L’importance des outils professionnels pour les associations

Les associations loi 1901 sont à but non lucratif. Pour autant, elles sont soumises aux mêmes règles que toute structure : l’efficience. D’autant plus que les subventions ne cessent de diminuer. L’association doit s’adapter pour viabiliser son modèle. Retrouvez tous nos avis sur les CMS dans notre rubrique dédiée.

​De nombreuses associations sont reconnues d’intérêt général. La loi Égalité et Citoyenneté, en passe d’être votée, encourage d’ailleurs le bénévolat. Son texte prévoit de rendre « à toute personne volontaire la possibilité de servir les valeurs de la République en s’engageant, à titre bénévole et occasionnel, sur des projets d’intérêt général ».

En pratique, cela se traduit à deux niveaux :

• la création d’un congé d'engagement associatif de six jours par an accordé aux responsables d'associations,
• une augmentation du nombre de services civiques pour favoriser le développement des associations.

En dépit de cettedynamique, le contexteéconomiquereste morose. Surendetté, l’Etat ne cesse d’élargir ses coupes budgétaires. Certaines associations, viables il y a dix ans, sont aujourd’hui sur la sellette. La rentabilité est à présent une condition sine qua non : le fonctionnement de l’association doitcouvrir ses frais fixes.

​Qu’il s’agisse de cours de couture ou de concerts organisés, l’association dispose de ses seules ressources pour rentabiliser son modèle. Sa proposition de valeur devient sa monnaie d’échange. Au même titre qu’une entreprise doit satisfaire à la fois ses clients et ses employés, ce sont ses adhérents et bénévoles que l’association doit prendre en compte.

​Une association a très vite de l’administratif à gérer : base de données, souscriptions… On commence généralement avec des fichiers Excel, mais l’outil est figé. Y travailler à plusieurs en même temps multiplie les versions dupliquées et oblige à passer du temps à les rapprocher. Le risque de perte de données est réel. L’association a besoin d’un outil collaboratif, capable de faire circuler et de synchroniser l’information partagée.

​Les logiciels SaaS – Software As A Service – ont l’intérêt d’être accessible de n’importe où n’importe quand. Stockés dans le Cloud, ils se mettent à jour en continu. L’outil memboGo est un logiciel de gestion dédié aux associations. Il met à votre disposition un module d’inscription en ligne, connecté à votre suivi comptable. L’outil automatise la saisie des écritures. Côté CRM - Customer Relationship Management – un système de workflow permet de paramétrer des mails de relance : par exemple 30 jours avant la date de fin d’adhésion pour proposer de la renouveler. L’annuaire et la base de données s’incrémentent et se synchronisent automatiquement.

​Les bénévoles s’impliquent sur leur temps libre. Il faut préserver leur motivation. En allégeant la lourdeur administrative, vous facilitez le fonctionnement de l’association. Les tâches, plus faciles à répartir, pèsent moins lourd sur chacun. Le projet, vrai intérêt partagé, continue d’être alimenté et enrichi.

​Vos adhérents aussi sont à chouchouter. Or, ils ont été habitués à des fonctionnements fluides. Si pour adhérer, vous leur imposez un jour et une heure à laquelle venir faire la queue, vous en perdrez une bonne partie. Aujourd’hui, l’intérêt d'internet est notamment d’éviter ce type de complication. Sur memboGo, les adhésions se font en ligne grâce au système de paiement, qui peut être jumelé au site internet directement.

​Se doter d’un site, c’est bien. Le faire vivre, c’est mieux. Il est capital que l’association actualise régulièrement sa communication. Pour créer cette dynamique, le site doit être facile à prendre en main et à mettre à jour. Pour que chaque membre de l’association puisse se charger de mettre en ligne du contenu, de renouveler la page actualités, de poster un message… C'est pourquoi un logiciel de création de site web type CMS est indispensable. Sur memboGo par exemple, aucune compétence technique n’est requise. La création et la gestion du site sont faciles et intuitives. Un beau site web peut faire la différence auprès de vos membres !

​Les outils dédiés aux associations comme memboGo ont différentes applications spécifiques. Le module “Dons” par exemple prévoit la réception de ces dons, en générant automatiquement les reçus fiscaux en retour. L’application “Événements” sert à promouvoir un événement. Vous paramétrez le nombre de places en vente, créez une distinction entre tarif adhérent et extérieur… Avec le module "Communication", vous envoyez des mails automatiquement ou des newsletters. Vous mettez en place les mêmes outils que dans une entreprise pour fidéliser vos membres. Ce panel de modules disponibles dans l'application va pouvoir alors répondre à de nombreux besoins et particularités au sein de votre association.

 
Protégez votre association de la « paperasse » ! Plus l’administratif prendra le dessus, plus vous perdrez vos bénévoles. Ce sont pourtant eux sur qui tout repose. A contrario, une belle dynamique vous vaudra de nouvelles adhésions. Des outils marketing dédiés viennent apporter la couche de  professionnalisation nécessaire au  travail associatif. Cette  démarche est aujourd'hui primordiale pour inscrire votre projet dans la durée.