’effectuer uniquement par le biais de réunions. Si elles sont trop nombreuses, elles se révèlent vite chronophages !

C’est pourquoi des outils spécifiques doivent être déployés en interne. Nous pensons notamment à l’utilisation des chats d’entreprise, utiles pour dénouer en temps réel les éléments bloquants, pallier les urgences, échanger de manière spontanée sur un sujet, se tenir au courant de l’avancement du projet, etc.

Certains outils vont même plus loin. Dans cette optique de fluidification de la communication interne, Gryzzly est un outil idéal. Avec un Chatbot intégrable à Slack, ce logiciel réinvente la manière d’estimer les charges de travail. En effet, c’est au collaborateur de déclarer ses temps de travail, et ce, de manière ludique. Toutes ces données sont ensuite consignées dans un tableau de bord afin de suivre la consommation des budgets clients et le temps passé sur chacun de leur projet.

Le tableau de bord est un outil proactif et méthodologique pour suivre de près l’avancement de vos projets. Il permet de voir instantanément toutes les données clés, les objectifs, les contraintes, les phases en cours, les ressources et d’anticiper les problèmes éventuels.

À terme, il sert aussi de reporting pour comprendre les axes de progrès du management.

Pour l’élaborer et opter pour des indicateurs clés de performance (KPI) réalistes, mesurables et définis dans le temps, posez-vous les bonnes questions, par exemple :

• Les délais de réalisation ou de livraison du projet seront-ils respectés ?
• Le budget alloué a-t-il été dépassé ?
• La progression du projet est-elle satisfaisante ?
• Les ressources sont-elles utilisées comme convenu ?

Les indicateurs de suivi de performance sont indispensables à la conduite d’un projet, ils vous aident à évaluer une situation à un instant T, pour prendre une décision adaptée.

Créez plus facilement des tableaux de bord pour la gestion de votre portefeuille de projets grâce à un logiciel PPM comme Project Monitor.

Grâce à ce logiciel, élaborez des tableaux de bord à partir de modèles standards paramétrables, et surveillez vos progressions en définissant les indicateurs clés qui vous intéressent (risque, ressource, planning, budgets, etc.). Qualitatives ou quantitatives, toutes les données sont mises à jour en temps réel. Et puisque nombre d’entreprises doivent suivre un nombre important de projets, bénéficiez d’une vision mono ou multi-projets.

Le diagramme de Gantt est un autre outil de visualisation très apprécié. Il permet notamment de planifier, de suivre et d’analyser les activités et la charge de travail de chacun des membres de votre équipe.

Comment ? En présentant graphiquement l’avancement des tâches et leurs échéances, avec la liste des activités (en ordonnée) et les unités de temps (en abscisse).

À chacune de ses tâches peuvent être liées :

• des ressources (moyens humains ou matériels),
• des connexions (avec d’autres tâches),
• des dates (de début et de fin).

Très utilisé en méthode agile, il permet la représentation du workflow (processus de traitement des tâches), sur le principe de post-it sur un tableau. Chaque tâche passe du statut « programmée », à « en cours » puis « réalisée ».

Un outil de gestion ou de planification pour le pilotage de projet est un instrument d’aide à la décision et d’assistance à l’anticipation.

Un suivi de projet Excel est certes une option pour les projets de petites envergures.

Mais les solutions dans le cloud ont l’avantage de permettre un suivi en temps réel, quelle que soit l’échéance, le budget, la complexité ou le nombre d’intervenants. La communication est aussi facilitée. Dans une démarche collaborative, le travail en équipe se voit soulagé, les tâches de chacun étant bien définies et accessibles.

Gladys est un logiciel de gestion de projet Made in France et très intuitif qui vous permet un suivi complet et en temps réel de vos projets via différents modes d'affichage (tableau de bord, Kanban, Gantt, liste, etc.). Vous identifiez les indicateurs dont vous avez besoin et suivez l’avancement de vos projets ou que vous soyez sur mobile, tablette ou ordinateur. Vous bénéficiez en plus d’un gestionnaire de tâches et de document, d’une messagerie instantanée, d’un agenda partagé, de modèles projets pré-configurés et personnalisables et d’un programme d’accompagnement sur-mesure !

Monday.com est une plateforme de gestion de travail intuitive qui simplifie la gestion de projet pour les managers. Elle propose des tableaux de bord très visuels, avec notamment le diagramme de Gantt et la vue Kanban. Les responsables assurent ainsi le suivi de l’avancement global du projet depuis une seule et même plateforme. In fine, ils peuvent estimer la charge de travail et évaluer le budget en continu, à chaque phrase du projet.

Zoho Projects, un outil de gestion de projets tout-en-un qui permet de suivre les progrès de vos projets de manière efficace et organisée. Vous créez des tâches et assignez des responsabilités tout en communiquant en temps réel avec votre équipe. Zoho vous offre une vue à 360° de vos projets afin de prendre des décisions rapides et informées pour maximiser la productivité.

Et si vous devez gérer le suivi de projets multiples, il existe pour vous des outils de PPM (Project Portfolio Management, ou de gestion de portefeuille de projets), comme par exemple :

• Clarizen, qui permet le suivi collaboratif de projets multiples, même pour les équipes dispersées, dont le suivi de la résolution des problèmes, des plans de charge, du temps et des dépenses.
  
  
• z0 Gravity qui offre une visibilité en temps réel sur la réalisation de tous vos objectifs, grâce à un espace de travail à 360° et des modes de visualisation augmentée.

Les bénéfices apportés par un logiciel de gestion adapté sont nombreux, il serait fâcheux de ne pas en profiter. 

Un petit aperçu des avantages, ça vous dit ? 👇

• Un gain de temps incomparable dans la facturation ;
• La centralisation des informations saisies au sein d’un même espace de travail collaboratif, pour gagner en productivité. Plus besoin de switch d’une plateforme à l’autre ;
• La mise à disposition du même niveau d’informations, pour une visibilité et un travail d’équipe facilités ;
• L’analyse en fonction du temps passé afin de prévenir le dépassement de temps et d’estimer les marges par projet.

La réussite d’un projet passe par la maîtrise du temps, du budget et des ressources disponibles.

Mais un pilotage stratégique (ou monitoring) passe aussi par la capitalisation des savoirs de votre équipe projet et un suivi rigoureux, tous deux permettant de rebondir aisément en cas de problème.

Les bénéfices sont évidents : gain de temps, économie financière, compétitivité, productivité, satisfaction du client, mais aussi la satisfaction de vos collaborateurs, qui entraîne motivation et engagement renforcé à vos côtés, pour les projets à venir !