Planzone : un outil central pour votre entreprise

Planzone : un outil central pour votre entreprise
Planzone
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Planzone

14j Gratuits - Gestion de projets et de tâches quotidiennes
14 jours gratuits

Dans notre quotidien professionnel, quel que soit notre métier, nous avons une multitude d'outils à notre disposition pour travailler efficacement. Sauf qu'ils font parfois doublons et font perdre en productivité. Nous allons voir comment une application en ligne d'organisation comme Planzone peut améliorer votre travail au quotidien. Retrouvez tous nos avis sur les outils de gestion de projet.

Le fléau de la multiplication des outils

La plupart des entreprises ont tendance à démultiplier les applications pour adresser des problèmes précis. Le temps gagné à utiliser un bon outil est alors malheureusement perdu lorsque l’on commence à en utiliser plusieurs qui n'ont pas de connexions ensemble : agenda, messagerie, tableur, intranet, gestionnaire de tâches, etc..

Sans compter, bien sûr, que chaque outil a son propre identifiant de connexion. Cela implique que votre entreprise multiplie les licences pour les logiciels propriétaires ou des abonnements pour les SaaS. Dans ces conditions, le matin en arrivant, il faut toujours un peu de temps pour démarrer sa journée ! Entre les connexions, les mots de passe oubliés et l'ouverture de tous les onglets dans votre navigateur, vous perdez clairement en efficacité.

Besoin de centraliser pour tout retrouver

Toutes les entreprises ont besoin d'organisation et de structure pour gagner en productivité. C'est exactement ce qu'apporte la solution en ligne Planzone. En effet, toutes les applications que vous utilisez dans votre entreprise sont nécessaires un moment donné. Le problème est qu'elles ne communiquent pas entre elles.

L'application Planzone va mettre du lien entre toutes vos actions dans l'entreprise. Vous allez pouvoir gérer tous vos projets en ligne avec beaucoup plus de facilité. Voici comment Planzone peut vous aider être plus efficace au travers d’un exemple simple : la création d’une newsletter à diffuser auprès de vos clients.
 

Exemple pour la préparation d'une newsletter
 
  Avec Planzone Sans Planzone
1 Création et planification du projet à une date définie
 
bénéfices : structurant, gain de temps dans les échanges
Discussion orale de ce projet avec une personne pour mener à bien cette mission
 
outils sollicités : messagerie, tableur
2 Intégration de toutes les tâches affectées aux collaborateurs
 
bénéfices : organisation rapide
Mise en place des actions dans le gestionnaire de tâches collaboratif
 
outil sollicité : gestionnaire de tâches
3 Discussion sur le projet dans la messagerie dédiée
 
bénéfices : création de valeur au projet. Pas de déperdition d’information
Echanges par email ou programmation de réunion
 
outils sollicités : messagerie, chat
4 Centralisation de tous les éléments dans un espace sécurisé
 
bénéfices : gain de temps, gestion du savoir
Création d'un dossier sur un serveur, avec gestion des éléments par email
 
outils sollicités : messagerie, GED
5 Suivi de l'avancée de la Newsletter
 
bénéfices : pilotage et suivi du projet
Email ou réunion pour faire le point
 
outils sollicités : messagerie, visioconférence, tableur

 
Le constat le plus important dans cet exemple est la diminution des échanges de mails grâce au logiciel de gestion de projet. Avec l'intégralité des discussions liées à un projet donné, vous gagnez en productivité dans votre quotidien. Cela est d'ailleurs le cas pour la gestion de ce type de projets en général (lancement d’un site web ou d’un nouveau produit, mise en place d’un nouveau CRM…).

D'autant plus que la discussion ou le commentaire sur un élément du projet défini dans Planzone permet d'évoluer dans un contexte, ce qui est créateur de valeur pour l’équipe. Quand vous gérez tous les échanges dans votre messagerie, vous abordez toutes les sujets de votre activité professionnelle. Vous avez donc vite fait de faire passer un message – annoncé comme urgent dans l'objet – avant votre projet, alors qu'il ne l'était pas vraiment...

Grâce à la centralisation de tous les éléments dans votre projet, vous allez considérablement diminuer les flux d'emails en interne, ainsi que l'échange de documents en pièces jointes. Ce mode de gestion collaboratif vous fait gagner beaucoup de temps : vous ne le passez plus à rechercher les informations. Tout est au même endroit dans l'outil.

Avec la solution de gestion de projet en main Planzone, vous avez toutes les clés pour améliorer votre travail au quotidien : vous savez ce qui doit être fait, pour quand, avec qui et avec toutes les informations conceptualisées dans les tâches à traiter. Ne vous méprenez pas, l'outil ne fera pas pour autant le travail à votre place !

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