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Pour nombre de professions, le mode projet est très prisé. On s’organise à plusieurs, par équipe, autour d’un objectif commun. On met à contribution les compétences respectives de profils complémentaires. On œuvre dans le même sens. Comment juger des avancées de la collaboration ? Comment évaluer sa performance opérationnelle d’une part, et piloter le projet stratégiquement d’autre part ? Retrouvez tous nos avis sur les outils de gestion de projet.

Piloter l’opérationnel

Les besoins à identifier

Les conditions de mise en œuvre doivent être facilitées. L’équipe est-elle éclatée géographiquement ? Ses membres ont-ils l’habitude de travailler ensemble ? Le projet doit-il obéir à des protocoles spécifiques ? Ces caractéristiques sont autant de critères qui doivent vous guider dans le choix d’outils de travail adaptés.

La nécessité de supports partagés

Dans tous les cas, le mode projet implique un partage de supports et une vraie simultanéité. Les collaborateurs doivent pouvoir utiliser des documents de travail communs, pour y contribuer. Et les difficultés que l’on peut rencontrer à être en lecture seule, à enregistrer sa version qui se retrouve distincte de celle des autres ou à devoir enfin rapprocher les versions respectives en les fusionnant, nuisent au travail commun.

Le collaboratif synchronisé

Pour une équipe basée au même endroit, un SI (Système Informatique) local peut suffire. Encore qu’il ne permettra pas aux collaborateurs de travailler en mobilité : de chez eux ou en déplacement. Dans ces cas-là, et a fortiori pour une équipe délocalisée, les logiciels SaaS présentent de vrais avantages en matière de GED (Gestion Electronique des Documents). Les membres de l’équipe peuvent tous y avoir accès dans le Cloud. Les actualisations et modifications de chacun sont instantanément prises en compte. Dès lors que l’on dispose d’une connexion internet, les documents se mettent à jour grâce à la synchronisation.

Le dialogue facilité

Le caractère collaboratif des outils peut aller plus loin. Sur un logiciel comme Genius Project, les collaborateurs peuvent s’adresser l’un à l’autre à travers les documents : en annotant quelque chose à même le projet, ou à même une tâche. Une messagerie interne type tchat, permet aussi de dialoguer de manière moins formelle qu’un mail.

Piloter la stratégie

Implémenter les processus

Les logiciels de gestion de projet facilitent l’opérationnel au quotidien, mais ils permettent également de dresser un cadre plus clair. La liste des tâches, leur succession et leurs interdépendances aident à :

  • clarifier les étapes,
  • mettre en place un protocole.

Le logiciel devient dès lors une sorte de garde-fou, garantissant que les avancées se fassent dans le bon sens. Dans de nombreuses disciplines, relevant aussi bien des sciences dures que des sciences humaines, des protocoles sont à respecter pour valider le résultat final. La normalisation réalisée à travers l’outil, va dans ce sens.

Harmoniser et optimiser

Un bon outil de gestion de projet contribue à simplifier les processus, tout en les systématisant si nécessaire. Une forme d’amélioration continue s’instaure. Les workflows, plus transparents, deviennent aussi plus lisibles. Pour les collaborateurs, il sera plus facile de reproduire des conditions identiques pour tester une deuxième variable par exemple. Pour le chef de projet, la compréhension des actions menées, de celles en cours et à venir, est plus rapide, le suivi et management par projet plus efficace. Dans le choix de la méthode à adopter, ce sont autant d’éléments d’aide à la décision.

Évaluer les risques

Piloter un projet implique de gérer les risques associés. On investit du temps, de l’argent, on alloue des ressources et du personnel. Il faut pouvoir en évaluer la viabilité. Sur Genius Project, un module de simulation permet de poser les différents scénarios envisagés. Cette vision globale aide à identifier les choix à faire du point de vue stratégique mais aussi financier. Sur un portefeuille de projets, la décision à prendre pour les investisseurs est dès lors mieux fondée.

Comparer des éléments tangibles

Les reportings (ou tableaux de bord) sont également porteurs d’informations précieuses. Il est crucial d’analyser les données a posteriori pour aussi bien :

  • jauger de la pertinence des décisions prises,
  • rectifier le tir et / ou mieux décider par la suite.

L’entreprise mène souvent plusieurs projets en même temps. Or la trésorerie n’est pas extensible. L’horizon de rentabilité de chacun varie. Il est indispensable de pouvoir les comparer d’après des metrics (indicateurs) objectifs pour décider de la meilleure stratégie à adopter. On identifie les sources de coûts les plus conséquentes, les potentiels de retombées les plus prometteuses. L'établissement de ratio coûts / investissements aide à prioriser les projets viables et suspendre ceux qui le sont moins. L’enjeu est de réussir à formuler ces choix, pour éviter les coupes budgétaires tardives venant compromettre le déroulé initialement prévu.  
 
 
Le mode projet est très apprécié. Pourtant sans les outils adaptés, il peut aussi s’avérer contre-productif. Du point de vue opérationnel, mais également stratégique et financier, un logiciel de conduite de projet apporte le cadre et les éléments nécessaires pour une bonne gestion globale.
 

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